Ирина Андрианова - Личное дело работника

Алгоритм передачи дел на хранение в архив организации, а также в государственный и муниципальный архив, процесс оформления и учета дел, формы документов содержатся в приказе Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила 2015). В приложениях к Правилам 2015 находятся бланки обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя, архивных описей дел, актов об уничтожении документов и др (см. раздел 3).

Коммерческие (частные) организации часто опираются на нормативные акты для гос. служащих при определении порядка работы с личными делами. Общие требования к оформлению, использованию и хранению дел содержатся в архивных правилах, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526, рекомендациях Росархива 2018 г.

На каждого работника отдельно заводятся картонные папки или скоросшиватели, где будут аккумулироваться документы в хронологическом порядке, начиная с момента трудоустройства, на протяжении всей его трудовой деятельности в данной организации и заканчивая увольнением. Если работник повторно принят в штат компании, то на него оформляется новое личное дело. Размещение документов нескольких работников в одной папке личного дела не допускается.

Состав документов при приеме на работу нового сотрудника коммерческие организации определяют сами с учетом законодательства о персональных данных и Трудового кодекса РФ (см. п. 2.3.).

Обложка дела по сути является его титульным листом. Коммерческие организации имеют право сами разрабатывать бланк титульного листа личных дел. Целесообразно приобрести картонные папки с уже напечатанными реквизитами на обложке и заполнять от руки. Но некоторые компании предпочитают вносить данные и распечатывать титульный лист с компьютера и наклеивать его на папку.

Личные дела – документы длительного хранения и согласно ГОСТ 17914—72 должны оформляться в цельнокартонной обложке, иначе гос./мун. архив не примет эти дела на хранение.

Форма обложки дела (титульного листа) указана в приложении №28 к Правилам 2015, а в пунктах 4.25, 4.28, 4.29 содержатся требования к реквизитам, которые должен содержать бланк титульного листа дела:

– полное наименование организации в соответствии с уставом организации;

– наименование структурного подразделения;

– регистрационный номер дела, индекс дела (по номенклатуре дел);

– заголовок дела (фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заведено личное дело);

– крайние даты дела – дата начала ведения дела и дата окончания (указывается дата первого документа в личном деле (о приеме), а последней будет дата приказа об увольнении);

– количество листов дела (указывается после закрытия дела и не должно превышать 250 листов в одной папке);

– срок хранения дела (в соответствии с архивным законодательством);

– архивный шифр дела – код, позволяющий определить место хранения дела в архиве (указывается при передаче дела на архивное хранение).

Форма обложки дела содержит реквизит «наименование государственного (муниципального) архива». Организации-источники комплектования гос./мун. архивов вносят полное наименование соответствующего архивного учреждения, а коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не заполняют его.

Если компания в ходе своей деятельности изменила название и/или произошла ее реорганизация, то нужно переоформить титульный лист: указать новое название, а предыдущее взять в скобки. Изменения можно внести от руки или заполнить на компьютере, распечатать и наклеить поверх старого листа (пример полного заполнения обложки см. в п. 3.3.2.5.).

Когда первые документы о приеме помещены в личное дело работника, в начало папки прикрепляется внутренняя опись. Этот учетный документ специалист по кадрам будет заполнять на протяжении всей трудовой деятельности и вплоть до увольнения работника, а первые сведения в описи – данные документов, сформированных при приеме работника.

Благодаря внутренней описи поиск нужных бумаг в деле становится намного быстрее и удобнее. Также эта опись необходима при передаче дел на архивное хранение.

Бланк можно разработать самостоятельно. Однако, проще воспользоваться формой, утвержденной Правилами 2015 (Приложение 27).

Итоговая запись заполняется после увольнения работника, а дело закрывается в делопроизводстве. Обычно к этому моменту внутренняя опись располагается на нескольких страницах, т. к. за время работы сотрудника в личном деле может скопиться большое количество документов.

Внутренняя опись личного дела – это список хронологически расположенных в личном деле документов о трудовой деятельности работника с указанием порядкового, регистрационного номера, названия этих документов, страниц, а после увольнения работника – с указанием количества документов в деле, количества листов в деле и в описи. Опись нумеруется отдельно (пример полного оформления внутренней описи в законченном личном деле см. в п. 3.3.2.3.).

Личное дело регистрируется в специальном журнале или книге учета личных дел работников.

Форма журнала для коммерческих организаций законом не установлена. Поэтому, при разработке бланка, можно воспользоваться одной из форм, предусмотренных для гос. служащих.