Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Работу по подготовке документа ведет ответственный исполнитель.

Подготовленный документ передается для подписания должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.

В начале работы исполнитель составляет черновой документ. После необходимых консультаций исполнитель создает проект документа. Данный проект составляется на бланке организации, который соответствует будущему документу. При необходимости проект проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Затем проект передается исполнителем на подпись должностному лицу со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель может сразу подписать документ, а может отправить его на доработку, внеся свои замечания. В этом случае документ дорабатывается и вновь собираются визы согласования. Процедура подготовки проекта документа может повторяться, и каждый раз она должна быть проведена исполнителем от начала до конца.

Подпись в документе – один из самых важных реквизитов. В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ООО «Форус»

Личная подпись Ф. Н. Никитин

Печать заверяет подлинность документа и подписи руководителя. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть личной подписи. Название организации и печать должны соответствовать друг другу.

По российским стандартам, датой письма считается дата его подписания руководителем, по западным канонам – день составления документа.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования – остается в деле организации.

Перед отправкой документа ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления. Проверяются:

1) наличие подписи;

2) наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

3) наличие заголовка;

4) правильность адресации (кому направлен документ);

5) если документ предназначен рядовому корреспонденту, наличие адреса;

6) наличие отметки об исполнителе;

7) наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;

8) номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, наличие приложений, порядок отправки и т. д.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или в первой половине следующего дня.

Все вышеперечисленные действия обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (по факсу, электронной почтой) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты коренным образом сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

«Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения подписи (авторизации документа), т. е. необходимо применение специальной программы „электронной подписи“, и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом». [113]

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах управления. Служба делопроизводства или секретарь-референт на основе этого банка данных могут в любой момент ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Внедрение автоматизированных систем регистрации документов существенно изменило возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами позволяют наводить справки по любой комбинации данных, введенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу, по теме или содержанию, по корреспонденту или автору, по региону и т. д. Справку также можно выдавать по исполненным документам, по документам, находящимся в работе и, при необходимости, по архивной базе данных.

К внутренним документам, как правило, относятся распорядительные документы, объяснительные и докладные записки, протоколы и акты.

Обработка внутренних документов при подготовке и оформлении организуется в соответствии с общим порядком работы с исходящими документами, а на этапе исполнения документы повторяют путь входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Контроль исполнения документов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». [114]Можно выделить контроль по существу решения вопроса (выполняют руководители всех рангов) и контроль сроков исполнения задания (выполняет служба ДОУ, учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения, в небольшой фирме – секретарь). Важным условием эффективности контроля является его централизация.

Типовые сроки исполнения документов определяются нормативно-правовым актом. Индивидуальные сроки устанавливаются организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководства. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» [115]дан перечень типовых сроков исполнения документов.

Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

В последние годы широко используется автоматизированный контроль исполнения документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя, а также исполнителю может посылаться предупреждение о документах с истекающим сроком исполнения. В любой момент компьютер может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.