Галина Корнийчук - Договоры аренды, найма и лизинга. Образцы, рекомендации, комментарии

Компенсационные выплаты за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах законодательно установленных норм не облагаются единым социальным налогом (п. 1 ст. 238 НК РФ). Сверхнормативные суммы также не облагаются этим налогом, поскольку не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Арендованный автомобиль принимается к бухгалтерскому учету при наличии письменного договора аренды и акта приемки-передачи автомобиля в аренду (форма № ОС-1).

В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н, автомобили относятся к основным средствам. Арендованные основные средства учитываются за балансом на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре. Аналитический учет ведется по каждому объекту арендованных основных средств.

Согласно п. 5, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06 мая 1999 г. № 33н, арендная плата относится к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции, работ, услуг. Необходимыми условиями уменьшения налогооблагаемой базы являются производственное назначение использования арендованного автомобиля (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Организация может использовать арендованный автомобиль и не в производственных целях. В этом случае суммы арендных платежей не могут быть отнесены к расходам, связанным с производством и реализацией, а следовательно, не будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. НДС по таким арендным платежам также не будет приниматься к вычету.

Затраты, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного автомобиля, являются для арендатора расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99), которые для целей налогообложения принимаются как затраты, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, и отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). НДС по данным затратам подлежит вычету при условии, что суммы расходов на эксплуатацию оплачены, а сами расходы приняты к бухгалтерскому учету. Главные условия – производственное назначение понесенных расходов (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ) и наличие правильно оформленного счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В соответствии со ст. 252 НК РФ, любые виды расходов признаются для целей налогообложения только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения понесенных затрат и их экономического обоснования.

В качестве документального подтверждения расходов по содержанию транспортных средств могут быть чеки ККМ, платежные поручения или другие документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра, прочих расходов, без которых транспортное средство не может использоваться в полной мере. Товарный чек не является обязательным дополнением к чеку ККМ. Кроме того, это могут быть договоры на проведение определенных работ (ремонт, техобслуживание) и акты выполненных работ.

В качестве экономического обоснования расходов, связанных с использованием транспортного средства (в т. ч. ГСМ), могут быть представлены как путевые листы, так и любые другие документы, подтверждающие и обосновывающие понесенные затраты.

Вместе с тем указанные формы носят обязательный характер лишь в случаях, когда путевой лист одновременно служит актом сдачи-приемки работ (услуг). В тех случаях, когда служебный автотранспорт используется только для собственных нужд организации (например, при разъездном характере работы работников организации с использованием автотранспорта), путевой лист установленной формы можно не использовать. В данном случае организация вправе разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также дополнив реквизитами, которые сочтет необходимыми для наиболее полного контроля за использованием автотранспортных средств в производственных целях (для извлечения дохода).

В качестве других подтверждающих документов могут быть распоряжения по организации, обосновывающие использование транспортного средства без оформления путевого листа (например, доверенность на использование автомобиля).

При эксплуатации грузового автотранспорта документом первичного учета и основанием для осуществления расчетов за перевозки грузов является также товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. В путевом листе указываются номера товарно-транспортных документов с приложением одного экземпляра этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели. Путевые листы хранятся совместно с товарно-транспортными документами, обеспечивающими возможность их одновременной проверки.

Для замены запасных частей и осуществления текущего ремонта оформляются книга пробега автомашин, журнал выдачи запчастей, график ремонта автотранспортных средств, дефектные ведомости, акты по установке запчастей и ликвидации снятых.

При приобретении организациями горюче-смазочных материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.

К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж.

Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость одного литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т. п.).

Заправка автотранспортных средств может также осуществляться на основании талонов, приобретенных по безналичному расчету. Учет таких талонов должен вестись в книге движения талонов, в которой регистрируются поступление талонов в организацию и их выдача водителям. Талоны на ГСМ хранятся вместе с денежными документами в сейфе организации.