Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не следует увлекаться терминологией, сокращениями и аббревиатурами. Текст делового письма не должен быть многозначным.

СОВЕТ:деловые письма составляются, за редким исключением, по одному вопросу. Формат письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора.

При составлении делового письма, когда уже определено и сформулировано его содержание, важно найти и правильно использовать языковые формулы для окончательной отработки подготавливаемого документа.

Приведем примеры некоторых из них:

Благодарим Вас за письмо…

Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…

Пользуясь предоставленной возможностью…

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…

Приносим извинения за несвоевременный ответ…

Направляем Вам…

К сожалению, мы вынуждены отказаться…

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…

В ответ на Ваше письмо напоминаем…

Согласно контракту…

В соответствии с…

В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас…

Настоящим сообщаем, что….

Мы сделаем все возможное, чтобы…

Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь…

Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно…

Пожалуйста, сообщите…

Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом…

Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с …

Оплату гарантируем по получении счета.

Мы рады предложить Вам…

Фирма оставляет за собой право…

Приносим извинения за…

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине…

Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам…

Приглашаем Вас…

С наилучшими пожеланиями…

Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул.

СОВЕТ:имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

Entrenous(редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).

Cito– срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.

Dixit-окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.

Notabene (NB)– очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем.

Nota nota bene (NNB)– весьма важно. Пишется аналогично.

Status quo(редко SQ,произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях).

Postscriptum (PS)– после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом.

Postpostscriptum (PPS)– после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко.

О\'кеу (ОК,произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике.

Allright –(произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке.

Подводя итоги:для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством.

3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи

Правила телеграфной связи

В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф.

Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет.

Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов.

Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения.

Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи».

В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.

Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.

Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):

1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);

2) «обыкновенная» (без отметки);

3) «срочная» (с отметкой «срочная»).

В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д.