Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.

– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.

– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?

– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?

– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.

Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.

Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!

Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?

Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.

В квадрате 2 мы тоже получаем химическое поощрение, но оно связано с долгоиграющим удовлетворением от реального вклада и достижений.

Наш опыт показывает, что квадрат 3 – лучшее место, где можно сэкономить драгоценные время, внимание и энергию и направить их на дела из квадрата 2.

Задумайтесь над этим. Что можно делать иначе уже сегодня, чтобы сократить время пребывания в квадрате 3?

Причины попадания в квадрат 4 обычно противоположны тем, что приводят в квадраты 1 и 3. Иногда мы так устаем от срочных дел, что нам нужно встряхнуться и восстановить силы. В поисках легких путей получения дофамина, которые не требуют много энергии, но временно улучшают настроение, мы принимаемся за бесполезную деятельность из квадрата 4.

Проясним один момент. Реальное восстановление сил – очень важная и, как мы уже говорили, жизненно необходимая деятельность из квадрата 2. Однако то, что помогает восстановить силы одному человеку, вовсе не обязательно помогает сделать это другому. Например, многие вещи, которые кажутся пустой тратой времени, – компьютерные игры, социальные медиа, просмотр телепередач и т. д. – вполне могут служить средством восстановления сил для некоторых людей. Поэтому было бы неправильно сваливать их в одну кучу и называть поглотителями времени.

Не менее чем сами дела важны причины, по которым вы ими занимаетесь, а также продолжительность конкретного занятия. Если потерять бдительность, то мероприятие, начинающееся в квадрате 2 как отдых, быстро превращается в дело из квадрата 4.

Одна женщина рассказывала, что как-то раз возвратилась домой совершенно вымотанной после разъездов на протяжении нескольких недель. В субботу утром она встала позже обычного и переместилась на диван, чтобы посмотреть одно из своих любимых телевизионных шоу. Обычно просмотра одной или двух серий ей хватало, чтобы прийти в себя, но в тот день она чувствовала такое опустошение, что позволила себе не вставать и смотреть одну серию за другой, забыв о домашних. (Неожиданно ей показалось, что любимая собака смотрит на нее, будто спрашивая: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?» Это заставило спохватиться.)

Она прекрасно знала, что такое поведение – прямая дорога к испорченным отношениям. Знала, но позволила себе на время буквально застрять в квадрате 4. Это лишний раз подчерчивает значимость матрицы управления временем и поддержания баланса работы и личной жизни.

Матрица управления временем становится персональной системой учета и контроля. Вы сами решаете, в каком квадрате находитесь, поскольку это целиком определяется тем, что именно важно для вас. Так как же узнать, не скатились ли вы в квадрат 4? Ключом к этому является честный и глубокий самоанализ того, что вы делаете. Можно задать себе следующие вопросы:

• Это занятие действительно восстанавливает силы? Оно придает мне энергию или отнимает ее?

• Не застрял ли я на нем незаметно для себя?

• Это занятие помогает или мешает поддерживать важные взаимоотношения?

• Не слишком ли я увлекаюсь этим занятием?

• Не жертвую ли я более важными вещами, когда уделяю этому время?

Для перехода в квадрат 2 необходимо отключить реактивный мозг на время, достаточное для оценки предстоящего дела и принятия решения о том, стоит ли оно вашего внимания и энергии. Мы называем этот важнейший процесс алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

Этот алгоритм применяется в момент осознанного выбора, стоит или не стоит делать что-либо. Алгоритм предполагает короткую остановку, чтобы задуматься: « Это действительно важно? » Этот простой процесс позволяет нам получить результат в любой ситуации.

Такая реакция непривычна для мозга. Как известно, мы запрограммированы мгновенно отвечать на то, что обращено к реактивному мозгу и приводит к выбросу дофамина. Однако именно способность остановиться перед тем, как действовать, делает нас людьми. Иначе мы до сих пор бегали бы в набедренных повязках, с опаской высматривая тигров.