Руслан Исмагилов - Как превратить 24 часа в 48

Квадрант Г. Сотрудника устраивает скорость его развития, но из-за этого босс тормозит в своем развитии. Боссу надо ускорить развитие сотрудника.

Противоречие

• Надо контролировать выполнение задачи, чтобы не потерять контроль над ней.

• Не надо контролировать, так как это требует времени.

Идеальный конечный результат: работа сама контролирует результаты исполнения.

Решения

1. Сотрудник переходит на самоконтроль и сам докладывает о ходе выполнения задания.

2. Работа содержит встроенные инструменты контроля.

3. Босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля.

Рассмотрим, например, как можно применить решение № 1. Босс хочет на недельку слетать в Таиланд. Одновременно дает задание сотруднику написать прогноз рынка к своему возвращению. Босс боится, что, как только он уедет, подчиненный уйдет в загул, а в ночь перед приездом босса напишет отчет, но его качество будет не самым высоким.

Решение: сотрудник каждый вечер по электронной почте присылает отчет о результатах работы над документом.

Первый день: «Привет, босс. Сегодня подготовил раздел 1. Высылаю».

Второй день: «Привет, босс. Если честно, сегодня забухал. Ничего не сделал. Клятвенно обещаю завтра прислать разделы 2 и 3».

Третий день: «Привет, босс. Сегодня пришла волна. Написал разделы 4, 5, 6. Разделы 2 и 3 напишу завтра».

Четвертый день: «Привет, босс. Человек предполагает, а Бог располагает. Сделал только четверть раздела 2».

Пятый день: «Привет, босс. Спасибо за подсказку. И как я раньше не додумался. Разделы 2 и 3 сделал за полдня».

Шестой день: «Привет, босс. Отчет готов. Ниша рынка пустая. Надо быстрее ее занимать».

В чем фишки диалога? Сотрудник креативен, талантлив, но не умеет и не хочет работать по четкому плану. Босс слегка отпускает ситуацию, но одновременно требует отчета. Подчиненный правдиво написал, что в какой-то день не работал над документом, указал причину, но взял обязательство исправиться. И поручение начальника было выполнено в срок.

А вот пример применения решения № 2 – работа содержит встроенные инструменты контроля. Этот метод можно использовать в обучающих задачах – результат решения известен заранее.

Во многих программах заложены инструменты «защиты от дурака». Инструмент «Супермаркет» ограничивает производство продукции конкретным цехом. Можно заранее встроить в процесс лист самопроверки сотрудника. Тогда после выполнения задачи он может сам себя проверить и найти ошибку.

Применяя решение № 3, босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля. Например, в почте можно создать две папки: «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный». В роли электронного хранилища поручений можно также использовать Excel или программный продукт «Мегаплан».

Противоречие

• Рисковать надо, так как делегировать задачу необходимо.

• Рисковать нельзя, так как можно сорвать выполнение задачи.

Суть противоречия

• Либо квалификация сотрудника не отвечает сложности задачи.

• Либо степень ответственности сотрудника не отвечает уровню задачи.

Идеальный конечный результат

• Задача сама не дает сотруднику ошибиться при ее выполнении.

• Задача сама напоминает сотруднику о том, что ее надо довести до конца.

Решения

1. Инструкция к задаче задана в виде четкого алгоритма, как в конструкторе LEGO. Вероятность ошибки резко снижается.

2. Напоминание о задаче встроено в систему контроля поручений.

Рассмотрим несколько примеров. Вначале – два примера применения решения № 1.

В кафе пригласили на работу иностранного менеджера. Он собрал официантов, раздал по листу бумаги и предложил написать следующее.

1. Число салфеток на столе должно быть равно девять.

2. Солонки и перечницы должны быть полными.

3. Край скатерти должен отстоять от пола на 30 см.

4. После ухода посетителей скатерть вытряхнуть.

В ответ официанты стали возмущаться, что стаж их работы – пять лет и такую ерунду они знают и без него.

В чем фишка действий менеджера? Сотрудник сможет выполнить задачу на автопилоте. В итоге обеспечивается минимальный стандарт обслуживания. Официанты могут переходить на более высокий уровень – отрабатывать голливудскую улыбку и учиться предупреждать желания клиентов.

В реальной жизни каждый четко использует железный алгоритм перехода через дорогу: красный свет светофора – стой, зеленый – иди. Почему этот алгоритм применяется на автомате? Высока цена ошибки – жизнь.

И два примера применения решения № 2.

Электронная почта руководителя сама отсылает на почту сотрудника напоминание о задаче.

Босс может настроить шаблоны контрольных писем и сохранить их в папке в электронной почте. Он задает время отправки писем, и система Microsof Outlook сама отправляет контрольные запросы без участия человека.

Противоречие:

• делегировать задачи нужно, чтобы команда работала эффективно;

• делегировать задачи нельзя, так как в таком случае команда сможет обойтись и без босса.

Суть противоречия – в основе лежит страх босса оказаться ненужным в организации.

Разобраться в ситуации поможет матрица «Желание перемен – потенциал развития».

Матрица «Желание перемен – потенциал развития»

Возможные ситуации

А. Делегирования задач нет. Сотрудники не растут. Фирма превращается в болото. Авторитет босса начинает падать без влияния внешних факторов.

Б. Сотрудники растут автономно. Босс рассматривается как ограничение.

В. Босс обеспечивает рост сотрудников и встраивается в команду.

Г. Делегирование задач происходит без проблем. Сотрудники принимают задачи босса, так как признают его авторитет.

Возможно следующее развитие ситуации.

A. Команда начинает разрушаться. Лучшие сотрудники покидают команду и ищут новые точки приложения своих сил.

Б. До тех пор пока босса устраивает такое положение дел, ситуация остается в равновесии. Если босс захочет вернуть себе активную позицию, возможна итальянская забастовка со стороны сотрудников.