Seeds Change - Настольная книга по консенсусу

Ведение и чтение протоколов полезно в нескольких случаях:

Протоколы напоминают людям, что они сказали, что им нужно сделать и в какой срок.

Они обеспечивают краткую запись решений на будущее, когда люди забывают или имеют разногласия по поводу того, что было решено. Это также помогает избежать вынужденного повторения обсуждений.

Они информируют отсутствующих на собрании о том, что произошло и что было решено. Они также обеспечивают возможность для новых участников быстро сориентироваться в том, что делает и решает группа.

Во время собрания писарь может помогать фасилитатору, проверяя что, кто, где и как делает для каждого принятого решения. Писарь также может помочь в проведении собрания, резюмируя обсуждение на основе сделанных им записей.

Основные рекомендации по написанию протокола собрания

Ясно обозначайте пункты решений и действий, так, чтобы их было легко заметить.

Если протокол длинный, создайте краткое резюме ключевых решений и мероприятий к исполнению в начале протокола.

Вы можете даже категоризировать мероприятия к исполнению по ответственным людям, так каждый может сразу увидеть, что ему нужно сделать.

Как писать протокол

Обычно протокол — это подробный отчёт с собрания, который описывает основные пункты обсуждения, потоки аргументов и принятые решения. Однако для большинства собраний подходит гораздо более краткая версия, отражающая принятые решения и мероприятия к исполнению.

Спросите, насколько детальный протокол хотят видеть члены группы. Иногда более детальный протокол может помочь отсутствовавшим на собрании понять, почему определённое решение было принято, и таким образом избежать вынужденного объяснения на следующем собрании.

В начале каждого собрания пробегитесь по протоколу предыдущего. Запишите все исправления и добавления, спросите, подтверждает ли его группа.

Протокол обычно включает следующее:

название группы;

дату, время, место встречи;

список присутствующих и отсутствующих;

поправки или утверждения протокола предыдущего соб­рания;

для каждого пункта повестки:

резюме вопроса и поступившей информации;

резюме обсуждения, охватывая ключевые моменты, предложения и решения, включая мероприятия к исполнению (кто, что, где, когда);

следующее собрание — дата, время, место, предложенные пункты повестки;

имя человека, который составлял протокол;

любые приложения (отчёты, бюджет и т. д.).

Распространение протокола

Когда вы написали протокол, проследите, чтобы он был распространён среди всех, кому нужна копия, и как можно скорее. Это не только развивает культуру делать всё вовремя, это важно для многих людей, которые часто ждут, пока появится протокол, прежде чем приступят к действию. Если по какой-либо причине вы не можете разослать протоколы вовремя, не бойтесь попросить о помощи.

Решите на собрании, как будет распространяться протокол. Кому нужны копии? Насколько широко вы хотите распространять его? Будет ли он распечатан, прислан на электронный ящик или размещён на сайте группы?

Вы также должны продумать способ долговременного хранения протоколов в надёжном и легкодоступном месте, например, в бумажной папке или интернет-архиве.

Конфиденциальность и безопасность

Протоколы содержат множество деталей о вашей группе и отдельных её участниках. Некоторая информация может быть конфиденциальной и должна оставаться только внутри группы (например, если вы группа, проводящая кампанию, вы не захотите раскрывать свои планы застройщику, с которым вы боретесь). Группой разработайте правила безопасности и определите уровень конфиденциальности, ожидаемый участниками. Согласуйте, насколько доступными будут протоколы: только на бумаге для внутреннего пользования, в интернет-рассылке или опубликованы на сайте вашей группы, чтобы все могли их видеть? Какие детали должны быть записаны?

Основы составления протокола

Хорошие протоколы:

Точные:записывайте предложения и окончательные решения слово в слово и перечитывайте их, чтобы убедиться в точности. Отделяйте факты от мнений. Факты — объективны и неопровержимы; мнение — это личный взгляд.

Согласованные:избегайте искажения чьего-либо мнения, спрашивая согласия с протоколом. Если протокол распространится дальше, чем просто среди присутствующих, получите согласие перед тем, как распространять его.

Доступные:используйте понятный язык: опустите жаргон, шутки и личные сокращения. Подходит ли всем электронная почта? Каждый ли сможет открыть электронный документ в том формате, который вы используете? Нужны ли вам копии с крупным шрифтом для людей с нарушениями зрения?

Распределяют обязанности:убедитесь, что мероприятия к исполнению сопровождаются графой «Кто» и «К какому сроку». Если в протоколе чего-то из этого не хватает, вы должны подойти к людям и выяснить, что они будут делать. Если человек был выбран для задания в своё отсутствие, сверьтесь с ним прежде, чем он прочитает об этом в протоколе! Если человек не может выполнить задание, найдите того, кто сможет.

Краткие, но информативные.

Понятные:пишите протоколы так, чтобы любой из отсутствующих на собрании смог понять их. Так ваши протоколы будут понятными и доступными для восприятия.

Завершённые:убедитесь, что упомянутые документы или прикреплены, или имеются ссылки на них, чтобы люди могли найти их.

Распространённые:работа не заканчивается на том, чтобы просто напечатать их!

III. Фасилитация процесса достижения консенсуса в больших группах

Попытки прийти к консенсусу в больших группах влекут за собой определённые сложности. Условия достижения консенсуса здесь по-прежнему применимы, но его может быть сложнее достигнуть в большей и более разнообразной группе. Вы используете обычный процесс достижения консенсуса, но помните: каждый шаг может занимать больше времени и требует особых инструментов фасилитации. Консенсус требует активного участия каждого, а этого сложнее добиться в большой группе людей. Но, когда всё работает, процесс консенсуса в больших группах может быть весёлым и вдохновляющим!

Ниже вы найдёте множество практических советов, как заставить консенсус работать в больших группах, включая план совета представителей нескольких аффинити-групп, который успешно используется группами, состоящими из сотен и тысяч человек.