Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Дела в квадрате 3 являются срочными, но не важными. Из-за срочности кажется, что ими надо заниматься немедленно, но в действительности, если этого не сделать, серьезных последствий не будет. В этой части матрицы находятся неоправданные отвлечения, ненужные отчеты, бесполезные совещания, незначительные проблемы других людей, несущественные электронные письма, задачи, телефонные звонки, размещение постов в социальных сетях и т. д.

Многие подолгу находятся в квадрате 3, полагая, что попали в квадрат 1. Однако они просто реагируют на все подряд и путают движение с прогрессом, а деятельность с достижением.

Тот, кто проводит много времени в этом квадрате, постоянно занят, но не испытывает удовлетворения. Плотное расписание и обширный список задач не обязательно дают ощущение полноты жизни. Постоянная занятость может служить лишь поверхностным оправданием. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные вещи, реально влияющие на нашу повседневную жизнь на работе и дома.

С точки зрения инвестирования времени и энергии здесь вы получаете меньше, чем вкладываете.

В квадрате 4 находится то, что не относится ни к срочному, ни к важному. Мы называем его квадратом бесполезной траты. Попадать в него не стоит ни при каких условиях, но мы зачастую настолько выгораем, сражаясь с задачами в квадратах 1 и 3, что используем его как убежище. Именно там мы позволяем мозгу отключиться, а себе расслабиться, посмотреть телевизор, поиграть, побродить в Интернете, посплетничать и заняться прочей ерундой.

В квадрате 4 все доводится до абсурда. Например, перерывы для отдыха и восстановления сил очень важны и находятся в квадрате 2. (Мы еще немного поговорим здесь об этом квадрате.) Но если мы, не вылезая из пижамы, убиваем десять часов в выходные на просмотр повтора дурацкого реалити-шоу, то уходим от продуктивного отдыха и погружаемся в мрачные глубины квадрата 4.

У того, кто проводит много времени в квадрате 4, возникает ощущение апатии и бессмысленности. Если задержаться там надолго, то можно впасть в депрессию или даже в отчаяние. Мы можем чувствовать угрызения совести, понимая, что могли бы потратить время на более важные вещи, но для этого нам не хватает энергии. Конечно, от некоторых занятий можно получить сиюминутное удовольствие, но это – суррогат. Он ничего не дает для нашей жизни, отношений и самооценки.

Вложенные сюда время и энергия не приносят никакой отдачи.

Дела в квадрате 2 являются важными, но не срочными. Это квадрат выдающейся эффективности , поскольку именно здесь вы принимаете ответственность за свою жизнь и делаете то, что действительно имеет значение с точки зрения удовлетворенности и результатов. В квадрате 2 находятся проактивная работа, высокоэффективные цели, творческое мышление, планирование, предупреждение проблем, выстраивание отношений, обучение и восстановление сил. В отличие от других квадратов, где дела сами находят вас, в квадрате 2 необходимо делать осознанный выбор. Вам приходится использовать логическую часть мозга, чтобы выделить наиболее важные вещи и заниматься ими.

В этом месте люди обычно говорят: «Квадрат 2 – это прекрасное, идеальное место, но для меня оно недоступно. У меня нет времени на вещи из квадрата 2».

Действительно ли это так?

На деле, если вы хотите прекрасно выполнять свою работу и чувствовать каждый день, что делаете максимальный вклад, то у вас не будет времени на другие квадраты, кроме квадрата 2. Да, это не всегда легко. Это требует энергии и обдуманных решений и скорее всего повлечет за собой изменение ваших навыков и отношений с другими людьми, что может показаться противоречащим здравому смыслу. Но такие усилия принесут поразительные результаты.

Время, проведенное в квадрате 2, сокращает число кризисов и проблем в квадрате 1, поскольку вы целенаправленно занимаетесь планированием, подготовительной работой и предотвращением нежелательных событий. Пребывание в квадрате 2 делает ваши отношения с окружающими более здоровыми, поскольку вы совершенствуете их до того, как наступит катастрофа или критический момент. Вы обретаете уверенность и эффективность, потому что не оттягиваете до последней минуты работу над ключевым проектом. Вы понижаете уровень стресса, поскольку целенаправленно сокращаете время, проведенное в квадратах 1, 3 и 4. Вы дольше сохраняете работоспособность, поскольку заботитесь о здоровье и силах. А главное – вы каждый день продвигаетесь в делах, которые действительно важны для вашей работы и жизни. В квадрате 2 выполняется наиболее содержательная, творческая и проактивная работа, которая реально влияет на ситуацию.

Подведем итог: время и энергия, которые вы инвестируете в квадрат 2, приносят отдачу, которая намного, экспоненциально, превышает вложения. Вот почему это квадрат выдающейся эффективности.

Во введении упоминалось глобальное шестилетнее исследование, посвященное тому, как люди тратят время. Ниже приводится статистика по каждому квадрату матрицы управления временем.

Если бы речь шла об инвестировании времени и энергии, то куда бы вы их вложили? А как вы смотрите на увеличение количества времени, проводимого в квадрате 2, хотя бы на несколько процентов?

Не пожалейте сил на анализ. Представьте, что речь идет об инвестициях, и задайте вопрос: «Какую отдачу я получаю в настоящее время?»

• Квадрат 1 – отдача равна затратам

• Квадрат 3 – отдача меньше затрат

• Квадрат 4 – отдача отсутствует

• Квадрат 2 – экспоненциальная отдача

Ключ к выдающейся эффективности – осознанное использование матрицы управления временем для оценки того, что происходит в вашей жизни. Это инвестиционный подход к распределению времени, внимания и энергии. Где получается выигрыш?

Вернемся к Киве. Если она занята на работе, а ей сообщат, что ее брат попал в серьезную автомобильную аварию, и попросят немедленно приехать в больницу, то это будет одновременно срочное и важное событие. Такое событие требует немедленных действий, иначе могут быть серьезные последствия. Для Кивы это событие из квадрата 1. Она отложит все дела и поедет на помощь к брату.

Если Кива во время напряженной работы получит электронное письмо, то оно может показаться срочным (из-за ощущения, что на него необходимо ответить), но в действительности это не так, поскольку в нем просто анекдот (ничего серьезного не произойдет, если оставить письмо на время без ответа). Это событие из квадрата 3. Кива любит анекдоты, и если она потеряет бдительность, то может переключиться на это письмо. Но если она взглянет на это письмо через призму матрицы управления временем, то поймет, что ее текущий проект куда более важен, останется в квадрате 2 и не будет отвлекаться.