Наталия Краснослободцева - Основы техники юридического письма

Электронный документ может быть перемещен с одной дискеты на другую, через сеть с одного жесткого диска на другой, т. е. носитель электронного документа может быть заменен другим. Поэтому более правильным будет определение документа как информации, зафиксированной на материальном носителе. Вместе с тем документ следует рассматривать в единстве формы и содержания и не отрывать информацию от материального носителя. Термин «электронный документооборот» с правовой точки зрения отличается от электронного обмена данными. Основу электронного документооборота составляет легитимность (законность) электронных документов. Поэтому важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документа играет его правовая поддержка, суть которой заключается в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. Различие между электронным документом и документом, созданным на бумажном носителе, будет заключаться в форме существования такой информации. Кроме того, многие документы, если заглянем в историю, составлялись и в виде настенного письма, клинописи на камне. И, несмотря на такой способ фиксации, они не перестали быть юридическими документами. Подводя итог, можно сказать, что круг носителей информации, которую содержит документ, строго не определен. Главное в юридическом документе – это то, что он содержит правовую информацию. Правовая информация может быть официальной и неофициальной. Неофициальная информация связана со всеми сведениями о правовых явлениях, которые находят отражение в юридической литературе, не являющейся официальной. В свою очередь каждый официальный документ состоит из совокупности элементов ― реквизитов. Правило о том, что документ должен быть оформлен в установленном законом порядке, значительно сужает сферу официальных документов, ибо существуют такие из них, форма и содержание которых установлены не законами, а иными нормативными правовыми актами. Среди реквизитов юридического документа следует выделить герб, название документа, дату составления, место составления, текст, подпись и др. Реквизиты придают юридическую силу документу. Для электронных документов предусматриваются дополнительные реквизиты: код лица, отвечающего за правильность документа, электронная подпись.

Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Различные юридические документы состоят из разного набора реквизитов. Характер реквизитов, их число зависят от целей создания документа, требований, которые предъявляются к содержанию и форме. Наличие реквизитов не является ключевым признаком для определения понятия «юридический документ».

Важным признаком юридического документа следует признать юридическую силу документа. Юридическая сила документа― это не только правильное оформление. Необходимо, чтобы юридический документ исходил от лица, которое обладает правом его издания, и соответствовал компетенции этого лица. Если документ должен быть подписан несколькими лицами, то на документе должны быть все их подписи. Поэтому под юридической силой документа следует понимать свойство документа быть подлинным доказательством зафиксированной в нем информации. В результате можно выделить две категории юридических документов ― законные и незаконные. Законные юридические документы ― это документы, обладающие юридической силой, создаваемые в соответствии с законом и влекущие за собой наступление определенных правовых последствий. Незаконный юридический документ ― это документ, не обладающий юридической силой и попадающий в сферу правового регулирования лишь потому, что создается с нарушением действующего законодательства.

Любой юридический документ имеет юридическое значение, т. е. значимость для правовой деятельности. Юридическое значение правового документа означает его необходимость для правовых отношений. Юридическое значение договора состоит в том, что он порождает возникновение, изменение, прекращение имущественных отношений. Даже поддельные документы, которые не имеют юридической силы, играют важную роль в юридическом процессе, так как являются доказательством совершения противоправного деяния.

Разные юридические документы имеют разное юридическое значение ― одни позволяют восстановить нарушенное право, другие способствуют грамотно разрешить юридическое дело, для третьих документы могут повлечь негативные последствия (например, приговор суда). Юридическое значение документ приобретает только, если используется в юридической практике. Юридические документы могут создавать не только юристы-профессионалы, но и лица, не имеющие опыта составления таких документов. Например, договор может быть заключен в письменной форме между двумя гражданами. Создание юридического документа ― это комплекс действий субъектов юридической практики. Множество документов издается в ходе деятельности уполномоченных субъектов публичного управления. Их волеизъявления являются обязательными для тех лиц, кому данный документ адресован. Но любое волеизъявление в юридическом документе должно быть законным.

Важным признаком юридического документа является его вовлеченность в процесс правового регулирования. Механизм правового регулирования – это совокупность юридических средств. Часто такими средствами выступают юридические документы. Юридические документы сопутствуют всем стадиям правового регулирования. Особую роль в механизме правового регулирования играет закон. Кроме закона, нормы права зафиксированы и в других юридических документах ― нормативных правовых актах (Указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, приказах и инструкциях министерств).

Такой признак, как вовлеченность в правовое регулирование, позволяет признать в качестве юридических документов различные виды письменных доказательств, документов личного характера. Например, паспорт не только идентифицирует личность, но и позволяет человеку свободно передвигаться в пределах государства, выезжать за рубеж, заключать договоры, т. е. позволяет быть задействованным в правовых отношениях. Многие юридические документы непосредственно направлены на общение между субъектами права ― постановления, протоколы, рапорты, справки, уведомления. Правила их оформления и подготовки регламентируются нормативными правовыми актами. Наряду с официальными юридическими документами особую роль играют служебные документы, которые могут и не иметь юридического значения. Это служебные письма, справки неправового характера, докладные записки.