Дэвид Ален - Getting Things Done

Моих слушателей, с которыми я проработал весь день над тем, чтобы расчистить их стол от рутинных бумажек, вечером посетило настоящее вдохновение, прилив творческих сил и множество идей, касательно будущего их компаний. Такой результат является логичным продолжением рутинных действий.

Видения недостаточно – необходимо действие.

Не достаточно просто разглядеть ступени – надо по ним подниматься.

Вацлав Гавел.

Выполнять обязанности, проекты и действия можно двумя способами – «горизонтальным» и «вертикальным». «Горизонтальный» контроль подразумевает связь всех процессов, в которых вы участвуете.

Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар – он может задержаться на одной из тысяч разных позиций, привлекающих или требующих вашего внимания в течение суток: аптека, домработница, тетушка Марта, стратегическое планирование, обед, завядшее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, заказать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вы, быть может, удивитесь, какое количество вещей постоянно занимают ваш мозг и какое количество вещей вы должны сделать в один день. Вам нужна удобная система, которая будет содержать цепочку этих действия, информацию о каждом из них, предоставлять эту информацию по требованию и позволять вам переключаться с одного действия не другое легко и просто.

«Вертикальный» контроль, напротив, управляет движением вниз и вверх по цепочке индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» наталкивается на ваш следующий отпуск, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и т. д.; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть «планирование задач» в широком смысле, это фокусировка на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность обстоятельств – словом, все, что вам может понадобиться для решения проблемы.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи. Правильное управление помогает вам чувствовать себя в водовороте работы и жизни комфортно, а правильная концентрация помогает вам прояснять ситуацию и все сопутствующие детали.

Невозможно достичь чувства расслабленности и спокойствия, которые я тут наобещал, если держать все дела в голове. Как вы увидите далее, индивидуальные линии поведения, описанные в этой книге – это то, что вы уже делаете. Разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие в том, что я организую сто процентов «разного», используя инструменты организации, которые у меня под рукой, а не в голове. И это правило распространяется на все дела – мелкие или крупные, личные или профессиональные, срочные или несрочные. На все.

Как правило, то, что вы напридумывали, находится в ужасающей диспропорции с тем, что уже сделано.

Я уверен, что рано или поздно, в вашем проекте или в жизни наступит ситуация, когда вам придется засесть с ручкой и бумагой и составить список. Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчета, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживаются за составление списка, только тогда, когда дел навалилось невпроворот и надо, в конце концов, хоть что-то сделать. Они составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Если вы все же составили список, охватывающий всю картину работы или жизни целиком (а не только по самым срочным делам), то это стиль управления «черный пояс» (зона).

Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль дважды. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс.

Я стараюсь принять интуитивные решения, основываясь на имеющихся аргументах, а не раздумывать над самими аргументами. Мне необходимо один раз заранее хорошенько все обдумать, а потом уж я принимаю решение в один момент. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и неудовлетворенности.

И подделать обдумывание вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работать над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того, сколько нерешенных проблем могут крутиться в мозгу до тех пор, пока он не взорвется.

Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью – это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное «разное» – работает почти как RAM (Random Access Memory) вашего компьютера. Ваш разум, как и монитор компьютера – это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трех вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти также, как и RAM, разум обладает ограниченными возможностями. Многие люди держат RAM во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.

Например, переключался ли за последние несколько минут ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чем вы здесь читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какую-то дыру, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин сознания и наорало на вас, напоминая о себе – вот и все. Что вы можете с этим поделать? Ну, хотя бы записать это дело и поставить для него напоминание – и это гораздо полезнее, чем переживать за него. Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса.

Непросто вести войну с тем, у кого аванпост в вашей голове.

Салли Кемптон.

Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Поэтому задачу, которую вы ставите себе, нужно сделать прямо сейчас . Строго говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, то это уже ваша личная ошибка – вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса и никак от его не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой. Оно постоянно, как сила притяжения – те, кто подвержены такому стрессу, даже не подозревают о нем. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены – это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.