Радислав Гандапас - Презентационный конструктор

Это красивый вариант заключения. По его использованию я сразу узнаю профессионала. Заключается прием в следующем: в конце своего выступления оратор напоминает аудитории слова, с которых он его начал. Либо завершает анекдот (историю из жизни), начатый во вступлении, но оборванный с обещанием дорассказать в конце презентации. Часто применяется в паре с вариантом вступления «Когда я ехал к вам сюда».

Этот прием следует использовать при подготовке продолжительных презентаций, которые состоят из нескольких информационных блоков, слабо связанных между собой. Если в презентации аргументация не может быть выстроена в логической последовательности, а сама презентация изобилует цифрами и данными, не поддающимися сокращению, то возвращение к началу будет подобно шампуру, пронизывающему несколько кусков мяса. Участникам презентации этот прием сразу позволит увидеть в ней систему. И даже взглянуть на тему под неожиданным углом. В финале, возвращающем слушателей к началу, может содержаться немного новой информации, которая позволяет увидеть и оценить предмет презентации по–новому.

Романы являются таким литературным жанром, в котором обилие действующих лиц, фактов и историй иногда сбивает с толку не слишком внимательного читателя. И именно в произведениях этого жанра чаще всего встречается такой прием, как возвращение к началу. Вспомним роман Людмилы Улицкой «Искренне ваш, Шурик».

Важной частью презентации были и остаются ответы на вопросы участников. Эта часть может уничтожить все ваши труды, а может спасти не слишком удачное выступление. Ваши ответы на вопросы должны добавить вам несколько баллов, а не отнять. Для этого мы изучим основные принципы ответов на вопросы, которые помогут вам делать это более успешно, чем до сих пор. Итак.

Почему–то сложилось ошибочное мнение, что презентация — подобие некоего испытания. И испытуемый обязан быть на высоте в каждом задании. Выражения лиц участников презентации смутно напоминают мне лица моих экзаменаторов в студенческие годы. Да и презентатор зачастую своим видом напоминает студента на экзамене. Пора понять, что студенческие годы закончились. Вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вас. Иначе бы вы презентации не готовили. Вопросы участников имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение важных моментов, которые нужны им для принятия важного решения. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации, не забудьте того, что сейчас прочитали.

Что следует из первого принципа ответов на вопросы?

• Вы не обязаны знать всего. И даже всего по теме презентации. Вы имеете полное право не только не знать чего–то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Сильный человек никогда не боится признаться в своих недостатках. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.

• Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким–либо причинам давать его не в ваших интересах. Дело другое, что ответ: «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит несколько оскорбительно. Найдите более дипломатичную форму. Например, «У меня сейчас нет информации по этому вопросу…» или «Мне не хотелось бы давать непроверенные сведения…» Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите его визитку или номер телефона.

• Вы имеете право переадресовать вопрос другому специалисту, например находящемуся на презентации. Или отослать спрашивающего к источнику информации (отчету, сайту, книге), где он может найти развернутый ответ на свой вопрос.

Согласитесь, это совсем не похоже на экзамен.

Если вы хотите, чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность была неагрессивной, никогда не наказывайте за вопрос. Что я понимаю под наказанием за вопрос? Отвечаю:

• недовольную гримасу или закатывание глаз;

• фразу «У вас устаревшие данные» или «У вас неверные источники информации»;

• оскорбительно–назидательное «Вы всегда так витиевато выражаетесь?»;

• оскорбительно–оскорбительное «Чушь!»

Не удивляйтесь, даже последние два варианта ответов еще встречаются во время проведения презентаций. Что происходит дальше? Часть сидящих в зале, не желая попасть «под раздачу», прекращает задавать вопросы. Другая же часть, раззадоренная подобными реакциями, начинает «бодаться» с оратором, превращая его выступление в перепалку с аудиторией. Если он этого хотел добиться, то он молодец. Если же ему нужна была благосклонность аудитории, то он некомпетентен.

Третий принцип вытекает из второго и довольно предсказуем. Что значит поощрять вопросы? Отвечаю:

• делать удивленное, восхищенное выражение лица при выслушивании вопроса, округлять глаза и открывать рот;

• благодарить за вопрос словами или просто взглядом, легким поклоном;

• делать комплимент задавшему вопрос, высоко оценивая его компетентность, оригинальность взгляда на проблему, эрудированность и так далее.

Неудивительно, что вопросы к презентатору, ведущему себя подобным образом, не иссякают, а их тональность постепенно становится все более доброжелательной.

Возможно, кто–то из читателей этой книги решил, что речь идет об этом всем уже надоевшем обороте: «О, хороший вопрос!» Я как раз хотел предостеречь от его использования. Это трюк дешевый и кроме раздражения ничего не вызывает. Замечено, что выступающий так оценивает самые скверные, самые неудобные для него вопросы, о чем ясно говорит выражение его лица. Как же оценивать вопрос? Прямо с ходу записываю десяток оценок, что пришли мне в голову сразу.

• «Какой необычный вопрос!»

• «Вы задаете очень актуальный вопрос».

• «О, какой неожиданный вопрос!»

• «Какой приятный вопрос!»

• «Смелый вопрос».

• «О, наконец, прозвучал этот долгожданный вопрос!»

• «Оригинальный вопрос».

• «Красивый вопрос».

• «Это блестящий вопрос».

• «Сильный вопрос».

Тут можно привести еще десяток, но я хочу сказать об одной вещи, возможно, неожиданной. Замечали ли вы, что иногда женщине приятно, когда подруги говорят ей с осуждением, смешанным с восхищением: «Ну ты и стерва!» — «Да, я такая!» — не без гордости отвечает она. Так вот, представьте, что задающему вопрос бывает приятно получить и его негативную оценку. После этого он даже может победно оглядеть аудиторию и будет стремиться задать еще один вопрос. Как можно негативно оценить вопрос и выиграть от этого? Приведу еще около десяти негативных оценок, которые с ходу пришли мне в голову.