Инна Алексеева - PR высокого полета

Чтобы понять, какие ошибки спикеры делают чаще всего, мы обратились к организаторам конференций. Вот что они рассказали.

Мария Большакова, заместитель руководителя отдела конференций, The Moscow Times:

Часто спикер впервые видит текст собственной презентации уже на самой конференции, так как не участвует в ее составлении, положившись на PR-департамент.

Много рекламы (не только у спонсоров) — не лучший PR-ход. Люди ходят на конференции не для того, чтобы узнать, сколько филиалов у компании, а для того, чтобы узнать, как можно управлять этим количеством филиалов.

Разговаривать по мобильному во время выступления — выказывать неуважение к слушателям.

Елена Федорова, генеральный директор, ООО «СибКонгресс»:

Самая большая ошибка — когда спикеры читают по бумажке. Обычно слушатели перестают воспринимать такого спикера уже через пять минут. На пятнадцатой минуте внимание не концентрируется даже на хорошо подготовленном докладе. Просто физически. Хороший и опытный спикер каждые пять минут делает какой-нибудь «бабах», привлекающий внимание: анекдот, серию слайдов, интересный пример из опыта внедрения продукта, о котором он вещает. Советую спикерам смотреть в глаза слушателям. Причем не только первому ряду, но и «прицельно-точечно вдаль», это тонизирует. Здорово еще, когда спикер умеет хорошо отвечать на вопросы (не слишком затянуто, так как в этом случае задавший вопрос уже не рад, что вылез, а остальные откровенно скучают и не имеют возможности задать свои вопросы).

Мария Иванова, менеджер отдела конференций, «Ведомости»:

Конференции «Ведомостей» создают площадку для обсуждения актуальных для бизнес-сообщества тем, поэтому приоритетом является суть выступления, его содержание, фактическая информация, за которую слушатели конференции платят своими деньгами и, что еще более важно, временем. Безусловно, уровень презентационных навыков выступающего и его ответственное отношение к аудитории являются неотъемлемой частью личного успеха спикера и всего мероприятия. Типичные ошибки в содержании выступлений:

— обширные вступления — развернутые рассказы о компании и истории вопроса, важности вопроса, теоретической подоплеке и прочем утомляют, уводят от темы, воспринимаются аудиторией как прямая реклама;

— недостаток либо отсутствие фактической информации — цифр, аналитики, фактов, результатов.

Ошибки при подготовке и презентации выступления:

— выступление рассматривается как монолог вне контекста живой программы мероприятия — ранее прозвучавших выступлений и затронутых вопросов;

— спикер не обращает внимания на реакцию аудитории, не работает с аудиторией — звучит монолог, не допускающий обратной связи зала; слушатели не могут задать уточняющий вопрос, теряют нить рассуждения, а затем и интерес;

— выступление читается по бумажке или слайды озвучиваются слово в слово;

— выступающий не может рассчитать продолжительность выступления: собранный объем информации превышает отведенное для выступления время либо наоборот;

— имеются технические недостатки, касающиеся голоса, четкости и энергетики речи.

Другим вариантом участия руководителя в конференции может стать модерирование ее части, например «круглого стола». Роль модератора очень важна, поэтому, если вашему спикеру оказано столь высокое доверие, подготовиться следует самым тщательным образом. В идеале стоит созвониться со всеми спикерами сессии, которую он будет вести, расспросить, о чем будут доклады, на что будет сделан основной упор; обязательно уточнить непонятные моменты, сформулировать несколько вопросов к спикерам, которые можно будет задать после их выступлений, если слушатели будут не очень активны.

Одной из самых сложных задач модератора является соблюдение временных отрезков, отданных для выступлений. Есть спикеры, которые готовы часами рассказывать о достижениях своих и компании, — их порыв нужно вежливо и тактично сдерживать. Предложите организаторам использовать «таблички-минутки»: в конце зала, за спинами слушателей, например, за 10 минут до окончания времени организатор поднимает табличку с цифрой «10». Спикер понимает, что у него есть еще 10 минут. За пять минут — табличку с цифрой «5», потом «3», по истечении времени — табличку с цифрой «0». Такая система поможет не только спикеру, но и модератору — не нужно стучать карандашом по стакану или покашливать, обращая на себя внимание.

Мария Большакова, заместитель руководителя отдела конференций, The Moscow Times:

Будьте в теме, обязательно следите за временем выступления спикеров, не бойтесь направлять ход беседы, особенно если это касается «круглого стола», где роль модератора одна из главных. Старайтесь расшевелить аудиторию, задавайте больше вопросов, чтобы разговорить и подогреть интерес как ораторов, так и слушателей.

Если вашему топ-менеджеру не удалось стать спикером или модератором, не расстраивайтесь — он всегда может стать слушателем, а вернее, активным участником. В этом случае в рамках обсуждений, «круглых столов» он может открыто высказывать свою позицию, особенно если она не совпадает с основным курсом речи докладчика.

Вероятнее всего, так конференция не пройдет бесследно, руководителя обязательно заметят, журналисты будут его цитировать, кроме того, можно будет договориться с организаторами об участии в следующих проектах.

Некоторые спикеры вообще не признают презентаций, считая, что слайды только отвлекают внимание участников от их речи. Излишняя привязка к презентации действительно нежелательна, потому что, если вдруг она не загрузится (что довольно часто случалось на конференциях, которые нам довелось посетить), топ-менеджер растеряется и потеряет драгоценное время.

Совет: готовьте топ-менеджера к таким нештатным ситуациям заранее. А также готовьтесь сами: запишите презентацию на разные носители — флэш-карту и диск, отправьте ее заблаговременно организаторам. Помимо этого неплохо уметь управлять презентационным оборудованием, чтобы не зависеть от технических специалистов, которых в нужный момент может просто не оказаться поблизости. Если в начале выступления произошла техническая заминка и, например, не запускается презентация, пусть топ-менеджер не ждет, а начинает говорить, пока технические специалисты разбираются с проблемой. Подготовленному руководителю всегда есть что сказать, а время, отведенное вашей компании, ограничено; да и общее впечатление от молчащего спикера не самое лучшее.