Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Вносить мысли в картотеку желательно немедленно после их появления, поскольку мысль – субстанция трудноуловимая и легко теряющаяся. Когда под рукой у вас нет компьютера, желательно иметь специальный блокнотик для записи мыслей, из которого переносить их в электронную картотеку. Либо пользоваться смартфоном или коммуникатором, создавая заметку в нем и затем синхронизируя раздел «Заметки» коммуникатора с соответствующим разделом Outlook. Наиболее продвинутые смартфоны позволяют включать в такие заметки рисунки от руки и диктофонные записи – ваши комментарии.

При внесении заметки можно кликнуть в левом верхнем ее углу и выбрать некоторые необходимые параметры.

– Цвет. Удобно, например, важные мысли выделять красным, информацию к сведению – зеленым и т.п.

– Категорию. Аналогично задачам и контактам заметки можно упорядочивать по категориям. Присваивать категорию стоит заметке, которая не относится к определенному проекту, но касается некоторой общей области – «Клиенты», «Поставщики», «Подчиненные» и т.п.

– Контакт. Как и задачи, заметку можно связывать с контактом. При работе с контактом вы увидите ее на вкладке «Действия». Это удобно, если мысль нужно не просто зафиксировать, но еще и обсудить с кем-либо, а для этого – вспомнить о ней в нужный момент.

Вот так выглядит меню связывания заметки с контактом:

При работе с этим контактом, открыв вкладку «Действия», вы увидите связанную с ним заметку.

Мысли, занесенные в картотеку, необходимо регулярно просматривать. Удобно это делать в следующих случаях:

– вам необходимо «втянуться» в работу по проекту или направлению. Просмотрев нужную папку, вы настраиваете себя, входите в проблемное поле, включаетесь в решение задач.

– вы чувствуете творческий настрой, готовность рождать новые небанальные идеи. В такой ситуации просмотр старых мыслей является хорошим стимулом, стартером для рождения новых.

Просматривая картотеку, можно, как и в «Задачах», «Контактах» и «Календаре», переключать разные представления. Представление по умолчанию – значки, большие или мелкие: заметки выглядят как стикеры.

«Список заметок» – заметки выстроены простым списком. «По категориям» – заметки сгруппированы по категориям (если вы их присваивали).

Чтобы видеть одновременно и название заметки, и ее содержание, есть два способа. Первый – «автопросмотр» (меню Вид/Автопросмотр). Когда он включен, под каждой заметкой виден начальный фрагмент текста, около абзаца.

Второй способ – «область просмотра» (меню Вид/Область просмотра). Когда она включена, внизу под списком заметок появляется часть экрана, где видно полное содержание заметки, на которой в данный момент стоит курсор.

Иногда бывает полезно настроить автоматическое форматирование: например, выделить жирным шрифтом все заметки, в которых встречается слово «Проект». Это делается стандартным путем – через «Изменить текущее представление» в контекстном меню. Подробно эти действия описывались в главе 1.

Если сформулировать суть тайм-менеджмента в трех шагах, это будет выглядеть так.

1. Записывать дела.

2. Выделять главные дела.

3. Доводить дела до конца.

Бывает нетрудно задумать что-то новое, завести папку, набросать креативных идей. Гораздо труднее доводить эти идеи до законченного продукта.

Многие проводят часы на интернет-форумах, пишут мно-гокилобайтные постинги с ценными мыслями – но не написали ни одной статьи. Многие написали несколько хороших статей – но не смогли издать книгу. Многие поступали в аспирантуру – но не защитили диссертацию.

Доведение работы до конца требует серьезных усилий. Творческая картотека поможет вам в этом. Перед тем как писать бизнес-план, статью, главу диссертации, просмотрите все заметки в соответствующей папке и скопируйте в Word наиболее значимые. У вас появится «болванка», с которой работать гораздо проще, чем с чистым листом. Структурируйте ее, нарастите на скелет «мясо» – и наслаждайтесь готовым продуктом. Разрозненные мысли живут недолго и приносят мало пользы. Готовый продукт будет работать на вас многие годы.

Коллективная работа с заметками в Outlook поможет вам:

– организовать самую простую общую базу знаний: полезных фактов, информации, идей – и сделать таким образом знания отдельных ваших сотрудников общим ресурсом в командной работе;

– материализовать работу с тем, что пока не является четкими задачами: с идеями, задумками, наблюдениями;

– сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс развития вашего подразделения или компании, то есть процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.

1. Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

2. Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.

3. Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.

4. Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.

5. Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.

6. Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.

7. Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.

8. Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.