Коллектив авторов - Научно-справочный аппарат архивов России

Географические указателик фондам. Аналогично.

Картотеки,созданные в качестве НСА к документам. Также могут быть предметно-тематические, фондовые, межфондовые и другие указатели. К сожалению, в большинстве архивов переводятся в разряд служебных, и сведения об их существовании недоступны пользователям.

Справочникипо административно-территориальному делению и по церковным приходам той территории, документы которой попали в архив. Справочники должны показывать изменения административных границ и приходов в динамике — за весь период, по которому сохранились метрические книги и другие генеалогические источники в этом архиве.

К сожалению, у архивов не хватает ресурсов для работы над такими справочниками. Их пока мало, и их качество предусматривает дальнейшую доработку. Что можно сделать? Сделать такой справочник самостоятельно. Для одного уезда, может быть даже одной волости. Дальше я расскажу об этом на примере своего справочника.

Электронные базы данных..Для пользователя важна возможность простого текстового поиска по базе данных. Но чтобы он был возможен, названия дел должны вноситься полностью, внимательно. Должны быть указаны года создания документов. Сокращения и ошибки могут вывести документ из поля зрения заинтересованного исследователя навсегда.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Базы данных по административно-территориальному устройству региона и принадлежности населенного пункта к определенному приходу являются наиболее важными на начальном этапе любого исследования. Конечно, наличие таких ресурсов в конкретном архивном учреждении значительно облегчает поиск. Сразу становится понятным круг привлекаемых архивных источников с привязкой к хронологическим рамкам исследования. Но такие базы данных не создаются по одному взмаху волшебной палочки. Нет такого справочника, который можно было бы перевести в электронный формат и решить таких образом вопрос.

С епархиальным устройством все более или менее понятно. Есть клировые ведомости, по которым за период с начала XVIII века и до 1918 года можно проследить образование приходов и их состав. Иногда, конечно, их недостаточно. Нужно привлекать иные справочные материалы, документы текущего делопроизводства консистории. Но, в любом случае, круг источников понятен, а территориальной чехарды, которая будет присуща нашей стране после 1918 года, еще нет. В начале XIX века епархиальные границы соединяются с границами губерний и понимание приходского устройства становится еще более понятным. В ГАРО создана БД «Сводный указатель состава приходов Рязанской епархии».

В 1917 году происходят события, которые меняют административное устройство страны. Рассмотрим эту ситуацию на примере Рязанской губернии и области. Рязанская губерния существует до 1929 года, но даже в период с 1917 и по 1929 год из ее состава уходят административные единицы и приходят новые. В 1929 году губерния упраздняется, и ее территория входит в состав укрупненной Московской области наряду с иными бывшими губерниями. В 1937 году Рязанский регион восстановлен как самостоятельная административная единица, но внутри нее начинают происходит регулярные перемены, за которыми сложно уследить. Приходят новые территории, уходят старые. Внутри постоянно укрупняются или разукрупняются районы и сельские Советы. Как собрать это все в единую базу данных, чтобы она была понятна для работы и профессионалу и рядовому исследователю?

Это большой и очень кропотливый труд, который в ГАРО растянулся на много десятилетий. Результатом этой работы стала БД «Административно-территориальное деление Рязанской области с 1917 года по настоящее время». База постоянно дополняется и работа с ней не прекращается. Для ее создания были привлечены справочные материалы по административному устройству региона, законодательные акты и документы архивных фондов органов исполнительной власти различного уровня (облисполком, горисполком, райисполком), статистики и др. Сейчас мы может в точности до даты ответить на вопрос пользователя про принадлежность интересующего его населенного пункта независимо от его статуса.

Минус баз данных — один. Они недоступны он-лайн даже на платной основе.

Обязан ли архив создавать весь этот справочный аппарат?

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 24. Доступ к архивным документам

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

…

Статья 26. Использование архивных документов

2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

В законе «Об архивном деле» не определен перечень того НСА, который архив обязан создать к своим документам, и предоставить пользователям. В «Правилах…» указано, что описи и путеводитель являются обязательными видами архивных справочников (см. выше). Но нет разъяснений, чем грозит архиву отсутствие обязательного НСА, ненадлежащее его качество или отсутствие свободного доступа к нему пользователей.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».

Нет необходимости указывать ответственность за несоблюдение каждой конкретной правовой нормы, есть общие процедуры привлечения к ответственности.

Стандартные процедуры обжалования:

• Жалоба вышестоящему должностному лицу / в вышестоящий орган, от директора архива и вплоть до губернатора.

• Заявление по ст. 13.20 КоАП РФ. Обширной практики по этой статье нет, но такую возможность стоит иметь в виду.

• Иск в суд, возможно, через прокуратуру о защите прав неопределенного круга лиц.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Обязательным НСА у нас до сих пор считаются картотека фондов и описи. Так же здесь можно упомянуть тематический каталог и каталог фототеки. Но полнота таких картотек, особенно тематической, целиком и полностью зависит от политики конкретного архивного учреждения к этому вопросу. Проблема в том, что первые описи начинают появляться сразу после декрета 1918 года. Идет процесс комплектования губернских архивов из архивов ведомств и учреждений прежней России. Денег на хороший штат нет. Очень часто в регионах этим заняты представители прежних архивных комиссий и часто на бесплатной основе. Когда появляется бюджет, то он все равно был мал для профессиональной кадровой политики. До сих пор в архивах очень велик процент НСА, созданного до 1940 года. Кто составлял его? Не всегда это были очень профессиональные люди, знакомые с архивным делом. Иногда, судя по заголовкам дел, они до конца не понимали смысл и состав документов, которые описывали.