Дон Аслетт - Как успевать жить и работать

Нередко нам звонят люди, с которыми нам действительно хотелось бы поговорить и обсудить взаимно интересные вещи. В данном случае перед нами возникает проблема в отсутствии времени, а не в неприятном собеседнике. Что ответить? «Я с удовольствием обсудил бы это с тобой, будь у меня не так много работы». Если это деловой разговор, добавьте:

«Почему бы вам не написать мне об этом?

Я изучу ваше предложение, и мы встретимся, когда у меня будет больше времени». Такой ответ позволяет вам взять контроль над ситуацией в свои руки.

Если вас часто беспокоят люди с просьбой проконсультировать их по вопросам, связанным с ва шей профессиональной деятельностью, посоветуйте им подробно описать свою ситуацию в письме и отправить его электронной почтой. Необходимость описать что-то значительно сузит круг желающих услышать ваше мнение. Сделать звонок - пара пустяков, а письмо - это умственная работа. Особо назойливым можете сообщить, что даете платные консультации за 100 долларов в час.

Мы должны держать наготове краткий и внушительный ответ для менеджеров, предлагающих приобрести товары по телефону. Выпишите несколько стандартных извинений, если это необходимо:

«Извините, у меня все есть», или «Политика нашей компании запрещает принимать подарки» с обязательной толикой вежливости: «В любом случае, спасибо, что отвлекли меня от работы». Эти слова легко произнести, и они звучат не обидно. Затем попрощайтесь и как можно быстрее повесьте трубку.

Один из лучших способов контролировать телефонные звонки - специально выделить для них один или несколько дней. Убедитесь в том, что постоянные партнеры по бизнесу и клиенты знают о вашем нововведении. Личный секретарь, если он у вас есть, вполне может в ряде случаев ответить на личные звонки за вас. Как вариант, заведите голосовую почту.

Не бойтесь переадресовывать звонки на голосовую почту в течение самых напряженных рабочих часов. Отсутствие телефонных звонков значительно увеличит темп вашей работы.

Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Конечно, можно перезвонить им позже и поговорить приватно, однако это разрушит первоначальный замысел и вряд ли приведет к желаемой цели.

Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций.

1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания.

2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.

3. Назначьте человека, который будет конспектировать разговор.

4. Позаботьтесь о том, чтобы в совещании был ведущий, который будет вовлекать людей в обсуждение, направлять его в нужное русло и следить за тем, чтобы не было отклонений от темы.

5. Определитесь со своей точкой зрения до начала разговора.

6. Хорошо, если участники во время совещания не будут шуршать бумагой, щелкать авторучками и двигать стул: это создает много фонового шума, мешающего разговору.

7. И самое главное: если вы чувствуете себя неуютно во время проведения совещаний по телефону, не меняйте во время них свои решения и не берите серьезных обязательств.

Исследования показали, что большинство людей, обращающихся в компании по телефону, не могут дозвониться до нужного человека. Это стало поводом для создания голосовой почты. Голосовая почта по многим параметрам превосходит автоответчики и более функциональна. Время, потраченное на прочтение сообщений с голосовой почты, непременно окупится. Чтобы насладиться преимуществами голосовой почты, пользуйтесь следующими рекомендациями:

• Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для себя (затем пусть друг, супруга или коллеги оценят вашу профессиональную этику).

• Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.

• Стирайте старые сообщения, чтобы оставалось место для звонков коллегам.

• Читайте сообщения дома или во время дороги.

Говорить по телефону за рулем автомобиля небезопасно.

Во-первых, может случиться авария, а во-вторых, такие телефонные разговоры, как правило, небрежны и могут нанести ущерб вашему бизнесу. Лучше делать звонки из машины, отъехав предварительно на обочину дороги или припарковавшись.

Я заметил, что по-настоящему успешные люди часто пишут ответы прямо внизу моего письма. Это быстро и просто, и потому мне это нравится.

"Разве компьютер сделал написание писем более простым?» - удивитесь вы. Но я знаю много людей, работающих в офисе, которые тратят даже больше денег и времени на письма с тех пор, как они приобрели компьютер и дополнительное оборудование.

Когда вещи даются нам легко, мы тем не менее всегда ищем другой путь, и часто «перегибаем палку». (Если, однако, у вас есть хорошая, простая в использовании программа, корректирующая ошибки, используйте ее!) Первый, второй и заключительный этап составления письма:

1. Быстро составьте четко сформулированное сообщение.

2. От себя добавьте немного сердечности.

3. Отправьте его как можно быстрее.

Быстро составить краткое письмо лучше, чем долго откладывать написание в ожидании момента, когда вы будете в настроении составить длинное, более содержательное послание. Поэтому по возможности напишите 1-2 строчки, например: «Мы ознакомились с вашим предложением и постараемся ответить на него до конца месяца», или «Некоторым нашим сотрудникам понравилась ваша идея, но большинство нашло ее слишком дорогостоящей, поэтому мы вынуждены ее отклонить».

Нe пишите, если в этом нет необходимости. Возможно, проще сделать короткий звонок (пусть даже в другой город), чтобы получить ответ. А еще лучше используйте электронную почту, если она вам доступна.

Если вы часто пишите однотипные письма, составьте для них шаблон. Храните разные шаблоны в разных подкаталогах. Если вы редко имеете дело с заказными письмами, можете использовать готовую форму, предложенную в почтовой программе.

Если у вас нет ни электронной почты, ни возможности набрать текст на компьютере и распечатать на принтере, напишите письмо от руки: это не только спасительный, но и весьма симпатичный вариант.