Коллектив авторов - Русский язык и культура речи

При использовании глагольных форм следует помнить, что действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в том случае, когда необходимо выделить, оттенить субъект действия. Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом; исключение составляют тексты протоколов (слушали, выступили, постановили) и постановлений или решений коллегиальных органов (коллегия постановила… ).

Страдательный залог употребляется, если факт совершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, совершивших действие.

Когда нужно подчеркнуть, что действие совершилось, используется совершенный вид, а если оно находится в развитии – несовершенный вид глагола.

Сочетание оплатить за проезд является ошибочным: следует писать оплатить проезд, но заплатить за проезд.

7. Недопустимость лишних слов и тавтологии (обозначения того же предмета, явления другими словами). Например, в предложении Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование слово имеющееся – лишнее: не станут же загружать оборудование, которого нет.

Примером тавтологии являются сочетания в мае месяце, прейскурант цен, приемный пункт по приему заказов и т. п.

8. Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других реквизитах, действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов.

При перечислениях (только в конце предложения) допускаются сокращения т. д. (так далее), т. п. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (другие). Разрешается также сокращение союза т. е. (то есть).

Могут сокращаться названия ученых степеней и званий, а также наименования должностей: проф. И.И. Сидоров, канд. техн. наук А.П. Петров, гл. бухгалтер С.В. Алексеева, зам. директора В.В. Ковалев.

Слово «город» сокращается до буквы г. (с точкой), но это слово и его сокращение, как правило, не употребляются применительно к Москве и Санкт-Петербургу.

Сложные слова, первой частью которых являются числительные, пишутся смешанным способом, через дефис: 70-летие, 25-миллиметровый, 10-тонный, но 20 %-ный раствор.

Должны использоваться только узаконенные сокращенные названия организаций, учреждений, предприятий, структурных подразделений и т. д.: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект».

9. Необходимость различения категорий одушевленных и неодушевленных существительных. Например, объявление Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, списываются в архив, а затем уничтожаются может нанести обиду тем, кому оно адресовано.

10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением я.

Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных документах.

11. Употребление вводных слов и оборотов, снижающих напряженность тона изложения. Так, фраза Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам весьма категорична, а ее редакция К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена заметно снижает напряженность текста.

12. Использование в официальной письменной речи форм обращения, самой распространенной из которых является Уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.

Уважаемые коллеги! – такая форма обращения уместна по отношению к лицам одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение Дорогие коллеги! Нейтральный тон сохранится в том случае, если высказывание начинается так: Коллеги… .

Обращение, содержащее имя и отчество, приобретает несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

13. Использование заключительной формулы вежливости. К сожалению, при составлении российских деловых писем не всегда придерживаются этого правила речевой культуры. В зарубежных стандартах заключительные формулы вежливости являются обязательными в деловой переписке.

Вместе с тем не все рекомендации западных специалистов (по крайней мере, их интерпретация переводчиками) подходят для российского делового письма. Так, считается, что заключительная формула вежливости должна соответствовать форме приветствия в начале письма [7]. Формальное следование этому правилу зарубежного письма привело к распространению «тавтологического» этикета в российской письменной коммуникации: Уважаемый… – С уважением…

14. Объективность содержания официального письма, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. В деловой переписке не допускаются иронизирование, проявление грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность, демонстрируя чрезмерную вежливость (не откажите в любезности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость.

Пример: Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.

Адресант как бы не допускает того, что положение может быть не утверждено.

Знание норм официально-делового стиля дает составителю возможность подготовить текст, в котором ясно, четко и грамотно сформулирована суть ситуации, послужившей причиной составления служебного письма.

Степень владения деловым языком и стилем проявляется не только при составлении, но и при анализе текстов. Вот один из примеров подобного анализа.

На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.

Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.

Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.10.04 г. № 76/2. Сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Дир-р фабрики А.Ю. Петрова

Данный текст может быть проанализирован и отредактирован следующим образом.