Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Деловое совещание традиционно относят к протокольным речевым жанрам, поскольку они проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи. Совещание тесно связано с письменным деловым общением, а именно с такими речевыми жанрами, как повестка дня и протокол.

Повестка дня– это типизированный письменный речевой жанр с традиционной и однотипной текстовой композицией. В повестке дня отражается последовательность вопросов, которые предполагается рассмотреть на совещании. Например:

1. Информация компании «СТМ» о программном обеспечении для внешнеэкономической деятельности.

2. Вопрос о финансовых и договорных взаимоотношениях с Ассоциацией экспедиторов России.

3. Вопрос об учредителях Ассоциации экспедиторов Санкт-Петербурга

4. Разное.

Протокол– это типизированный письменный речевой жанр, в котором последовательно описывается ход ведения совещания и обязательно содержится важная процедурная информация. В зависимости от полноты фиксации хода совещания составляют краткий или полный протокол. В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, указываются фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит записи выступлений (при необходимости дословные), которые дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, фирмы, организации в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Протоколы пишутся по определенной форме, в них должны быть отражены следующие обязательные реквизиты (формальные элементы, фактические данные): наименование учреждения, название вида документа, дата заседания, номер заседания, место проведения, заголовок, куда входит наименование коллективного органа или конкретного совещания, указание фамилий присутствующих, повестка дня, текст по форме: «слушали – решили», подписи председателя и секретаря. [163]

Пример краткого протокола:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЕРМИКА»

МОСКВА

24.08.2006 № 14

Председатель – Цицин А. Г.

Секретарь – Прохорова Т. А.

Присутствовали: Воробьев К. В., Сенина Е. О., Ярославцева Е. Н., Ярославцева Т. П.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Организация производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Воробьева К. В.

2. Внедрение системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Ярославцевой Е. Н.

СЛУШАЛИ:

Организация производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

ВЫСТУПИЛИ: Воробьев К. В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.

Цицин А. Г. поддержал предложение Воробьева К. В.

РЕШИЛИ:

Произвести закупку 3 компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

СЛУШАЛИ:

Внедрение системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

ВЫСТУПИЛИ: Ярославцева Е. Н. – привела конкретные данные о применении системы скидок для вузов и учебных заведений.

Воробьев К. В. поддержал предложение Ярославцевой Е. Н.

РЕШИЛИ:

Управлению производства и внедрения информационных систем разработать систему скидок для вузов и учебных заведений на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

В работе совещания обычно принимают участие 7–12 человек, это руководитель и остальные участники. Состав участников представляет собой не просто количество людей, собравшихся вместе, а определенную социальную группу, каждый участник которой осуществляет только ему присущие функции, но в то же время данная группа должна действовать как единое целое, что и предопределяет стратегию сотрудничества всех участников. Иначе говоря, для делового совещания характерна одновременная реализация как горизонтальных (коллегиальных), так и вертикальных (административных) связей в процессе взаимодействия, поскольку наряду с реализацией стратегии сотрудничества деловому совещанию также свойственно и наличие иерархической системы управления, или вертикальной связи общения, что обусловливается соответствующим уровнем официальности и достаточно стереотипной ролевой структурой участников совещания.

На деловом совещании, как правило, присутствуют люди, которые: 1) принимают ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания; 2) по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией; 3) будут исполнять принятые на совещании решения.

В процессе совещания каждый из участников выполняет коммуникативную роль, соответствующую его статусу. Так, роль ведущего , или коммуникативного лидера, закреплена за руководителем предприятия или организации (директором, начальником, председателем, президентом и т. п.). Именно он открывает совещание, знакомит всех его участников с повесткой дня, затем в определенном порядке предоставляет слово тем из них, кто имеет непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме, подводит итог сказанному. Руководитель следит за установленным регламентом, удерживает выступающих в рамках темы, останавливает излишне словоохотливых, разряжает чрезмерно накалившуюся атмосферу.

Языковая сторона социальной роли ведущего представлена различными речевыми жанрами, образующими коммуникативное взаимодействие с остальными участниками делового совещания. Речевые жанры, которыми оперирует ведущий, должны отличаться разнообразием: от приветствия до сообщения информации, выражения официального или личного мнения, оценки, отношения к проблеме; кроме того, это могут быть речевые жанры запроса информации, побуждения к действию, речевые обороты, поддерживающие или прерывающие контакт.

Основными речевыми действиями ведущего-руководителя на совещании являются: