Дон Аслетт - Как успевать жить и работать

Исправление ошибок даже с помощью быстрого и не знающего усталости компьютера отнимает много времени. Припомните, сколько раз вам приходилось редактировать и повторно распечатывать до кумент из-за найденной в нем ошибки. Не страшно, если письмо будет содержать одну ошибку, исправленную от руки, - это внесет в ваше послание чуточку личного, кроме того, адресату будет приятно, что вы прочитали письмо перед отправлением.

В деловых письмах избегайте длительных извинений, например за то, что так долго тянули с ответом.

Это пустая трата времени и лишнее напоминание адресату о его недавнем гневе. Они получили ответ, и их уже больше не интересует, почему вы не написали им раньше. Если вы чувствуете, что извиниться необходимо, то извинитесь один раз и кратко.

Если авторучка вышла из строя, попробуйте сначала ее расписать. Заклинание «Я на тебя надеюсь, и ты меня не подведешь» иногда помогает больше, чем длительное исследование всех деталей авторучки, которое к тому же может привести к поломке.

Спасибо замечательным почтовым программам, с помощью которых мы можем в кратчайшие сроки отправить официальные уведомления и письма по электронной почте сразу сорока двум адресатам, просто вписав в нужную строку имена и адреса. Эта операция проста и почти не требует интеллектуальных усилий, но она таит в себе одну опасность: всегда есть риск отправить письмо или материалы не тому человеку. Всегда проверяйте адресную строку дважды, перед тем как послать или переслать сообщение!

Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям: исполнительному директору и руководителям отделов, близким и дальним родственникам.

Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь функцией отправки «скрытой копии» письма.

При большом объеме входящей почты имеет смысл настроить сортировку писем по группам: личные, деловые и пр.

Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.

Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.

Нe допускайте переполнения почтового ящика.

Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.

Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.

В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.

С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!

Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.

Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.

Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.

Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему. Мне было сказано, что отчетов слишком много, они длинные, и в этом есть доля правды.

Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не пренебрегайте отчетами.

Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном стиле и распространяйте их избирательно.

На отчете обязательно следует ставить свою подпись.

Каждому наверняка случалось получать сообщения, на которых не указывалось ни имени, ни даты. После многих лет службы в одном и том же офисе отношения сотрудников становятся менее официальными, и, возможно, именно поэтому некоторые пренебрегают такой незначительной информацией.

Однако без нее порой невозможно определить, от кого поступило сообщение и кому отправлять ответ.

• Не считайте, что вас вычислят только по почерку. В офисе наверняка есть по меньшей мере три человека с похожим почерком.

• Подписывайте фамилию. В офисе работают две Екатерины, три Александра, два Михаила и три Владимира.

• Не злоупотребляйте инициалами. Я бы растерялся, если бы получил письмо, подписанное «К.К.» (что имелось в виду: фирма, где я работаю, «Качество amp; Красота», или мой соавтор, Кэрол Картаино?).

• Всегда ставьте дату: вычислить «когда?» нисколько не проще, чем вычислить «от кого?».

• Подписывайте год.

Сейчас это может показаться необязательным, но годы проходят быстро, и многие заметки, на которых не проставлена дата, к примеру, вырезки из газет и журналов, могут стать загадками в деле.

Имеет смысл делать копии отчетов и рассылать их необходимым адресатам. У копий есть ряд преимуществ: их проще сделать и отсортировать по маршрутам отправления, на них уже указаны дата, когда была совершена сделка, и фамилия человека, заключившего ее. Распространив копию, вы сообщите людям всю необходимую информацию, не сказав ни слова, не сделав ни единого звонка, не созывая собрание. Копии - это отличный способ сделать работу коллектива более согласованной, получить признание начальства, а возможно, и повышение по службе.

Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.

Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.