Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках
- Название:Ваше время в ваших руках
- Автор:
- Жанр:
- Издательство:неизвестно
- Год:неизвестен
- ISBN:нет данных
- Рейтинг:
- Избранное:Добавить в избранное
-
Ваша оценка:
Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках краткое содержание
Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.
Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.
Ваше время в ваших руках - читать онлайн бесплатно полную версию (весь текст целиком)
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
- а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести конференцию).
6. Правильно выбирайте дату и время проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться).
7. Выбирайте подходящее для целей конференции помещение, в котором вам по возможности не будут мешать, и позаботьтесь о необходимых средствах наглядной информации.
8. Определяйте предварительно цели совещания и соответственно пункты повестки дня:
- выступления;
- подготовка решений;
- устранение проблемы (снятие вопросов);
- информация и т.п.
9. Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта надо намечать время в соответствии с его значимостью (приоритеты!). Используйте для этого формуляр «План обсуждения» (образец приводится ниже).
10. Приглашения рассылайте по крайней мере за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).
11. Начинайте точно вовремя. Тот, кто поджидает опаздывающих участников, может прождать вечно!
12. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.
13. Согласуйте с участниками правила совместной работы, например об ограничении времени выступлений 30 или 60 секундами или о порядке принятия решений.
14. Поручите одному из участников ведение протокола.
15. Держите под контролем перерывы и блокируйте такие «убийственные» фразы, как «Этого мы еще никогда не делали!» (см. рубрику «Типы участников совещания»).
16. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.
17. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация.
18. Повторите принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.
19. В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано.
20. Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.
Если при планировании совещания вы правильно установите приоритеты, то вы убедитесь в том, что самые важные пункты были обсуждены в начале и к концу остались необсужденными лишь малозначительные вопросы. Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов.
При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.
1. Спорщик.
Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе опровергать его утверждения.
2. Позитивист.
Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
3. Всезнайка.
Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
4. Словоохотливый.
Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
5. Застенчивый.
Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах.
6. Негативист
Признать, оценить его знания и опыт.
7. Не проявляющий интереса.
Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.
8. «Крупная шишка».
Избегать прямой критики, применять технику «да, но».
9. Расспрашивающий.
Адресовать его вопросы группе.
21. Возвращайтесь — хотя бы время от времени — к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников:
- Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?
- Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы?
- Началось ли заседание вовремя?
- Соблюдались ли повестка дня и регламент?
- Была ли достигнута цель совещания?
- Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
- Сколько времени было использовано неэффективно?
22. Составьте четкий итоговый протокол — по возможности через 24 — максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) вы найдете ниже. Самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка — плохой протокол.
23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итогового протокола.
24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.
А каковы ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений.
Наиболее существенными «пожирателями времени» являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.
Мотивы могут быть следующими:
- потребность в информации;
- потребность в помощи или консультации;
- информирование;
- ответ на ваше приглашение или вызов (типа «Если будете поблизости, заходите!»);
- поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.
Шрифт:
Интервал:
Закладка: