Коллектив авторов - Научно-справочный аппарат архивов России

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201509100001

Все законодательные акты, регламенты, приказы и др. в последних редакциях размещены на сайте Росархива http://archives.ruв разделе «Документы» ( http://archives.gov.ru/documents.shtml).

Порядок доступа к ведомственным архивам указан в документах соответствующего ведомства. Примеры — приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. №200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации», приказ МВД России от 24.08.2020 №593 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации», приказ ФСБ России от 05.11.2020 №496 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы безопасности Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов».

На этот вопрос отвечает ГОСТ Р 7.0.8.-2013.

В данном справочнике мы рассматриваем в первом разделе все виды НСА согласно ГОСТу, а в третьем разделе — более широкий спектр справочных средств, помогающих при проведении исследований в области персональной и локальной истории, генеалогии и краеведения.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

Давайте сравним две версии «Правил…» — принятую в 2020 году и предыдущую 2007 года, и посмотрим, что изменилось.

«Правила…» 2020 года

XXXIX. Система справочно-поисковых средств

39.1. Система справочно-поисковых средств архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

— обязательные — описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

— вспомогательные (необязательные) — каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.

39.2. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.

«Правила…» 2007 года

5.1. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

5.3. Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

5.3.1. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).