Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Чтобы было легче сконцентрироваться на квадрате 2, Мартин разбивает события, задачи и заметки по своим ролям. Это позволяет ему ясно ассоциировать действия и записи с тем, что важно. Поскольку Мартин является торговым представителем и привык быстро расправляться с классификацией контактной информации, он разбивает ее на две категории: рабочие и личные контакты.

Конечно, не все имеют такую свободу выбора сервисов, как Мартин. Вам следует ознакомиться с корпоративной ИТ-политикой, прежде чем создавать свою систему. От вас могут потребовать использования корпоративной платформы, например Microsoft Exchange, Google или другой программы. В одних случаях корпоративная ИТ-политика облегчает синхронизацию информации во всех устройствах. В других случаях приходится преодолевать брандмауэры, правила безопасности и прочие барьеры на пути синхронизации. Многим работникам вообще запрещено входить в рабочие системы за пределами офиса. Немало и таких, кто говорит, что «не хочет смешивать личную и рабочую информацию ни при каких обстоятельствах».

Так что же делать?

Если у вас круглосуточный доступ к корпоративной системе, но вы не хотите смешивать рабочую информацию с личной, то есть следующие возможности.

• Некоторые системы позволяют пометить личную информацию (например, задачи и события) и сделать ее закрытой, не видной в общем календаре никому, кроме вас. Это позволяет включить в план посещение врача или уборку в гараже так, что остальные будут видеть лишь период, отведенный личным делам.

• Если первое вам не подходит, то можно создать две конфигурации основной четверки – одну для рабочей информации, вторую – для личной. Это не нарушает «правила одного», поскольку основная четверка рабочей информации и основная четверка личной информации находятся в своих системах. Однако такая организация возможна лишь при одном условии: содержимое этих двух систем не должно смешиваться ни при каких обстоятельствах! Строго следуйте установленным вами правилам. Если вы дадите слабину и включите личную задачу (например, купить билеты в театр) в перечень рабочих задач, который просто подвернулся под руку, то забудете о ней, расслабитесь и получите неприятности из-за упущенной возможности выполнить ее.

• Две независимые конфигурации основной четверки позволяют также решить проблему доступа к информации. Если у вас нет доступа к рабочей системе через планшет или смартфон, то можно спокойно пользоваться раздельными системами в уверенности, что информация из них никогда не смешается.

Для создания индивидуальной системы подойдет целый ряд облачных сервисов, обеспечивающих управление одним или несколькими элементами основной четверки. К любому устройству можно подобрать в онлайн-магазине приложение для создания и поиска таких объектов, как задачи или заметки. У вас наверняка уже есть что-нибудь подобное для синхронизации с другими устройствами. Главное – подойти к этому вопросу осознанно и выбрать лучшее приложение, которое позволит получать доступ к информации в любом месте.

Мы также рекомендуем обращать внимание на продукты известных поставщиков, это повысит уверенность в том, что система, поддерживающая работу с важной для вас информацией, не прекратит существование в обозримом будущем.

С точки зрения управления лучше всего иметь свою систему для каждого элемента основной четверки. Это, однако, не означает, что все четыре элемента должны быть в одном бумажном ежедневнике или в электронной системе. Вы можете использовать комбинированную систему, главное, чтобы каждый элемент имел один формат. Календарь может быть электронным, поскольку в такой форме его легко синхронизировать на всех устройствах. То же самое относится и к контактам. А вот перечень задач и заметки вполне можно держать в записной книжке.

На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.

Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:

• События.Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.

• Задачи.Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.

• Контакты.У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.

• Заметки/документы.Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.

Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:

• События.После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.

• Задачи.Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».

• Контакты.Шерри использовала для объединения групп контактов тот же способ, что и для календарей. Список личных контактов уже был в телефоне, поэтому она просто удалила дублирующие записи.

• Заметки/документы.Поскольку ей нравится делать заметки на бумаге, а подходящего электронного решения не нашлось, Шерри ведет записи практически так же, как и раньше. Личные записи она держит в записной книжке, а более объемные документы – в компьютере.