Инна Алексеева - PR высокого полета

Обеспечьте топ-менеджера указкой (лучше лазерной); серьезный руководитель, тычущий пальцем в транслируемый слайд, выглядит несколько комично. Обычно указку по просьбе выступающего предоставляют организаторы. Указки нет? Пусть возьмет ручку. Если у спикера от волнения трясутся руки, лучше не использовать лазерную указку, чтобы лучик не дрожал.

Если среди слушателей есть иностранцы, презентацию лучше всего делать на двух языках — русском и английском. Кстати, о языках. Если ваш топ-менеджер выезжает за рубеж, позаботьтесь о том, чтобы он заранее выучил свою презентацию на английском. Конечно, замечательно, когда руководитель свободно владеет иностранным, а если нет? По крайней мере он должен уметь рассказывать о компании, в которой успешно трудится, о своих обязанностях. Не может? Пусть компания наймет репетитора! В противном случае лучше заранее предупредить организаторов, что топ «по-английски не разговорчив», тогда они будут готовы предоставить синхрониста и найдут специальное оборудование для синхронного перевода.

Презентации, как правило, готовят не топ-менеджеры, а их пиарщики или персональные ассистенты. С последними рекомендуем дружить! Обычно презентации делают в Power Point, тогда их очень удобно транслировать с помощью проектора. На крайний случай сгодится Word (хотя не советуем!).

Алексей Лимонов, директор по рекламе и PR, «Кухнистрой»:

Мы готовим каждому докладчику презентацию в Power Point, так как презентация помимо основной краткосрочной функции — помощь докладчику и залу во время выступления — выполняет еще и долгосрочную. Качественно сделанная презентация с интересными данными будет долго гулять в бумажном виде после конференции в большинстве компаний-участников. Посетить мероприятие могут не все сотрудники, зато ознакомиться с презентацией постфактум (а заодно узнать и о вашем топе) можно будет всем. К тому же готовая презентация «расскажет» все сама в случае, если ваш спикер неожиданно заболел или находится в командировке.

Идеальный доклад длится 10–15 минут (потом все начинают засыпать), при этом треть времени мы советовали бы отвести на вопросы и ответы. Презентация должна быть яркой, необычной по содержанию, а по оформлению — простой, не надо летающих заголовков и фона в крапинку. Тезисы должны быть краткими, но емкими.

Полезный прием: пусть в содержании будут очевидные пробелы, тогда у аудитории неизбежно возникнут вопросы, это оживит монолог, привлечет внимание слушателей. С другой стороны, в аудитории всегда найдутся коллеги-активисты, которым до всего есть дело. Таковые постоянно прерывают спикера, не только задают вопросы, но и высказывают свое мнение. Что делать? Можно предложить поговорить на тему более подробно после презентации или же в кулуарах после доклада. Если же активист слишком навязчив, спикер может предложить залу: «Давайте выслушаем мнение нашего коллеги по данному вопросу». От такого неожиданного предложения коллега, как правило, тушуется и, наспех изложив свою позицию, умиротворенно присаживается.

Обязательно организуйте видео- и фотосъемку вашего топ-менеджера во время выступления, потом фото можно будет использовать для СМИ, а также для внутреннего издания компании. Необходимо также записывать доклад топ-менеджера на диктофон. Зачем? Во-первых, чтобы иметь подтверждение для цитат медиа (кстати, напоминайте топ-менеджерам, что на профессиональных и отраслевых конференциях всегда есть журналисты, чтобы не наговорили лишнего!). Во-вторых, файл можно отправить сотрудникам офиса или в региональные представительства, если вы считаете, что он поможет работе. В-третьих, выступление желательно разобрать по косточкам, обратить внимание топ-менеджера на допущенные им ошибки, если они были. Так что без записи никак не обойтись.

Помните также, что у вас всегда есть возможность заняться организацией собственных конференций. Если все получится, возможно, в скором будущем кто-нибудь из серьезных организаторов конференций предложит вам провести столь значительное для отрасли мероприятие вместе. И это будет ваш успех и заслуга!

Обязательно пригласите выступить аналитиков, конкурентов, партнеров и представителей СМИ. Сделайте программу действительно интересной для специалистов вашей отрасли, а само мероприятие, например, ежегодным. Не пожалейте средств на удобный зал, вкусные обеды и кофе-брейки. Не забывайте рассылать благодарственные письма участникам конференции после мероприятия (образец такого письма вы найдете в Приложении 12).

Отправьте вашему топу памятку о предстоящей конференции. Она может включать следующие пункты:

— название конференции, дата и место проведения (точный адрес);

— организаторы и их контакты;

— спикеры: ФИО, названия представляемых ими компаний;

— аудитория (описание: города, позиции, общее число участников);

— время и тема выступления топ-менеджера;

— информация о поездке (схема проезда, время пути, время пребывания на мероприятии);

— информация о предоставленных организаторам материалах о топ-менеджере и его выступлении;

— отзывы о предыдущих конференциях;

— сама презентация (либо информация о том, где на диске она хранится).

Приготовьте также указку, флешку и/или диск с презентацией, ноутбук, диктофон, фотоаппарат, визитки, корпоративную визитницу.

Архив

После выступления топа занесите данные о его докладе в специальный файл-архив и сохраняйте их в течение года. Архивные материалы помогут вам определить наиболее интересные для СМИ темы, подготовиться к будущим конференциям, а также проанализировать типичные ошибки топ-менеджеров, чтобы затем отработать их на тренинге.

Архив может включать в себя те же пункты, что и приведенная выше памятка для топ-менеджера, но желательно добавить еще две позиции:

— отзывы о докладе топ-менеджера (особое внимание ошибкам!);

— фотография топа, сделанная во время его выступления.

Благодарности

Не забудьте поблагодарить организаторов конференции за то, что они любезно пригласили вашего топ-менеджера выступить, напишите им несколько слов о том, как замечательно все было организовано, отметьте детали, особенно впечатлившие вашего топа. Похвала должна быть искренней, а не натянутой. Предлагаем один из вариантов благодарственного письма в Приложении 13.

Не секрет, что иногда после выступления на конференции топ-менеджеры предъявляют пиарщикам претензии по поводу того, что не все было так, как им хотелось бы. Мы собрали наиболее распространенные высказывания и подготовили ответы.