Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо – человек, реализация – продажа, сторона – человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело – совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны… с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временнуго предела обычно предлогов с – по , а не с – до , а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь ;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова ( Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления ); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций (см. ниже приложение «Некоторые общие правила использования сокращений в текстах документов» (с. 139–143));

7) первоочередное использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки и связанное с этим редкое обращение к средствам образной речи (метафоры, сравнения, гиперболы и другие тропы); отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов; очень редкое употребление восклицательных предложений; минимальное использование междометий, модальных слов, именных форм с суффиксами субъективной оценки;

8) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на – ние (предпочтительное использование прошу разрешения , а не прошу разрешить );

9) частотность конструкций с последовательным подчинением падежных форм, обычно родительного падежа: распоряжение директора завода металлоизделий ;

10) употребление причастных и деепричастных оборотов, страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено ;

11) использование безличных и инфинитивных предложений со значением императивности, например: должно быть рассмотрено, поручить провести, необходимо рассмотреть ;

12) отсутствие, как правило, прямой речи в деловых текстах;

13) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила, дирекция ходатайствует ; написание от первого лица приказов, заявлений, докладных и объяснительных записок.

Каждый документ имеет определенную форму записи текстов: линейная запись (заявление, доверенность), запись по трафарету (справки, контракты, документы об образовании), таблица (финансовые ведомости), анкета (личный листок по учету кадров), тексты-аналоги (приказы, постановления).

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации, [98]а также в Государственной системе документационного обеспечения управления. [99]

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Основное отличие этого государственного стандарта от ранее существующего стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

Государственный стандарт 6.30–2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации.

Другой вновь введенный реквизит – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП). ОГРН и ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры – в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2007 г.

Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся:

1) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы без точки);

2) адресант – отправитель документа;

3) адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, фамилии, имени, отчества лица в дательном падеже (кому?);