Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Пока у нас не хватает ресурсов на мониторинг всех изданий, но если у Вас есть вопросы к какому-то проекту – не молчите, задавайте вопросы, предлагайте разместить НСА на сайте, размещайте официальные ответы в группах «Архивного Дозора» в социальных сетях. Как будет развиваться ситуация дальше – во многом зависит от вашей активности сейчас. Либо мы получим качественный, бесплатный, доступный онлайн НСА, либо очень скоро все НСА архивов будет доступно исследователям только по платным подпискам.

Видите проблему? Заинтересованы в каком-то архиве? Не молчите. Напишите просьбу выложить описи или справочник. Посмотрите, как различаются страницы архивов в этом издании – одни с радостью открывают свои исследования и наработки всем заинтересованным лицам, а другие даже не имеют сайта. Почему? Может быть, потому что местные исследователи молчат о своих потребностях? Не являетесь ли вы соучастником информационного беспредела какого-то архива?

Это серьезная проблема, связанная с недостатком финансирования. Архивы могут найти средства на простое сканирование описи. Но расшифровка описи и перевод ее в современный вид требуют гораздо больше средств и времени. Специалисты будут индексировать описи (переводить в формат баз данных), работая с электронными копиями, поэтому оцифровка рукописных описей не только делает их доступными пользователям на те несколько лет, которые уйдут на индексацию НСА, но и выполняет служебную функцию.

«Правила…»

41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

– номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

– номер единицы хранения (в описи дел по личному составу – номер дела);

– индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее – НТД) – производственный индекс (шифр разработки) – при наличии;

– заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов – заголовок единицы учета (документа) – название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

– крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД – год окончания разработки);

– количество листов – для текстовых документов, фотоальбомов;

– примечания.

– …

– Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».

К сожалению, пока в законодательно-нормативных документах, посвященных архивной области, этот вопрос не решен. Формально, описи должны содержать и количество страниц, и все отметки. Но нет механизма наказания архива за то, что описи не содержат существенные для пользователя сведения, поэтому ситуация, когда пользователь приехал в архив за 500 километров, заказал дела в пределах 1500 листов (по закону), и ничего не получил, типична. При этом самим пользователям писать что-то в описях запрещено, поэтому нельзя даже оставить пометку для следующих горемык о том, что документ не выдается, или об его листаже.

Все что можно предложить в данной ситуации – это писать жалобы и предложения о приведении описей в «рабочий» вид. Ссылайтесь на пункт «Правил…» приведенный выше. По крайней мере, количество листов и даты создания документов архив проставлять должен.

Так как текстовая форма документа не меняется с переводом его в электронный вид, или микрофильм, количество листов должно быть проставлено и для таких документов.

Приведу два примера того, как мы инициировали переработку описей.

В 2019 году мы обратили внимание что в описях фонда №26 «Барнаульское духовное правление» Государственного архива Алтайского края в большинстве заголовков дел отсутствуют сведения о названии церквей и населенных пунктов. Этот фонд содержит важные для многих исследователей метрические книги, брачные дела и исповедные росписи. Был отправлен запрос в архив с просьбой сообщить, стоит ли в плане переработка описи 1 фонда 26 и изменения заголовков дел №№487—779. В полученном ответе сообщалось, что такие работы на 2020 год не запланированы, но работы по совершенствованию описи или составлению дополнительных элементов научно-справочного аппарата будут включены в перспективный план работы на 2021 и последующие годы.

Еще один пример. Весной 2020 года по нашему обращению РГВИА начал переработку описей Военно-Учетного Архива (ВУА) Описи были составлены так, что у пользователя просто не было шанса с первого раза получить микрофильмированные документы из некоторых дел. Многочастные дела («дело ** часть 1», «дело ** часть 2» и т.д.) в описях не имели отметок о микрофильмировании, а заказ микрофильмированного дела без нужной отметки, приводил к гарантированному отказу в выдаче дела. Наше обращение было принято и признано справедливым замечанием.

Если Вы видите подобную ситуацию – не проходите мимо. Напишите обращение, предложите варианты решения проблемы. Возможно, Архиву нужна помощь – набить в текстовом или табличном виде список дел ПФС или ОЦ для размещения на сайте. Это простая волонтерская инициатива, но она нужна пользователям, а не архиву. Если пользователи не возмущаются, архивы оставляют описи в недоработанном виде.

И некоторые уточнения появились в новом документе:

Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. №75

Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:

…включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».