Светлана Рахманова - Оплата труда: типичные нарушения, сложные вопросы

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Что касается специфики обоснованности расходов на оплату труда, то здесь вполне можно ссылаться на нормы Трудового кодекса РФ. Так, в соответствии со ст. 132 ТК РФ, заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. Работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 135 ТК РФ). Размер доплат, выплачиваемых при выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (совмещение профессий, выполнение работ различной квалификации, работа в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни и т. д.) предусматриваются коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором (ст. 149 ТК РФ).

В то же время не будет экономически оправдано, например, одновременное предоставление дополнительного отпуска и повышенной оплаты как за сверхурочную работу при установлении работнику ненормированного рабочего дня.

В любом случае обоснование расходов на оплату труда, в первую очередь, вызвано спецификой деятельности самой организации. Чем сложнее условия труда и быта работников, тем больше по размеру компенсации и гарантии могут выплачиваться работодателем.

Положения ст. 252 НК РФ позволяют налогоплательщику уменьшить прибыль на любые расходы, если они произведены в связи с получением дохода. Данный принцип означает, что расходы на оплату труда, выплату компенсаций и иных сумм, связанных с содержанием работников, будут учитываться для целей налогообложения только в том случае, если эти работники связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Так, например, премии могут быть учтены в составе расходов на оплату труда только в том случае, если они увязаны с производственными результатами, с получением организацией дохода.

Расходы должны быть документально подтверждены. В соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны:

– вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах (пп.3);

– представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (пп.5);

– в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги (подп.8).

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Документальным подтверждением расходов на оплату труда являются первичные учетные документы, а также различные ведомости начисления заработной платы, расходные кассовые ордеры и другие соответствующие документы.

Для включения затрат налогоплательщика на оплату труда в состав расходов необходимо, чтобы данные затраты были предусмотрены законодательством РФ как обязательные к начислению или предусмотрены трудовым или коллективным договором (за исключением затрат, предусмотренных в ст.270 НК РФ, которые не включаются в расходы независимо от того, предусмотрены они в трудовом договоре или нет).

При этом положения ст. 255 НК РФ необходимо применять с учетом норм Трудового кодекса РФ, в соответствии с которым отдельные выплаты хотя и предусмотрены законодательством, но конкретные размеры должны быть определены в трудовом или коллективном договоре.

Таким образом, наличие в трудовом договоре ссылки на локальный нормативный акт, которым определены конкретные размеры доплат, надбавок, и поощрительных выплат, является основанием для включения данных выплат в состав расходов на основании ст. 255 НК РФ.

Соответственно, если в трудовой договор заключенный с конкретным работником не включены те или иные начисления, предусмотренные в упомянутых коллективном договоре и (или) локальных нормативных актах, либо на них нет ссылок, то они не могут быть приняты к расходу при исчислении налога. Например, если в организации существует Положение о выплате вознаграждения по итогам работы предприятия за год, однако в трудовых договорах с работниками ссылки на данный локальный нормативный акт нет. В данном случае во избежание претензий со стороны налоговых органов следует включить в трудовой договор ссылку на то, что порядок и условия выплаты вознаграждения по итогам года регулируются «Положением о выплате вознаграждения по итогам работы за год».

Итак, в соответствии со ст. 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда включаются:

1) суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда.

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом РФ.

Таким образом, при формировании расходов на оплату труда по п.1 ст.255 Налогового кодекса РФ должны применяться формы и системы оплаты труда, предусмотренные как трудовыми или коллективными договорами, так и законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, локальными нормативными актами;

2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Обратите внимание! Указанные в данном подпункте премии и надбавки могут быть включены в состав расходов только в том случае, если они связаны с достижением работником именно производственных результатов и при условии, что они закреплены в трудовом договоре или локальном акте организации (например, в Положении о премировании).