Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Управление временем = Работоспособность * Понимание * Масштаб

Работоспособность – это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.

В целом работоспособность – это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т.п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.

Понимание – это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз – но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда. Можно тщательно распланировать написание книги и написать ее – но издать не в том формате, который позволит донести ваши мысли до целевой аудитории. Можно общаться со множеством людей, но не понимать их адекватно и потому не делать союзниками в достижении своих целей.

Чтобы увеличить показатель «Понимание», нужно, во-первых, изучать закономерности нашего мира, учиться понимать его. Здесь вам помогут науки: философия, психология, теория систем… Кроме того, нужно овладевать технологиями и навыками, позволяющими не просто адекватно понимать мир, но и адекватно прикладывать к нему свои усилия.

Масштаб – это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности. Одну и ту же мысль можно изложить на интернет-форуме, который прочтут десятки человек, в статье, которую прочтут тысячи, или в книге, которую будут читать и перечитывать десятки тысяч. Какой-либо процесс можно рационализировать только на своем рабочем месте, а можно – в компании, отрасли, стране, мире. Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» – выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.

Нетрудно заметить, что Microsof Outlook помогает повысить, причем существенно, в разы, компонент формулы «Работоспособность». А именно: «Календарь» – в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» – в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» – в наращивании способности к планомерному усилию и т.д. Outlook также позитивно повлияет на компонент «Масштаб» – только электронная фиксация задач, встреч и контактов будет адекватна работе с большими, серьезными системами.

Остается «Понимание». Здесь менеджмент и Outlook отступают. Мера совпадения нашего понимания реальности и наших действий с общей гармонией мироздания (судьбой, волей Божьей – для каждого здесь будет свое определение, соответствующее его мироощущению) – предмет серьезный и непростой. Равно как и мера нашего осознания собственных жизненных ценностей и устремлений. Это понимание находится уже за рамками планирования и организации времени на Outlook. Но без этого понимания невозможно успеть главное – жить своей жизнью, а не чужой, навязанной.

До встречи, читатель!

Искренне благодарю:

Протоиерея Виталия Головатенко, уделившего время на детальную обратную связь;

Вадима Иванова, несколько лет назад открывшего мне глаза на богатейшие возможности Outlook;

Андрея Калугина из Microsof, раскрывшего прекрасные новые возможности Outlook 2007;

Екатерину Краус, обеспечившую квалифицированное тестирование текста;

Михаила Кулыгина, оказавшего неоценимую помощь в создании скриншотов;

д.э.н., проф. Марианну Анатольевну Лукашенко, проректора Московской финансово-промышленной академии – бесценный кладезь творческих и методических идей;

Ольгу Мельникову, руководителя аппарата генерального директора компании «Русал»;

Викторию Петрову, директора по персоналу компании «Русал»;

Александра Селютина, заместителя директора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Ольгу Стрелкову, неизменного вдохновителя новых творческих ходов в ТМ-книгах;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт».

Автор также благодарит участников открытых и корпоративных семинаров «Тайм-менеджмент на Microsof Outlook», чьи ценные замечания позволяли понять реальные практические потребности менеджеров и чья обратная связь укрепляла нашу уверенность в жизненной важности грамотного компьютеризированного планирования для современной России.

В этом глоссарии раскрываются основные термины, необходимые для эффективной работы с Outlook. Здесь нет терминов, связанных с тайм-менеджментом: они приведены в монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» [2].

Автоформатирование– параметр пользовательского представления . Определяет, какие задачи ( встречи , контакты ) и по каким признакам должны быть автоматически отформатированы определенным цветом или размером шрифта. Например, «Важные задачи отобразить красным полужирным шрифтом».

Встреча– элемент раздела «Календарь» , используется для планирования жестко привязанных ко времени событий: встреч, презентаций, переговоров и т.п.

Группировка– параметр пользовательского представления . Сбор задач, контактов и т.д. в тематические группы, которые можно разворачивать и сворачивать для удобства обзора. Чаще всего делается по категориям .

«Дневник»– раздел outlook, предназначенный для фиксации выполненных задач, сделанных телефонных звонков, отработанных документов и т.п. Удобен для хронометража и последующего анализа выполненной работы, в том числе – количественного, при экспорте данных в Excel.

Задача– элемент раздела «Задачи» , используется для планирования задач и поручений, которые могут иметь срок исполнения, но не имеют жесткой привязки ко времени. Например, «отчет к 5 сентября», «телефонный звонок в ближайшие день-два», «не срочно: проконтролировать при разговоре с подчиненным».

«Задачи»– раздел outlook, предназначенный для планирования задач и поручений, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к конкретному времени определенного дня. Например, элементом «Задач» может быть «Подготовить предложения по проекту Х к 12 марта».

Заметка– элемент раздела «Заметки» , служит для фиксации мыслей и полезной информации.

«Заметки»– раздел outlook, предназначенный для фиксации мыслей и полезной информации, не являющихся конкретными задачами, но полезных для проработки различных проектов и направлений деятельности.