Шон Кови - Как достичь цели. Четыре дисциплины исполнения

Выполнение этих требований проясняет цели каждой команды, однако секрет конечного успеха Купера крылся в еженедельных критических разборах. Он ввел три правила, чтобы собрания проходили быстро, а внимание участников не распылялось. «Люди должны ограничить свои отчеты четырьмя минутами. По каждой цели сотрудники описывают поставленные задачи, состояние дел, проблемы и рекомендации. Наконец, собрания должны поощрять совместное решение проблем, а не сводиться к одним отчетам».

Один из руководителей Купера так отозвался о еженедельных собраниях: «Они не дают проблемам разрастись до кризисов… У людей есть время спокойно собраться с мыслями, вместо того чтобы хаотично метаться. Каждый менеджер выступает несколько минут, анализирует графики выполнения работ, а также явные проблемы и старается найти решение. Заведенный порядок помогает не упускать из виду главную цель. Люди идут вперед, получая минимум указаний»[32 - Eric Matson, “The Discipline of High-Tech Leaders,” Fast Company, 1997.].

Вдохновленные Купером, мы несколько лет экспериментировали с различными форматами собраний по КВЦ. Сегодня это тщательно продуманная и разработанная концепция, используемая сотнями организаций для развития наиболее приоритетных направлений их деятельности.

Что происходит во время собрания по КВЦ?

В качестве иллюстрации того, как должно проходить собрание по КВЦ, давайте рассмотрим команду Сюзан по организации и проведению мероприятий.

Помните, они уже сформулировали командную КВЦ (увеличить доход от корпоративных мероприятий с $22 млн до $31 млн до 31 декабря) и два высокоэффективных опережающих показателя:

• еженедельно обеспечивать два личных визита клиентов в отель в расчете на каждого сотрудника;

• дополнительно предлагать барное меню премиум-класса во время проведения 90 % всех мероприятий.

И еще Сюзан с командой подготовили информационное табло.

Когда они начали собрание по КВЦ в понедельник утром, прошло уже три месяца с начала ее реализации, и их табло обновилось.

Сюзан:Всем доброе утро. Сейчас 8:15. Для начала давайте посмотрим на табло.

[Анализ табло.]

Сегодня у нас хорошие новости. Только что подошел к концу третий месяц реализации командной КВЦ, и мы даже перевыполнили задачу – увеличили поступления от корпоративных мероприятий! Запаздывающий показатель за последний месяц составил $14 млн по сравнению с целевым показателем в размере $10,4 млн. Примите мои поздравления.

Как вы видите, на прошлой неделе по опережающему показателю № 1 мы в совокупности увеличили число визитов до 14, и это наш лучший результат за последние семь недель. Поздравления лучшим сотрудникам, Эмили и Ричарду, каждый из которых организовал по четыре визита.

Более того, мы превысили опережающий показатель № 2, подняв его до 95 % от всех мероприятий, где мы предлагали барное меню премиум-класса, однако мы не выполнили цель по процентам в течение четырех из семи последних недель. Хотя я знаю, что мы довольны результатом последней недели, нам придется потрудиться, чтобы доказать, что мы можем поддерживать его на нужном уровне.

[Отчет об обязательствах прошлой недели.]

Теперь перейдем к моим обязательствам. На прошлой неделе я пообещала поработать по 20 минут с Ким и Карен, чтобы они научились убеждать клиентов заказывать более дорогие продукты из нашего барного меню, а также заниматься их доставкой. Я это сделала.

Кроме того, я дала обещание посетить собрание в Торговой палате и заполучить как минимум три новых контакта корпоративных клиентов, которые в настоящее время не проводят мероприятия в нашем отеле. Мне приятно, что удалось вернуться с контактами пяти организаций, которые я сегодня передам некоторым из вас.

На следующей неделе я закончу окончательный анализ новых маркетинговых материалов для нашего нового барного меню премиум-класса. К тому же я проинтервьюирую трех кандидатов на вакансию в нашей команде и сделаю предложение тому, кто в наибольшей степени отвечает нашим требованиям.

Ким:На прошлой неделе я дала обещание лично встретиться с руководителями двух компаний, которые только что открыли новые офисы в центре города, и я с ними встретилась. Хорошая новость – с одним из них у нас запланирован визит в отель на следующей неделе!

Если ориентироваться на табло, то я организовала два визита клиентов в отель, но дополнительное предложение сделала только одному из них, в результате чего мой счет равняется 50 %, но на следующей неделе я его улучшу.

Тогда же переговорю, лично или по телефону, с двумя своими клиентами, проводившими у нас в прошлом году годовые собрания, но не изъявившими пока желания сделать это в текущем году. Я хочу пригласить их посетить наш отель, чтобы осмотреть новый банкетный зал, а потом постараюсь убедить их подписать договор.

Боб:Моим обязательством на прошлой неделе было убедить трех клиентов, с которыми мы договорились о визитах в отель, выбрать наше барное меню премиум-класса, поскольку все они планируют проведение весьма масштабных мероприятий. Перед встречей я попросил шеф-повара подготовить вина для дегустации и легкие закуски для каждого клиента. Все прошло просто замечательно, и все мои гости заказали барное меню премиум-класса для своих мероприятий!

Если сравнивать с табло, то я организовал три визита клиентов и перевел их всех на более дорогую опцию, в результате чего мой счет равняется 100 %.

На следующую неделю у меня пока запланирован всего один визит, поэтому к понедельнику я свяжусь как минимум с пятью потенциальными клиентами и постараюсь убедить хотя бы одного из них посетить отель к концу недели.

Карен:На прошлой неделе я обещала разослать памятные письма десяти моим клиентам, которые в прошлом году проводили у нас свои мероприятия. В каждое письмо я вложила по две-три фотографии, плюс банкетное меню, которое они использовали, и написанную от руки записку с пожеланием от меня снова увидеть их в этом году. С удовольствием сообщаю, что четверо клиентов позвонили, чтобы поблагодарить за фотографии, а двое согласились приехать и посмотреть на новый банкетный зал.

Что касается табло, то я организовала два визита клиентов и с обоими обсудила наше барное меню премиум-класса, в результате чего мой счет составил 100 %.

На следующей неделе я собираюсь подготовить памятные письма еще для пяти клиентов, с которыми мы сотрудничали в прошлом году, и разослать их.

Собрание по КВЦ продолжается в том же духе, пока все члены команды Сюзан не выступают со своим отчетом. Обратите внимание: о результатах они отчитываются не только перед Сюзан, но и друг перед другом.

Принимайте высокоэффективные обязательства на следующую неделю