Петр Жданчиков - Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Компаниям, которые активно работают, не избежать сильных колебаний сумм денег на банковских счетах. Например, если организация рассчиталась за крупную партию товара, на следующий день возможна ситуация, когда она не сможет выплатить сотрудникам зарплату. Чтобы компания не оказалась в такой ситуации, финансовым специалистам необходимо эффективно планировать и отслеживать ее доходы и расходы.

Схема финансового планирования с помощью платежного календаря приведена на рис. 3.7.

Сбор исходных данных. При формировании платежного календаря вначале собираются исходные данные, для этого финансовому работнику понадобится следующая информация:

• отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации, где должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;

• графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;

• графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т.п.;

• данные о текущих остатках на счетах.

Рис. 3.7.Схема формирования и применения платежного календаря

С остальными суммами поступают следующим образом. Разрабатывается форма заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Заявки должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников – убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет – ее передают финансовому директору. И он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.

Поэтому необходимость перечисления денег по сверхлимитным или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

Группировка. Календарь обычно формируют на определенный период – месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления по срокам.

Когда календарь сформирован, сгруппированная информация анализируется. Если все значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно считать удовлетворительным. Отрицательные цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить денег.

Оптимизация. Первоначальный вариант документа, как правило, «несбалансирован». Например, в текущем месяце платежи фирмы превышают суммы поступлений. Причина проста. Компании выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые должны поступить на фирму, следует относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят счета. В результате может сложиться ситуация: в начале месяца денег на фирме может просто не оказаться.

Из платежного календаря необходимо исключить даты, денежные остатки на которые получились отрицательными. Сделать это можно следующим образом:

• «передвинуть» расходы на более поздние сроки, а поступления – на более ранние;

• разделить платеж на несколько частей с разными датами исполнения;

• рассчитаться с контрагентом альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем вместо денежного [Жданчиков, 2007а];

• конвертировать одно платежное средство в другое. Так, фирма может продать банковский вексель и получить наличные денежные средства;

• договориться о кредитовании компании. При этом необходимо учитывать грядущие выплаты по процентам за пользование заемными средствами.

Оформление и утверждение. Как правило, после окончания оптимизации календарь подписывает генеральный директор, и документ вступает в силу.

Управление платежами. Для того чтобы оперативно контролировать расходы компании, финансовому работнику необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.

Если на фирме недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть запланированных платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.

Далее нужно пересчитать остатки денег на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и вычитают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.

Сформированный таким образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным – в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае платежный календарь также необходимо оптимизировать по описанной выше схеме.

Оперативный учет поступлений и расходов. Чтобы финансовая служба могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами – финансовым работникам компании важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.

В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному.

Деньги на расчетных счетах. Финансовая служба обрабатывает выписки банка и передает их в бухгалтерию.

Наличные в кассе бухгалтерии. Финансовая служба получает справки о движении денег по кассе из бухгалтерии с установленной периодичностью.

Векселя и облигации. Если векселя и облигации фирмы хранятся в финансовом отделе, его специалисты занимаются их оперативным учетом. Если ценные бумаги находятся в бухгалтерии, финансисты должны периодически получать справку об их наличии и движении.

Взаимозачеты. Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов.