Марк Реклау - Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата!

Парето изучил это соотношение со всех сторон и нашел подтверждение даже в собственном саду: 20 % томатных кустов давали 80 % урожая. А я могу добавить, что провожу 80 % времени только на 20 % площади своего дома, преимущественно в гостиной и столовой.

В контексте бизнеса – и вы можете убедиться в этом на примере своей жизни – это означает следующее:

♦ 80 % результата дают 20 % усилий;

♦ 80 % дохода поступает от 20 % клиентов;

♦ 80 % жалоб и претензий поступают от 20 % клиентов;

♦ 80 % продаж дают лишь 20 % от общего ассортимента продукции и так далее…

Кто из ваших клиентов дает вам 80 % дохода? Не стоит ли сосредоточить свое внимание именно на них? А как насчет тех 20 % клиентов, на долю которых приходится 80 % претензий? Если избавитесь от них, то сэкономите невероятное количество времени на разборе полетов (если, конечно, они не дают вам 80 % вашего дохода).

Ваш бизнес будет расти экспоненциально – вместе с количеством свободного времени – если вы будете фокусироваться на проектах, которые приносят больше всего денег с наименьшими временными затратами. Сядьте, наконец, и разберитесь – используя принцип Парето – какие проекты тянут вас вниз, а какие нужно развивать. Принцип 80/20 можно применять повсеместно: и в бизнесе, и в обычной жизни.

Ответьте себе на эти вопросы.

♦ Чему нужно уделить больше времени?

♦ На чем можно сэкономить время?

♦ Где можно достичь большего результата с наименьшими усилиями?

♦ На что вы тратите много времени, добиваясь незначительных результатов?

Наиболее важная привычка, которую следует приобрести для повышения личной эффективности, – это умение сохранять внимание, фокусироваться.

Сосредоточившись на одном деле, можно добиться гораздо более впечатляющих результатов, чем когда вы работаете в режиме многозадачности. Не знаю, кто придумал, что многозадачность полезна сточки зрения эффективности. По-моему, это вранье. Сделайте себе одолжение и прямо сейчас прекратите тратить время на многозадачность! С ней вы только проигрываете. Вы тратите время, переключаясь с одного дела на другое.

Лучше делать что-то однов отведенное время.

Последние исследования подтверждают неэффективность многозадачности. Человечество до сих пор не придумало ничего лучше, чем сосредоточенно делать одно дело, не распыляясь. А некоторые исследования утверждают, что многозадачность не только замедляет общий темп, но и делает вас – внимание – глупыми!

В любом случае, даже в рамках многозадачности вы в каждый момент времени делаете что-то одно, не так ли? Бывает, что вам нужно сделать пять дел, но я уверен, что вы не делаете все пять одновременно. Вы пишете письмо. Затем перестаете писать и звоните кому-то. Закончив разговор, вы возвращаетесь к письму. К вам заходит коллега с каким-то вопросом. Вы отвлекаетесь от письма и отвечаете коллеге, и так далее. Так что забудьте про многозадачность. Сосредоточьтесь на том, что делаете в данный момент, и не отвлекайтесь ни на что.

Группировка

Группировка задач – отличный способ сохранить сфокусированность и повысить эффективность. Группировать в данном случае – значит заниматься одним конкретным делом в течение часа или двух. В это время ничто не должно отвлекать вас: ни электронная почта, ни жужжащие уведомления на смартфоне, ни серфинг в сети и т. п.

Никогда не замечали, что вы начинаете делать все быстрее, когда делаете что-то одно в течение часа? Группировка задач: час на переписку, час на телефонные разговоры и т. п. позволяет значительно повысить эффективность и скорость выполнения работы, поскольку вы не тратите силы на удержание внимания, переключаясь с одного дела на другое (или когда вас отвлекают). Проанализируйте список задач и решите, как их сгруппировать. Я обычно группирую такие задачи: планирование, ответы на письма, чтение, работа с рукописью, звонки, встречи, работа по дому, шоппинг и т. п.

Каждые 5 минут, потраченные на организацию, принесут вам час свободного времени. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы заниматься организацией, не так ли? У вас весь стол завален бумагами и обклеен стикерами с напоминаниями? Если бы только у вас была лишняя минутка, вы бы точно занялись организацией времени, да?

Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо…

Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!

К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.

Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.

Я обращаюсь к вам, мои утомленные читатели: изучите и попробуйтена практике несколько несложных приемов, способных изменить вашу жизнь! Я и сам был однажды на вашем месте, мне эти приемы помогли поставить все с головы на ноги.

♦ Первые 15 минут рабочего дня посвятите расстановке приоритетов.

♦ Выделяйте час в неделю на сортировку и организацию бумаг. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.

♦ Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.

♦ Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?

♦ Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.

♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.

♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.

♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.

Организация бумаг на рабочем месте

Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.

1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!

2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.

3. Архивируйте все завершенные дела.

4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.

5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)