Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

На самом деле, идет ли речь о тысячах входящих электронных писем или о груде бумаг на рабочем столе, в хаосе всегда есть свой порядок. Просто надо научиться его видеть.

Существует четыре основных вида информации, которой необходимо управлять, – два из них требуют действий, а другие два можно сохранить для последующего использования.

• События – это то, что необходимо выполнить в определенное время.

• Задачи – это дела, которые нужно выполнить, но которые еще не включены в план.

• Контакты – сведения о тех, с кем вы взаимодействуете.

• Заметки/документы – прочая информация, которую желательно сохранить, но которая не попадает ни в одну из трех других категорий.

Мы называем эти категории основной четверкой . Первое, что нужно сделать для упорядочения хаоса, это научиться распределять входящую информацию по четырем категориям. Следующий шаг – создание системы управления важной информацией, позволяющей точно знать, где что лежит и как к этому получить доступ из любого места в любое время. Как это делается, зависит от системы, которую вы используете, но в качестве принципа мы рекомендуем правило одного .

Это означает, что у вас должен быть один перечень главных задач, один календарь, один список контактов и одно место хранения заметок и документов. Все это можно адаптировать к индивидуальным потребностям, но без нарушения принципов управления основной четверкой. Вы можете сделать свою систему бумажной, электронной или комбинированной.

До появления многочисленных и простых в использовании электронных устройств те, кто изучал подход к управлению временем компании FranklinCovey, вели перечень главных задач, календарь, список контактов и заметки в одном органайзере – классическом бумажном ежедневнике Franklin Planner. Некоторые делают так до сих пор. Не надо стесняться использовать бумажную систему в нашу электронную эпоху!

Очевидное достоинство такой системы – хранение всей информации в одном месте. Ежедневник компактен и удобен для тех, кто любит все записывать от руки, а кроме того, он представляет информацию в осязаемой форме и не требует подзарядки.

Недостаток состоит в том, что ежедневник нельзя подключить ни к чему, а значит, невозможно собирать информацию или назначать дела щелчком мыши. Это также означает отсутствие резервной копии и, как следствие, превращение утраты ежедневника в катастрофу.

В наши дни львиная доля информации приходит к нам в цифровой форме в виде телефонных сообщений, СМС, твитов, электронных писем и перенос ее по четырем категориям на бумагу может потребовать значительных усилий. Тем не менее это возможно.

Если вы предпочитаете бумажную систему, то более рациональным будет ведение всех записей в одном ежедневнике, а не на подвернувшихся под руку листках бумаги. Главным для обеспечения эффективности бумажной системы организации четырех ядер является правило «все в одном месте».

Данная система в отличие от предыдущей предполагает хранение всей информации в электронной форме. Если вы предпочитаете электронную систему, то основное правило ее использования – «все в одном месте». Это значит, что система должна стабильно обеспечивать доступ к основной четверке с любого вашего устройства в любом месте.

Например, вы вводите контактную информацию своего друга один раз и тут же получаете доступ к ней со смартфона, планшета, ноутбука или любого другого компьютера, подключенного к Сети. Информация хранится на сервере (в облаке) и доступна везде, где есть подключение к Интернету.

Достоинство такого подхода – доступ к важной информации независимо от того, какое устройство есть у вас в настоящий момент. Поскольку информация хранится в электронном, а не в бумажном виде, вы можете накапливать ее сколько угодно, годами, и извлекать одним нажатием клавиши. Система также позволяет легко и быстро сохранять входящую цифровую информацию. В целом она более надежна и обеспечивает мгновенное дублирование данных, так что даже в случае потери какого-нибудь устройства ничего не пропадает. Наконец, система упрощает оперирование информацией при взаимодействии и общении с другими людьми.

Недостаток подобных систем – легкость засорения малозначимой входящей информацией. Если не использовать их осознанно и целенаправленно, то они лишь увеличивают бесконечный поток информации, в котором можно утонуть. В итоге они превращаются в хранилища цифрового мусора, который мешает, а не помогает оставаться в квадрате 2.

Если вы стремитесь к выдающейся эффективности, то нужно тщательно продумать организацию основной четверки и то, какие устройства будут использоваться. Без этого не создать хорошую систему, позволяющую избежать информационной перегрузки. При возможности для каждого из элементов основной четверки должна создаваться отдельная система с синхронизацией во всех ваших устройствах. Приобретайте любые устройства, но подходите к этому осознанно.

Например, не вносите бездумно задачи в дополнительный перечень в своем смартфоне (просто потому, что он под рукой), если перечень главных задач находится в компьютере. Найдите приложение, которое будет синхронизировать информацию на обоих устройствах, и делайте запись только один раз. Подобных приложений довольно много, выберите какое-нибудь по своему вкусу и всегда держите задачи в одном месте. Очень скоро это войдет в привычку. Тот же принцип применяется и к остальным элементам основной четверки.

Для примера возьмем случай Мартина, торгового представителя, у которого есть смартфон, планшет и ноутбук. Он пользуется сервисом – облачным хранилищем данных, и он обеспечивает доступ к важным заметкам и документам с любого из имеющихся у него устройств. Данный сервис располагает полнофункциональными приложениями, работающими на всех устройствах, поэтому, если Мартин изменяет документ в одном устройстве, обновленная версия сразу попадает в хранилище и становится доступной в остальных устройствах. Его календарь и контакты также хранятся в облаке через отдельный сервис, поэтому он может просматривать их и обновлять с любого устройства. Список задач поддерживается через отдельный сервис, который также имеет приложения для всех устройств. Именно там Мартин держит свой перечень главных задач. Таким образом, три тщательно отобранных сервиса позволяют ему выполнять правило «все в одном месте» для всех элементов основной четверки.