Петр Сухов - Учимся учиться

Г.Х. Попов разработал также оригинальную картотеку — инструмент для планирования личных оперативных дел. Ее основу составляют карточки размером в четверть стандартного листа бумаги для машинописных работ. На каждую карточку заносится только одно конкретное дело. Карточки — разноцветные. Регулярные дела, строго привязанные ко времени, записываются на синие карточки; регулярные дела, имеющие интервал времени для выполнения, т. е. условно-регулярные, типа «нужно сделать за неделю, за три дня, за месяц»,— на зеленые; нерегулярные — на белые; горящие и неотложные дела фиксируются на красных карточках. Несколько карточек удобно и полезно иметь постоянно при себе для оперативной записи вновь возникающих дел, используя для хранения бумажник, записную книжку или ее обложку.

Собственно картотека — это ящик с карточками, имеющий четыре раздела: календарные записи, задания, не отнесенные к определенным датам, запас чистых карточек разных цветов. Раздел календарных записей имеет тридцать один разделитель из плотного картона, по наибольшему числу дней в месяце. За каждым разделителем помещаются карточки дел, запланированных на данный день. На карточках для дублирования целесообразно писать дату запланированного выполнения, тогда выпавшие карточки всегда можно точно вернуть на нужное место. Раздел заданий, не отнесенных к определенным датам, имеет четыре разделителя: неделя, месяц, квартал, будущее. Здесь размещаются карточки дел, запланированных в общих чертах на соответствующий период. В разделе отдельных лиц столько разделителей, сколько человек находится с вами в постоянном контакте. Возможен вариант с разделителями, соответствующими буквам алфавита. На каждой карточке фиксируется фамилия, имя, отчество, домашний адрес и телефон, место учебы или работы, рабочий телефон и адрес, день рождения и другие необходимые вам основные сведения.

Порядок работы с картотекой прост. Ежедневно карточки раздела календарных записей, лежащие за разделителем очередного планируемого числа месяца, достаются, просматриваются, оцениваются с позиций их важности и комплектуются в порядке планируемой очередности выполнения. Затем они помещаются впереди данного раздела перед разделителем с цифрой 1. Если день проводится в разных местах, карточки можно взять с собой либо переписать запланированный порядок дел в ежедневник. Вечером карточки выполненных дел помещаются обратно, за свой разделитель, а невыполненных дел — размещаются за оставшимися до конца месяца разделителями с учетом временных резервов.

В начале месяца, когда впереди еще много дней, подобное размещение, как правило, не представляет труда. Ближе к концу возможностей становится меньше. Можно, конечно, ряд карточек невыполненных дел помещать в следующий за разделителем «квартал». Но таким приемом советуем не злоупотреблять: начинает появляться принцип откладывания на потом. Картотека — средство для планирования дел на месяц. Если взять себе за правило весь месячный объем дел выполнять за данный срок, то она может выступить хорошим средством дисциплины планирования, предупреждая н предотвращая накопление невыполненных дел, с которыми все равно придется расправляться в конце месяца, но дорогой ценой. Однако есть и другой путь: устранение менее приоритетных дел, если фонда времени на все не хватает. Накопление невыполненных дел является основанием для поиска резервов времени.

Два раза в неделю просматриваются карточки заданий, не отнесенных к определенным датам, и определяются даты выполнения некоторых из них с размещением карточек за соответствующие разделители. Карточки дел, для которых пока не удалось определить время выполнения, помещаются обратно.

В первом разделе картотеки можно помещать карточки регулярных дел, а после очередного выполнения переставлять их за разделитель. Каждый раз целесообразно ставить пометку об их выполнении. Регулярный просмотр карточек второго раздела тоже может быть зафиксирован на отдельной карточке, два раза в неделю переставляемой за последующий разделитель. Тем самым вы никогда не будете забывать о необходимости такого регулярного просмотра. Если запланированное дело имеет определенный временной диапазон выполнения, то карточка с соответствующей пометкой помещается за разделитель с датой начала данного диапазона. Целесообразно на карточках выполнения дел указывать время, потребовавшееся на их выполнение, что послужит основой для вашего анализа удельной загруженности различными делами, для оценки времени, требующегося на выполнение дел конкретного типа. Карточки истекшего месяца целесообразно не выбрасывать, а накапливать в своем архиве.

Такая картотека имеет один недостаток — малую обзорность. Устранить его поможет вспомогательное использование планов-графиков. Достоинство работы с любыми средствами планирования и собственно самого планирования личных дел состоит в том, что затраты времени на них оборачиваются его существенной экономией. Надеемся, что и ваши затраты на чтение этой главы помогут вам в сбережении времени и его эффективном использовании.

Спланировав предстоящий день или неделю, вы постарались учесть важность дел, их очередность, постарались учесть резервы времени. Но вы совершите большую ошибку, если будете всецело полагаться только на план. Наполеон говорил, что полководец, который перед началом сражения имеет его детальный план, битвы не выиграет. Противник – активная сила со своим неизвестным замыслом.

Каждый из нас в своей жизни сталкивается с непредвиденными обстоятельствами. Решительный человек знает, что успех в делах состоит в том, чтобы правильно поступать в 51% случаев. Разумеется, это образное выражение, но передающее правильно суть дела. 50% - это ситуация равенства случаев успеха и неудачи. Значит, нужен еще один процент удачи, чтобы быть в выигрыше. Ожидая, обычно стремятся получить исчерпывающую информацию, хотя в окружающих человека ситуациях неопределенности полнота сведений достигается часто тогда, когда все сроки прошли, между тем, как для успеха дела вполне хватило бы части информации, т.е. нужна лишь достаточная информация.

Достаточную информацию целесообразно получить заранее, чтобы в ответственный момент принятия решения судорожно не искать необходимые сведения. Для эффективности использования стоит приучить себя обращаться к определенной информации однократно. Также важно умение слушать, получать сведения с первого раза, исключив перерасспросы, повторные обращения, и умение быть самому кратким, понятным.

При принятии оперативных решений уходите от стремления к совершенству и принимайте то решение, на которое вы способны в данный момент.