Seeds Change - Настольная книга по консенсусу

Подсказки и решение возможных проблем:

Перед началом собрания напомните участникам не удерживать звонок, если их телефон издаёт звуки: музыку или гудки.

Письменные коммуникации в реальном времени

Чат — каждый «присутствует» на собрании.

«За» и «против»:

+Легко использовать ввиду простоты технологии.

–Люди, способные быстро печатать, имеют тенденцию доминировать в обсуждении.

Коллективные редакторы(не или в реальном времени)

Каждый присутствует на собрании или наблюдает за её ходом, когда есть время.

«За» и «против»:

+Зачастую программное обеспечение для совместного использования включает функцию чата, полезную для мгновенного отклика и обсуждения формулировок.

+Легко сохранить обсуждение, поэтому нет необходимости вести протоколы.

–Сложно отследить «тихих» участников.

Письменные коммуникации не в реальном времени

Электронная почта, рассылки, форумы, вики, блоги, СМС, почта — нет необходимости физически присутствовать на собрании.

«За» и «против»:

+Позволяет вести более глубокую дискуссию, поскольку люди имеют больше времени подумать над своими ответами — больше времени, чтобы определить наилучшие предложения и идеи.

+Остаётся запись, по которой относительно просто производить поиск на последующих стадиях.

+Конечное время, которое каждый участник тратит на обсуждение, может быть меньше, чем на собрании лицом к лицу или в чате.

+Легко обмениваться информацией (такой как повестки или справочная информация) и более сложными мыслями.

–Люди, у которых больше свободного времени и есть постоянный доступ в Интернет, могут доминировать в ходе обсуждения.

–Может понадобиться больше времени на принятие решений из-за высокой задержки между ответами.

–Важные и относящиеся к делу мысли могут «утонуть» в море слов, хотя дело может спасти фасилитатор, регулярно подводящий итоги обсуждения.

Советы и решение возможных проблем:

Ответы могут сначала посылаться фасилитатору, который будет регулярно рассылать всем систематизированную информацию. Таким образом, ящик входящих писем не будет засоряться так быстро.

Фасилитатор может часто высылать резюме всех сообщений, включая резюме обсуждения и любые предложения или решения. Людям будет проще понять суть обсуждения, если они не принимали участие в дискуссии или у них не было свободного времени.

Фасилитатор должен установить последний срок для ответа, но прежде всего рассматривайте возможности людей и наличие доступа к Интернету, убедитесь, что у каждого есть шанс поучаствовать в обсуждении!

Для того, чтобы обсуждение продвигалось вперёд, можете договориться, что, если люди не отвечают на предложение в течение определенного срока, считается, что они согласны. Для важных решений фасилитатору следует свериться с каждым, кто не ответил явно, поддерживает ли он решение, воздерживается или просто не имел доступа к компьютеру.

Пример собрания в чате

Иллюстрация того, как можно фасилитировать виртуальное собрание:

Фасилитатор:Хорошо, давайте начнём. Для повторения — «сигналы», которые мы будем использовать: если вы хотите говорить, поднимите руку вверх, напечатав букву «Р».

Фасилитатор: Если у вас прямой ответ, поднимите две руки, напечатав «РР».

Фасилитатор:Я дам вам знать, когда придёт ваша очередь говорить. Не забудьте напечатать «К», когда закончите. Давайте начнём.

Фасилитатор:Первый пункт повестки: договориться насчёт места проведения семинара на выходных. Кто-нибудь знает место, которое мы могли бы использовать? К

Вася:Р

Катя:РР

Марина:Р

Фасилитатор:Катя, я вижу у тебя прямой ответ, затем ответят Вася и Марина. К

Катя:Я поговорила со всеми людьми, которые планируют прийти. Можем ли мы гарантировать, что место будет доступным и безопасным для детей?

Фасилитатор:Катя, ты закончила? Пожалуйста, не забывай печатать «К», когда ты полностью высказалась. К

Катя:К

Вася:Место, которое знаю я, не является легкодоступным. К

Вова:Р

Фасилитатор:Марина, затем Вова. К

Пример:Виртуальные собрания на практике

Международная служба женского мира (IWPS) — это организация, в которой участвуют волонтёры со всего мира. Собрания и принятие решений происходят посредством Интернета и телефона. Таким образом, Интернет и телефон становятся «офисом», где происходят и реализуются процессы обдумывания, обсуждения и решения.

Большинство решений принимается посредством Интернета; начинается ветка обсуждения под новой темой в рассылке, происходит опрос мыслей и реакций людей. Человек, который начинает новую тему, фасилитирует обсуждение, пока решение не будет принято.

Когда появляются стратегические или просто важные вопросы, организуется собрание. Собрания проводятся посредством коллективных инструментов в реальном времени ввиду их удобства. Два человека выдвигают свои кандидатуры для фасилитации и ведения протокола. Кто не может присоединиться к собранию, заранее пишет в электронном письме своё мнение по этому вопросу.

Если собрание длится слишком долго, вопрос передаётся соответствующей рабочей группе, которая продолжает обсуждение по почте до тех пор, пока не будет сформулировано предложение.

Поскольку волонтёры находятся на разных континентах, тяжело найти подходящее всем время. Использование инструментов для работы не в реальном времени позволяет каждому получать информацию и отвечать в удобное для них время. В случае крайней необходимости или отсутствия регулярного доступа к Интернету, фасилитатор звонит, чтобы получить ответы, и отправляет их остальным участникам группы по электронной почте.

Все принятые решения сохраняются в вики, которая служит системой управления контентом, где также хранятся все соглашения и руководства по процессу принятия решений и фасилитации, инструменты фасилитации и коммуникации.

Процесс достижения консенсуса на виртуальных собраниях

Шаг 1. Объявите вопрос к обсуждению

(как минимум за день до собрания, но чем раньше, тем лучше).

Поделитесь необходимой информацией, расскажите о правилах группы, ранее принятых решениях и т. д. Определите вопросы для повестки, например, используя вики.

Шаг 2. Проработайте вопрос и рассмотрите идеи

(используйте любое средство связи, которое нравится вашей группе на этой стадии).