Кристофер Кокс - Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками

У конгресса был продуманный план: они использовали дедлайн, чтобы FDA действовало быстрее, но они не учли последствий, поскольку новые правила отодвигали принятие решений до последней минуты и ускоряли оценку рисков агентством.

В случаях с такими организациями, как FDA, которые становятся жертвами эффекта дедлайна, разочаровывает то, что его можно предотвратить. Многие организации научились работать в условиях четко установленных сроков, и для них не характерно откладывать все на последний момент. Все они мастерски манипулируют дедлайном: они научились работать так, как будто это их последняя минута перед финалом. Эта книга расскажет их истории.

Пришло время использовать слово, которого я до сих пор избегал, – прокрастинация. После этого вступления вопрос о ней вряд ли будет подниматься. Не потому что люди, которых вы встретите в следующих главах, не подвержены прокрастинации. А потому что эта книга об организациях, а эффективные организации, о которых я пишу здесь, разработали системы, позволяющие победить ее, не меняя основ человеческой психологии. Тем не менее, чтобы понять, как работают дедлайны, мы должны знать об их опасной противоположности.

Первые люди, употребившие слово «прокрастинация», были озабочены именно этим – добром и злом, проклятием и спасением. «Промедление является худшим из двигателей Сатаны», – написал в проповеди 1682 года настоятель Энтони Уокер.

Однако Уокер имел в виду особое промедление – откладывание покаяния. Джонатан Эдвардс, великий американский конгрегационалист-проповедник, поднял эту тему несколько десятилетий спустя, сказав: «По какой причине вы так легко и спокойно относитесь к одному дню или одной ночи при условии, что вы не знаете, что Господь может прийти этой ночью? И если бы вы встретились с ним без покаяния, какими вы являетесь сейчас, то насколько ужасными были бы последствия!» Проповедь называлась: «Прокрастинация, или Грех и безумие в зависимости от последствий».

Сегодня причины для переживаний стали более светскими, но беда осталась той же. Психолог Джордж Эйнсли описал прокрастинацию как «основной импульс, человеческий недостаток, столь же фундаментальный, как и форма времени». Метаанализ исследования, проведенный профессором Университета Калгари Пирсом Стилом, показал, что до 20 % взрослых (и 50 % студентов колледжей) считают себя хроническими прокрастинаторами, и эта проблема постоянно растет. Помимо прочего, это дорого обходится: исследование «Эйчар Блок» [5] H&R Block – американская компания по подготовке налогов, работающая в Канаде, Соединенных Штатах и Австралии. показало, что мы переплачиваем подоходный налог на 473 миллиона долларов в год только потому, что откладываем подачу деклараций.

Психологический механизм прокрастинации хорошо изучен. Дело не только в том, что люди не любят выполнять неприятные дела. Если бы люди не были способны управлять своим нежеланием что-либо делать, то ничего не было бы сделано. Проблема в том, что мы непоследовательны и предвзято относимся к настоящему моменту. Мы склонны недооценивать как затраты, так и вознаграждения, если они находятся в далеком будущем. Этот процесс называют «гиперболическим дисконтированием». Не позволяйте терминологии сбить вас с толку: это просто означает, что мы преувеличенно (гиперболически) недооцениваем (дисконтируем) стоимость будущих прибылей и убытков. Таким образом, удовлетворенность от завершения проекта (будущая награда) не имеет ни единого шанса перед тем удовольствием, которое мы получаем от ничегонеделания в течение дня. Точно так же сдача анализа крови сегодня кажется более пугающей, чем тот же анализ, но отложенный на шесть месяцев. Не только люди страдают этим недугом. Было доказано, что крысы предпочитают более сильное потрясение, но отсроченное, чем меньшее, но немедленное (об этом открытии было сказано в журнальной статье под названием «Прокрастинация на примере голубей»).

Соответственно, мы склонны переоценивать то, сколько времени у нас будет впереди. Это приводит к удивительным результатам, когда дело доходит до деятельности, которую обычно нет причин откладывать. В исследовании под названием «Прокрастинация приятных впечатлений» Сюзанна Шу и Айелет Гнизи сравнили туристов, которые провели две недели в Чикаго или Лондоне, и жителей, которые прожили в этих городах в течение целого года. Туристы, которые не могли обмануть себя тем, что у них будет больше времени в будущем, смогли посмотреть больше достопримечательностей города, чем местные жители.

Такой же просчет во времени коснулся участников другого эксперимента, который проводили Шу и Гнизи. Они раздавали купоны на бесплатный кусок торта в кондитерской. Срок действия одного комплекта купонов истекал через три недели, другой истекал через два месяца. Они опрашивали получателей и обнаружили, что половина обладателей трехнедельного купона были уверены, что воспользуются им. В то время как более двух третей тех, у кого был купон сроком на 2 месяца, рассчитывали его использовать. В действительности был погашен 31 % трехнедельных купонов и ничтожные 6 % двухмесячных купонов. 94 % респондентов, оставшихся без торта, просто думали, что у них будет на это время позже.

Существует целый раздел литературы, посвященный победе над этими врожденными предубеждениями путем изменения нашей ментальной организации. Эти книги утверждают, что с правильным складом ума, нужной мантрой, необходимой дозой силы воли мы сможем положить конец прокрастинации и радостно вступить в новую, продуктивную жизнь. Однако есть другой подход, который не опирается на излечение человеческой склонности к ошибкам. Этот способ усиливает нашу самодисциплину путем ее экстернализации.

В своем эссе «Прокрастинация и Глобальная воля» два профессора философии, Джозеф Хит и Джоэл Андерсон, обсуждают, почему познание лучше всего рассматривать не как работу нейронов в вакууме, а как взаимодействие между нашим мозгом, телом и окружающей средой. Они приводят в пример умножение: мало кто умеет умножать трехзначные числа в уме, но почти каждый сможет сделать это на бумаге. «Пытаясь охарактеризовать людей как вычислительные системы, – пишут они, – мы обнаруживаем огромную разницу между “человеком” и “человеком с карандашом и бумагой”».

То же самое касается всех усилий, которые мы склонны считать чисто умственными. «Человек, способный к самоконтролю, обычно рассматривается как тот, кто обладает огромной силой воли, – пишут Хит и Андерсон, – а не тот, кто организовывает свою жизнь так, чтобы от него никогда не потребовалось проявлять ее». В данном случае самодисциплина проистекает из установки внешнего контроля над нашим поведением. Одиссей не преодолевал соблазн от пения сирены добродетелью и дисциплиной, а приказал своим морякам привязать его к мачте.