Ирина Красоткина - Деловой имидж

14. Старайтесь избегать специальных терминов, выступая перед людьми, не связанными с вашей профессией, излагать свои мысли настолько просто, чтобы они были понятны даже детям. Повторяйте ваши главные мысли, но не повторяйте дважды одни и те же фразы. Рекомендуем насыщать свою речь разными примерами из жизни.

15. Концовка речи действительно является ее самым стратегически важным элементом. То, что вы скажете в конце, слушатели, скорее всего, будут дольше помнить. Лучше было бы для вас не заключать свое выступление словами: «Вот приблизительно все, что я хотел сказать по этому вопросу. Так что, пожалуй, я на этом закончу». Постарайтесь плавно закончить свою речь, но не оставляйте ее незавершенной и разбитой.

Рекомендуем вам подготовить хорошее начало и хороший конец своего выступления и сделать так, чтобы они были связаны друг с другом.

Желаем успехов в ваших выступлениях!

На страницах научно-популярной литературы уже мелькает словосочетание «безбумажная информатика», и специалисты по ЭВМ рисуют светлые картины недалекого будущего, когда руководитель забудет, как выглядит обычное служебное письмо, украшенное штампом «входящий N...». Но пока что эти радужные перспективы довольно далеки от реальной жизни руководителя, в которой работа с почтой и всякого рода служебными записками занимает по-прежнему одно из главных мест.

Мало кто из руководителей любит работать с бумагами, и вместе с тем даже самый умелый организатор не справится с поставленными перед ним задачами, если не сумеет с помощью деловой переписки организовать, например, своевременную поставку комплектующих узлов и деталей.

Ежедневно на стол руководителя попадают десятки (по некоторым наблюдениям, от 10 до 120) документов, которые требуют его внимания.

Документ – рецендент отображения фактов, событий, предметов, явлений, объективной и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графика, рисунка, фотографии, звуко– и видео– записи на специальном материале (на магнитной ленте). Самая главная функция документа – длительная сохранность информации.

С каждым документом руководитель должен ознакомиться, оценить возникшую ситуацию, принять решение и оформить его в виде указания-резолюции. С помощью резолюции на документе руководитель оказывает влияние на весь ход управленческой работы. Важно, чтобы они вписывались в существующую систему управления и не вносили в нее беспорядок.

При хорошо поставленном делопроизводстве к руководителю попадают только действительно важные документы, указания по исполнению которых должны исходить непосредственно от него. Если документ касается стандартного вопроса, решение которого предусмотрено действующей системой, он может быть направлен непосредственно исполнителю без резолюции руководителя.

Требования к документам, в том числе и к резолюциям на них, установлены Единой государственной системой делопроизводства. Еще одно требование – адресность резолюции. Определяя адрес указания, следует соблюдать правило централизации ответственности. Целесообразно устанавливать ответственного за решение, который может привлечь других, или же четко определить рамки ответственности каждого. Это способствует повышению исполнительской дисциплины, ликвидирует возможность «отфутболивания» вопроса от одного работника к другому. Если задача сложна и ее решение требует участия нескольких исполнителей, подчиненных руководителю, в резолюции появляется несколько адресатов.

Очень важно четко определить содержание управленческих действий, которые должны быть выполнены в связи с рассматриваемым документом, а также показать свое отношение к ситуации и возможные пути решения вопросов.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнительные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. В то же время руководитель знает, что в управленческой работе имеется так называемое поле свободных действий. Чем выше квалификация исполнителя, тем большую свободу действий ему следует предоставить. Все это, несомненно, учитывается при наложении резолюции.

Очевидно также, что резолюция не должна вступать в противоречие с другими резолюциями, т. е. решения необходимо взаимоувязывать, подчиняя их общей задаче повышения эффективности производства.

Итак, резолюцию следует писать четко, конкретно и в то же время кратко. При этом она должна содержать все необходимые элементы: адрес, содержание действия, порядок его выполнения, форму контроля, подпись и дату. Очень важно выбрать правильный стиль изложения – корректный, соответствующий служебной этике.

Вообще, во всех организациях служебные документы идут в три потока: входящие, исходящие и внутренние. Также они делятся на инициативные и ответные.

Любой документ можно отнести в соответствии со сроками хранения к оперативным (до 10 лет длительностью хранения) и постоянным (45, 50, 75 лет). Для документов длительного хранения должен быть переплет.

Для изготовления документов используются поля. Левое поле должно быть 35 мм от края листа, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм.

Существует 29 реквизитов, объединенных в формуляр. Образец может располагать реквизиты как угловым, так и продольным способом. Между реквизитами 2–3 интервала, в зависимости от наполняемости документа.

01 Реквизит. «Герб».

Герб располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

02 Реквизит. «Герб субъекта Российской Федерации».

Располагается по центру от наименования организации.

03 Реквизит. «Эмблема организации или товарный знак» (логотип).

Ставится только на бланках коммерческих организаций. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

04 Реквизит. «Код организации».

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Состоит из 8 цифр и располагается на унифицированных бланках документов в правом верхнем углу, а для служебных писем либо в составе реквизита 07, либо отдельно после реквизита 07.

05 Реквизит. «Код формы документа».

Проставляется по ОКПО. Содержит 7 цифр, и каждый документ имеет свой номер. Код располагается на унифицированных документах в правом верхнем углу.

06 Реквизит. «Наименование организации».

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Данный реквизит располагается при продольном – посередине верхнего поля документа, при угловом – от границы левого поля до 73 мм или посередине отрезка в 73 мм.