Дэвид Ален - Getting Things Done

Кажется, будто большинство людей позволяют сознанию слишком суетиться, особенно когда обостряется синдром «слишком много надо сделать».

Управляйте разумом или он сам начнет вами управлять.

Возможно, и вы посвящали много внимания таким категориям как «разное», «дыры», и всякого рода размышлениям.

Интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения – это и есть «разное». Люди пытались организовать «разное», которое ещё не было трансформировано в дела – вот причина, по которой большинство систем самоорганизации оказывались несостоятельными в практическом применении.

До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно. Большинство «to-do» – списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» – и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий – вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать.

Необходимо превратить «разное», которое мы пытаемся трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

«Разное» – не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым – разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда: если же «разное» уже разложено по полочкам и очевидно – все, наш труд больше не требуется.

В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой «to-do» – список, который она принесла с собой и воскликнула: «Епть! Это же бесформенная нежизнеспособная каша!». Это, пожалуй, лучшее описание потуг составлять списки по технологиям большинства систем самоорганизации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пытались организовать свою работу путем перекомпоновки неполных, непонятных даже им самим вещей; они даже не поняли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стоящего результата. Если они хотят, чтоб усилия, затраченные на организацию оправдались, то стоит собрать воедино то, что нужно обдумать и, собственно, обдумать.

Вы можете тренироваться, как спортсмен: тренироваться, чтобы быть более ответственным, более активным, более сосредоточенным на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и регулировать и контролировать результаты с большей легкостью. Вы можете минимизировать временные хвосты во всех сферах жизни – профессиональной и личной – и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий, вы можете также создать универсальную систему управления для работы и жизни.

Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего. А способ достичь этого – как мы видим, это вовсе не организация времени, организация информации или организация приоритетов. В конце концов:

§ Вы не организовываете 5 минут, да и не заводитесь, если 5 минут превратились в 6;

§ Вы не организуете избыточную информацию – иначе вам впору было бы пойти в библиотеку и умереть там, или выйти в Интернет и покончить с собой, да даже просто открыть телефонный справочник и взорвать себе мозг;

§ Вы не организуете приоритеты – у вас они просто есть.

А ключом к тому, чтобы организовать «разное» является организация действий.

Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам – в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени – вот реальная задача. Организация действий – вот основная цель.

Это кажется очевидным. Однако, вас, быть может, удивит, какое количество действий по какому количеству задач и проектов так и остаются непроясненными. А это действительно сложно – организовывать действия, которые ещё даже не были определены. Много людей обременены десятками действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по нескольким проектам параллельно, но они об этом ещё не знают.

Поэтому и типичная жалоба «У меня нет времени на____________________» (вписать нужное) вполне понятна: многие проекты кажутся неподъемными, и они действительно неподъемны потому, что нельзя выполнить целый проект целиком! Можно выполнить только действие, к этому проекту относящееся.

Первый шаг – это половина любого дела.

Греки

На многие действия тратится всего минута или две, но проект-то движется!

Работая с тысячами профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема – это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность.

Выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

За годы работы над улучшением личной продуктивности я по достоинству оценил значимость подхода «снизу вверх». По уму, самый правильный способ – это работа «сверху вниз», т. е. вначале определение перспективных целей всего проекта, потом – второстепенных целей и, наконец, деталей выполнения. Беда в том, что большинство людей настолько погрязли в рутине. Что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на чем-то более крупном и перспективном. Так что практика показывает, что подход «снизу вверх» более эффективен.

Концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса – и все это приблизит вас к перспективным целям. Появится новый поток творческой энергии, откроются новые горизонты, появятся свежие силы, чтобы эти творческие идеи реализовать. Парящее чувство свободы и вдохновения посещает людей, которые усердно работают, закатав рукава, над рутинными задачами.

Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы взять новую высоту, если ваши инструменты для организации работы станут частью вашего стиля работы. Есть куда гораздо больше значимых вещей, нежели ваша рутина, о которых стоило бы задуматься, однако, если ваша самоорганизация ещё не достигла должного уровня, то заниматься перспективами – это все равно, что пытаться плавать в мешковатой одежде.