Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

2. Формализуйте эти процессы в зависимости от их типа в разделах «Календарь», «Задачи» или «Контакты».

3. Создавайте пользовательские поля для контроля элементов процессов.

4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные данные по ключевому слову или по категории.

6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом «закрытые» этапы.

7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

Синий цвет – жесткие встречи, привязанные к точно определенному моменту.

Зеленый – бюджетируемые (плавающие) задачи.

Красный цвет – важное.

Желтый – личное.

Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено многодневное событие.

Задачи сгруппированы по категориям:

день, неделя, войско, противники и т.д.

Приоритетные задачи выделены красным и вынесены в начало списка.

Задачи «на контроле» отмечены синей стрелкой и перенесены в конец списка.

Фотография контактного лица позволяет легко его вспомнить.

В поле заметок вставлен текст письма этому человеку, позволяющий вспомнить обстоятельства знакомства.

Важное письмо Гиммлеру автоматически выделено красным цветом.

В поле «К исполнению» отправителем добавлен текст «Необходима встреча».

Письмо оформлено в соответствии с принятыми в организации стандартами: машинописный шрифт, герб в левом верхнем углу.

В правом углу письма отображается фотография отправителя, взятая из его контакта.

Папки поиска («Геринг», «Геббельс»…) позволяют быстро найти все письма к нужному человеку.

Каждое значимое действие зафиксировано в виде записи в Дневнике.

Записи имеют разный тип – «удаленный сеанс связи», «документ», и т.п.

Записи, содержащие текст «Течь реактора», автоматически выделены красным цветом.

Длительность каждой записи определена Outlook автоматически, с помощью секундомера.

В «области просмотра» внизу видно содержание записи, на которой стоит курсор.

Ключевые мысли записаны в «Заметках».

Названием каждой заметки является первая строчка записанной в ней мысли.

В зависимости от смысла заметки выделены разными цветами.

Одна из заметок открыта.

Создан полный обзорный список подвигов.

Пользовательские поля отмечают степень опасности подвига, удаленность от дома и прочее.

В поле комментариев в задаче содержатся подробности подвига.

Опасные подвиги автоматически выделены красным.

Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsof Outlook 2007, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций. Но поскольку наиболее распространенной версией на момент выхода книги является Outlook 2003, отличия этих двух версий комментируются там, где это необходимо.

Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПб: Питер, 2005.