Ирина Красоткина - Деловой имидж

07 Реквизит. «Справочные данные об организации».

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

08 Реквизит. «Наименование вида документа».

Наименование вида документа (приказ, акт и др.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Данный реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. При продольном расположении наименование вида документа пишется по центру заголовочной части. При угловом – от нулевой границы.

09 Реквизит. «Дата документа».

Это обязательный реквизит любого документа, который придает ему юридическую силу. Отражается и при угловом, и при продольном расположении от границы левого поля. Оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Причем день месяца и месяц пишутся двумя арабскими цифрами, разделенными точкой, год – четырьмя цифрами. Допускается словесно-цифровой способ написания месяца. Следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и д. р.), дата печатается на документах при их оформлении. В остальных случаях допускается проставление даты от руки.

10 Реквизит. «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту. Реквизит при угловом расположении располагается на уровне даты от 40 мм, при угловом – от 20 мм от границы правого поля.

11 Реквизит. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12 Реквизит. «Место составления или издания документа».

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации». В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления. Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

13 Реквизит. «Гриф ограничения доступа к документу».

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Оформляется на первом листе документа в правом верхнем углу верхнего поля. В государственных предприятиях используются слова: секретно, совершенно секретно, особо важные, служебного пользования. В коммерческих: коммерческая тайна, конфиденциально, строго конфиденциально, не для печати. Ниже грифа ограничения указывается номер экземпляра документа, а в оформляющей части – количество изготовленных экземпляров и место их нахождения. Эта информация проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

14 Реквизит. «Адресат».

Реквизит максимально может содержать следующие составные части: наименование учреждения в именительном падеже, наименование структурного учреждения в именительном падеже, должность получателя в дательном падеже, инициалы и фамилия в дательном падеже, почтовый адрес (при адресовании документа физическому лицу указывается в начале реквизита). Допускается центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке, причем располагается реквизит от 78 мм до границы правого поля. На документе может быть отражено не более четырех адресатов, если более, то составляется список рассылки.

15 Реквизит. «Гриф утверждения документа».

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым предоставлены соответствующие полномочия. При утверждении должностным лицом проставляются: наименование должности, личные подписи, расшифровка подписи утверждающего и дата утверждения. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова утвержден (утверждена, утверждено), прописными буквами без кавычек. Располагается реквизит в правом углу 100 мм от границы правого поля.

16 Реквизит. «Резолюция».

Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

17 Реквизит. «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, согласуется с наименованием документа, отвечает на вопрос о ком, о чем он. (Например, приказ о создании аттестационной комиссии.) Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

18 Реквизит. «Отметка о контроле».

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Ставится отметка красным карандашом «К» или слово «Контроль». Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

19 Реквизит. «Текст документа».

Содержательная часть текста чаще всего представлена связным текстом, в виде таблицы или анкеты. При необходимости возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Существуют некоторые требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования, объективность и достоверность информации, составление простых текстов, деление текста на смысловые части (введение, доказательство, заключение), исключение повторов, использование делового стиля при написании текста.