Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и другими на экземпляре, остающемся в организации.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

1) государственный герб РФ или герб субъекта Федерации, или эмблему организации;

2) наименование организации – автора документа;

3) справочные данные об организации-авторе (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов);

4) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

5) ОГРН – основной государственный регистрационный номер;

6) ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

7) дату;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) отметку о наличии приложений;

14) подпись;

15) отметку об исполнителе.

Текст письма излагается от первого и третьего лица, единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

СОВЕТЫ:

1) в каждом отдельный пункте письма должно быть закончено обсуждение одного вопроса, и не следует переходить к другому вопросу, пока о первом не будет сказано все, что нужно;

2) наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма;

3) не следует возвращаться к обсуждению уже затронутого вопроса, например, в начале письма, тем самым вы можете нарушить логику письма;

4) отдельные пункты следует излагать сообразно их важности, т. е. более важные излагать в начале письма, затем менее важные и т. д.;

5) ответ на полученное письмо всегда должен начинаться извещением о получении письма с указанием времени, когда оно получено;

6) далее следует излагать все то, что требует ответ, а затем переходить к другим ответам.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Во всем многообразии служебной переписки особое место занимают пресс-релизы. Для российского делопроизводства это сравнительно новый жанр. Пресс-релизы составляются с расчетом публикации их в прессе, обнародования с помощью радио, телевидения. Не исключается также рассылка целенаправленно по адресам интересующих компанию лиц и фирм непосредственно по почте, через факс или электронную почту. Пресс-релизы содержат информацию о том или ином событии в жизни фирмы.

Поводы для создания и распространения пресс-релизов могут быть разными: кадровые перемещения в высших эшелонах компании, освоение и выпуск новых видов продукции, расширение сети филиалов, производственных подразделений, торговых точек и т. п. Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия.

Поскольку для российских бизнесменов эта форма общения с клиентами еще недостаточно привычна и понятна, основной вклад в разработку правил подготовки пресс-релизов внесли англоязычные документоведы. В частности, при составлении рекомендуется обращать внимание на следующий порядок их подготовки:

1) целенаправленно организовать работу по подбору фактуры. Она должна быть интересной и содержательной. При работе над фактами следует помнить и строго соблюдать 5 правил, а именно: содержание текста должно дать исчерпывающий ответ на 5 ключевых вопросов: Кто? Что? Где? Когда? Почему?;

2) перед обнародованием тщательно уточнить достоверность фактов, правильность цифр, цитат. Обратить особое внимание на детали, требующие консультации у специалистов, экспертов. Факты, вызывающие сомнения, перепроверяются по крайней мере в двух разных источниках;

3) в обязательном порядке согласовать факт публикации пресс-релиза и содержащиеся в нем сведения с вышестоящим руководством, заинтересованными подразделениями. Следует иметь в виду, что подобного рода публикации содержат в себе потенциальную опасность утечки коммерческой тайны и нарушения требований конфиденциальности.

В целом пресс-релизы предназначены для широкого обнародования. Тем не менее иногда они могут быть адресованы конкретным потребителям, ограниченному кругу лиц и газет, в частности если они затрагивают какую-то специфическую тему. В целом важно правильно подойти к выбору СМИ. Например, в экстренных случаях, продиктованных срочностью доведения до широкой гласности фактов, используют возможности радио и телевидения. В том случае, если материал содержит список имен, расписание мероприятий и тому подобное, лучше прибегнуть к услугам печатных органов.

В англоязычном документоведении сложились определенные правила оформления пресс-релиза. Вначале указывается, кому адресован пресс-релиз, затем определяются временные рамки обнародования. В обязательном порядке указываются контактное лицо и его координаты. Пресс-релизы, как правило, не подписываются. Их окончание обозначается условным знаком, например «XXX».

Подводя итоги:в деловой практике существует огромное количество разновидностей писем. Здесь мы привели только основные их виды.

3.2. Язык и стиль переписки

В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).

Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;