А. Артемов - Информационная безопасность. Курс лекций

Документ, документированная информация– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ аудиовизуальный– документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Документ беловой– рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. При автоматизированном изготовлении документов беловиком является машинограмма (твердая копия) или машиночитаемый документ, но не видеограмма.

Документ внутренний– подготовленный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Документ входящий (входной) – документ, поступивший в организацию.

Документ выделенного хранения– ценный документ, изъятый по какой-то причине из дела, оформленный в самостоятельное дело и переведенный на инвентарный вид учета (см. Учет конфиденциальных документов), например документ более ограниченного доступа, чем другие документы дела.

Документ дублетный —один из экземпляров колки документа.

Документ изобразительный– документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Документ исходящий (выходной) – подготовленный документ, отправляемый из организации.

Документ конфиденциальный– документ ограниченного доступа, на любом носителе, содержащий информацию, отражающую приоритетные достижения в сфере экономической, производственной, предпринимательской, управленческой и другой деятельности, а также информацию, состав которой является принадлежностью служебной деятельности. Утрата конфиденциального документа может нанести ущерб интересам или деловому успеху собственника или владельца информации. Под конфиденциальным (закрытым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне, составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица и подлежат защите. Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации; основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения, утечки; обязательный объект защиты.

Документ машиночитаемый– официальный документ, созданный дня обеспечения работы вычислительной техники. Например, документы на машиночитаемых носителях, машиночитаемые зоны на бумажных документах и др.

Документ официальный– документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Документ персональный– документ, содержащий персональные данные о гражданине, отражающие в том числе его личную или семейную тайную. Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением или фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс включает в себя:

• документы, выдаваемые гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, семейном положении и т. д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, листок нетрудоспособности и др.);

• документы, выдаваемые рабочим и служащим организацией или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: ходатайство, письмо-рекомендация, характеристика, справка, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и др.;

• документы, составляемые и направляемые гражданами администрации или профсоюзной организации фирмы в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления, резюме, объяснительные записки, жалобы и др.;

• служебные документы, характеризующие профессиональные и деловые качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования, биографическая справка и другие документы.

Документ подлинный– документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом докуете или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Обычно это оригинал документа, оформленный в установленном порядке и подписанный, т. е. имеющий юридическую силу.

Документ секретный– документ на любом носителе, отнесенный к информационным ресурсам ограниченного доступа и содержащий сведения, составляющие государственную тайну, которые включены в утвержденный специальный перечень таких сведений.

Документ черновой– рукописный, машинописный или электронный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Множество черновиков порождает обилие вариантов и редакций документа.

Документальный фонд– совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Документирование– запись информации на различных носителях по установленным правилам. Способы документирования: текстовое, изобразительное, в том числе техническое, фото-, кино (видео)-, фоно (аудио) – документирование, текстовое и техническое документирование с использованием печатающих устройств ЭВМ, документирование на языках общения человека с техническими средствами. Средства документирования: а) простейшие – ручки, карандаши;

б) механические, электромеханические и электронные (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видео– и

аудиотехника, регистрирующие приборы и т. д.; в) средства автоматизированного документирования на базе компьютерной техники.

Документирование конфиденциальной информации– этап стадии исполнения конфиденциального документа. Представляет собой процесс составления документа – запечатления (фиксирования) на выбранном типе носителя его текста, содержащего конфиденциальные сведения. Конфиденциальный документ составляется при наличии серьезных объективных потребностей, а не в силу субъективного желания сотрудника фирмы. Необходимость документирования конфиденциальной информации санкционируется полномочным должностным лицом, которое берет на себя ответственность за распространение защищаемой информации (см. также Составление текста конфиденциального документа).