Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Запись дневника– элемент раздела «Дневник», содержит информацию о фактически проделанной в течение какого-то времени работе.

«Календарь»– раздел outlook, предназначенный для планирования встреч и других жестко привязанных ко времени мероприятий. Например, элементом «Календаря» может быть «Презентация, 25 января, с 12.00 до 14.00».

Категории– тематические группы, в которые можно объединять задачи, встречи, контакты (например, «Поставщики», «Клиенты», «Подчиненные») для последующей группировки и удобства поиска.

Контакт– элемент раздела «Контакты» , содержит информацию по какому-либо человеку или организации: ФИО, телефоны, адреса, обстоятельства знакомства и т.п.

«Контакты»– раздел outlook, предназначенный для фиксации контактной информации по людям и организациям (адресов, телефонов, обстоятельств знакомства и взаимодействия).

Контекстное меню– меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши. Как правило, содержит возможные операции с объектом, на котором стоял указатель мыши в момент клика.

Меню настройки пользовательского представления– меню, появляющееся по команде «Изменить текущее представление» и позволяющее настроить пользовательское представление . Содержит кнопки «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Автоформат» и др.

Многодневная встреча– элемент «Календаря» , используется для планирования жестко привязанных ко времени многодневных событий, например отпусков, выставок и т.п.

Назначение встречи– приглашение участников на встречу с помощью кнопки «Пригласить участников» в окне создания встречи. Назначение встречи позволяет автоматически получать подтверждения или отказы от участников и видеть полный список таких подтверждений или отказов.

Назначение задачи– пересылка задачи подчиненному или коллеге с помощью кнопки «Назначить задачу». Когда подчиненный обновляет свою версию задачи, изменения автоматически отображаются в «материнской» задаче у руководителя.

Оповещение– напоминание, появляющееся со звуковым сигналом в специальном окне оповещений в заранее заданное время. Например, для задачи со сроком исполнения 5 марта оповещение можно установить на 9 часов утра 3 марта, чтобы Outlook напомнил о необходимости заняться ею.

Отбор– параметр пользовательского представления . Определяет, какие задачи, встречи или контакты нужно отобразить в пользовательском представлении и по каким признакам отобрать их из общего множества.

Панель задач– панель справа от календаря, в которую выводится содержимое раздела «Задачи» . Удобна для осуществления одновременно жесткого (в календаре) и гибкого (в панели задач справа от календаря) планирования.

Панель переходов– панель в левой части окна Outlook, содержащая список разделов и папок . Кликая на разделе или папке в панели переходов, мы перемещаемся в соответствующий раздел или папку.

Папка– подраздел в одном из разделов outlook, созданный для хранения информации по какой-либо отдельной теме. Например, в разделе «Почта» кроме стандартных папок «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», «Черновики» пользователь может создать дополнительные папки «Переписка с Ивановым», «Письма по Бета-групп» и т.п.

Повторяющиеся встречи– встречи в «Календаре», для которых заданы параметры повторения. Например, «Планерка: каждый второй понедельник, с 12.00 до 13.00». Эти встречи автоматически появляются во всех будущих неделях Календаря.

Повторяющиеся задачи– задачи, для которых заданы параметры повторения. Например: «Полить цветы – каждый день».

Пользовательские поля– дополнительные к стандартным признаки, поля задач, встреч и других элементов Outlook, которые пользователь может задавать сам. Например, контакт кроме стандартных полей «Имя», «Телефон», «E-mail» может содержать созданные вами пользовательские поля «Перспективный клиент», «Поздравлять с праздниками», «Приглашать на дилерские конференции» и т.п. Пользовательские поля позволяют формализовать дополнительную интересующую нас информацию по контактам, задачам, встречам и другим признакам.

Пользовательские представления– различные способы увидеть, т.е. представить ваши списки задач, встреч, контактов. Одни и те же исходные данные, например задачи, можно увидеть под разными углами – с помощью отбора, сортировки, группировки, выбора полей, автоформатирования , которые и задают параметры пользовательского представления.

Поля(поля задачи, поля встречи…) – стандартные признаки задач, встреч, контактов и других элементов Outlook. Например, любая задача содержит поля «Тема», «Срок», «Оповещение», «Категории» и т.п.

Поля(пункт в меню настройки представления) – параметр пользовательского представления . Определяет, какие поля задач (встреч, контактов и других элементов Outlook) необходимо видеть в данном пользовательском представлении.

«Почта»– раздел outlook, предназначенный для работы с сообщениями электронной почты.

Разделы Outlook– основные «отсеки» программы, предназначенные для работы с различными типами информации. А именно: «Календарь» , «Задачи» , «Почта» , «Контакты» , «Заметки» , «Дневник» .

Сообщение– элемент раздела «Почта» , электронное письмо.

Сортировка– параметр пользовательского представления . Определяет упорядочение задач (встреч, контактов и прочего) в списке: по алфавиту, по приоритету, по дате.

Формы– настраиваемые пользователем виды окна задачи (встречи, контакта…), которые могут кроме стандартных полей содержать любые пользовательские поля. Формы позволяют сделать более удобной работу с задачами, содержащими много стандартизированных подробностей. Например, для удобства работы с клиентом можно настроить форму контактов так, чтобы кроме стандартных полей «ФИО», «Телефон» и других в ней отображались пользовательские поля «Дата коммерческого предложения», «Необходимо приглашать на презентации новых продуктов» и т.п.

Дорогой читатель, еще раз напомню ключевые рекомендации по использованию основных разделов Outlook. Успехов в применении!

Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.