Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Аналогичным образом проверяется корреспонденция, полученная по факсу, в случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес и дата отправления или получения документа могут быть указаны только на конверте. В этом случае конверт подкалывается к документу.

На входящих документах отметка о получении обычно проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Она включает учетный порядковый номер и дату поступления. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения, поэтому на нем достаточно проставить порядковый номер. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

При обработке входящих документов типичной ошибкой является учет только документов, подлежащих регистрации. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, и невозможно просчитать время на обработку неучтенной корреспонденции.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть, что значительно повышает эффективность управленческого процесса. Задача службы делопроизводства или секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. В учреждении необходимо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы, содержащие второстепенные вопросы, должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам, минуя кабинет руководителя.

После рассмотрения документа должностное лицо пишет на нем резолюцию. Документ возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день регистрации, дабы избежать задержек в исполнении документов.

Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции.

Можно отметить несколько этапов обработки входящих документов:

1) проверка правильности доставки корреспонденции;

2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

3) фиксация факта получения документа;

4) подготовка полученных документов к исполнению;

5) передача их на исполнение.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму, установленную в каждой организации. Это может быть журнал, карточка, электронная карточка. Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Регистрация, т. е. «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирует факт его создания, отправления или получения» [112]и придает ему юридическую силу. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Очень важна рациональная постановка регистрации документов. Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. С ее помощью можно, проводя регистрацию на различных рабочих местах, собрать все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль исполнения документов.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Данную систему можно использовать для справочной работы и контроля исполнения документов. Таким образом, регистрация документов позволяет проводить учет документов, контроль их исполнения и справочную работу по документам.

Не регистрируются документы, полученные только для сведения, не требующие ответа и исполнения. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

К таким документам относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», проспекты, копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый регистрируемый документ получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

При регистрации в регистрационную форму из документа выписываются:

1) дата получения;

2) входящий (регистрационный) номер, присвоенный документу учреждением-получателем;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) автор (корреспондент);

6) заголовок (краткое обозначение сведений о составе и содержании документа);

7) количество листов и экземпляров;

8) резолюция;

9) срок исполнения;

10) исполнитель (кто с ним работает);

11) ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

12) номер дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации документа на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск может вестись по любому из введенных показателей.

К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения (вышестоящие организации, подчиненные учреждения) или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов состоит из составления чернового варианта документа, подготовки проекта документа, его согласования (визирования), удостоверения (подписания) документа, отправки документа.