Петр Сухов - Учимся учиться

Понимание целей, которые ставит человек перед собой или которые ставятся перед ним, является первым шагом в овладении временем. Если нет целей, то нет и возможности эффективно распределять свои силы. Рациональное использование времени — это не самоцель, а лишь средство для достижения других целей, т.е. время следует тратить только на то, что приносит максимальную пользу.

Для лучшего понимания нужно построить дерево целей. Начинать следует сверху вниз, с цели всей жизни. Кем вы хотите стать, каким специалистом, каким человеком? Что для этого нужно, какие промежуточные этапы надо пройти? Какой должен быть ваш первый шаг на этом этапе? Дерево целей можно рассматривать как иное представление малого, среднего и большого круга целей, о которых шла речь в предшествующей главе. На дереве целей наглядно видны взаимосвязи между целями разных уровней, лучше видно, какая цель работает на перспективу. Построенное до конкретных действий дерево целей может оказаться очень трудоемким для реализации. Значит, нужно отсекать менее значимые цели нижнего и среднего уровней, искать более эффективные ходы к главным жизненным целям, а то и ограничивать круг целей верхнего уровня. Поможет в этом использование известного принципа — 80:20, который применительно к выбору целей интерпретируется так: на получение 80% результатов тратится всего 20% усилий. Следует искать те задачи, решение которых наиболее целесообразно. В результате вы получите ограниченный круг важных дел.

Управляться с решением задач, ведущих к достижению главных целей, было бы просто, если бы на все дела хватало времени. Не забудем, что на каждого человека падают и те задачи, которые ставятся перед ним другими людьми, обстоятельствами. Иногда вы не просто вынуждены решать их, но и порождаете себе дополнительные задачи, увлекшись чем-то новым. Лучший выход — упорядочение дел по приоритетам.

Вначале должен быть составлен список дел, задач, ведущих к целям. Цель, не зафиксированная на бумаге, часто остается в области мечтаний. Затем каждому делу приписывается его приоритет. Он ставится прежде всего исходя из важности целей, к достижению которых ведет данная задача. Коварнейшими рифами являются срочность и даже авральность. Часто смешивают срочность и важность. Увлекаясь срочными делами, стремясь выполнить их все в первую очередь, откладывают выполнение важных дел. В итоге к концу школы, вуза, аспирантуры человек может подойти с весьма низкими результатами, хотя в безделье его трудно упрекнуть. В чем же причина такого увлечения срочными делами? Прежде всего в неумении отделить активность от продуктивности, в стремлении оперативно решать дела, пренебрегая оценкой их эффективности. Часто не хватает умения противостоять психологическому давлению дел с пометкой «срочно». Вдобавок важное дело обычно более трудоемкое, поэтому человеку иногда легче заняться каким-нибудь срочным, но простым делом, приносящим быстро некоторый результат, выступающий основой для самооправдания откладывания важных дел.

Как бороться с таким подходом? Вначале целесообразно исследовать самые срочные дела. Здесь снова может помочь использование принципа 80:20. Как правило, 80% времени тратится всего на 20% дел, т.е. на небольшое число задач. Именно на них и стоит сосредоточить внимание. Нужно не только искать более эффективные способы их решения, но и попытаться ограничить круг срочных дел. Проанализировать каждое, задаваясь вопросом: нужно ли оно вообще? Способность человека ставить перед собой цели иногда оборачивается против него. Срочные дела обычно смешивают с текущими. Не каждое текущее дело является действительно срочным. И тем более не следует его в это срочное превращать, стремясь выполнить как можно быстрее. Надеемся, что вам поможет разделение текущих дел на 3 категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и допускающие решение по мере появления возможности.

Крайне нежелательно откладывать выполнение важных дел: со временем они грозят перейти в срочные и даже горящие. И тогда на них потребуется гораздо больше времени, поскольку они будут вклиниваться в привычный распорядок, нарушая его, требуя дополнительных перепланировок, срывая сроки других дел. Авралы приводят к цепным реакциям, к лавинообразным нарушениям сроков, отмене некоторых важных дел и в итоге — к потерям. В принципе, при умелом взгляде на срочные дела важно обретение уверенности, что на важные дела у вас всегда найдется время. Упорядочив намеченные дела по их важности, нужно четко их соотнести с временными ресурсами, которыми вы располагаете, чтобы можно было перейти к планированию дел в течение дня, недели, месяца, года. На данном этапе решается две задачи. Во-первых, точнее определяются затраты на каждое дело. Во-вторых, анализируется ваша загруженность текущими делами.

Попробуйте составить список регулярных дел, куда входили бы такие виды занятий, как учеба или работа (или вместе, если вы учитесь на вечернем отделении); поездки на транспорте; посещение кружков, секций; походы в кино, театры, на концерты; просмотр телепередач; чтение газет, журналов, книг; выполнение домашних заданий, подготовка к урокам, семинарам; посещение и прием гостей; прогулки и занятия физкультурой; дела по домашнему хозяйству, в том числе приготовление завтрака, обеда и ужина, мытье посуды, стирка или сдача и получение белья из прачечной, уборка квартиры, покупка продовольственных товаров, покупка непродовольственных товаров, в том числе подарков; телефонные разговоры; утренний и вечерний туалет; завтрак, обед, ужин, чай; иные ваши постоянные занятия, связанные с выполнением обязанностей, поручений или с вашими хобби; затраты на сон.

Проставьте затем против каждого пункта перечня величину затрат времени, уходящего в среднем в течение одного дня на выполнение данного дела. Если вы занимаетесь им не каждый день, просуммируйте все затраты на него за неделю или за месяц и разделите на число календарных дней рассмотренного периода.

Например, вы два раза в неделю посещаете бассейн. Без учета транспортных затрат одно посещение и сборы к нему составляют два часа. Перемножаете 2 часа на 2 раза и получаете итог – 4 часа. Затем делите его на 7 дней. Получается, что в среднем в один день на посещение бассейна затрачивается примерно 0.6 часа. Другой пример. Предположим, вы ходите в гости, как правило, один раз в месяц и принимаете у себя гостей тоже один раз в месяц. На пребывание в гостях вместе с подготовкой у вас уходит 5 часов, а на прием гостей – 7 часов. Сложив пять с семью и получи двенадцать, разделите на 30 дней, что составляет среднее число дней в месяце, - вы получите, что средние ежедневные затраты на прием и посещение гостей составляют у вас 0.4 часа.