К. Михельсон - Информационное право. Конспект лекций. Учебное пособие

Федеральный орган исполнительной власти:

• формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

• разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

3.2. Обязательный экземпляр документа

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Федеральный закон не распространяется на документы, содержащие личную и (или) семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (материалы) (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения); электронные документы, распространяемые исключительно с использованием информационно-телекоммуникационных сетей; управленческую и техническую документацию (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации).

Обязательный экземпляр документов – экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных законодательством. Экземпляр – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу. Система обязательного экземпляра – совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования;

Цели формирования системы обязательного экземпляра:

• комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ как части мирового культурного наследия;

• осуществление государственного библиографического учета;

• организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов РФ;

• использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

• государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

• подготовка и выпуск сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации в соответствии с видами получаемых документов;

• информирование общества о получаемых документах всех видов;

• формирование комплекта документов муниципальных образований и краеведческих фондов;

• ведение централизованной каталогизации в соответствии с видами получаемых документов;

• обеспечение доступа к информации о получаемых документах, в том числе доступа через информационно-телекоммуникационные сети.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• печатные издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) – издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;

• издания для слепых и слабовидящих – издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);

• официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

• аудиовизуальная продукция – кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

• электронные издания – документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;

• неопубликованные документы – документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);

• патентные документы – описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;

• программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;

• стандарты;

• комбинированные документы – совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных).

Производители документов обязаны передавать обязательный экземпляр получателям документов безвозмездно. Производители документов относят затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательных экземпляров на себестоимость документов, входящих в состав обязательного экземпляра.

Производители документов доставляют через полиграфические организации в федеральный орган исполнительной власти в сфере печати, средств массовой информации и массовых коммуникаций по одному обязательному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража. Производители документов в целях последующего распределения изданий между крупнейшими библиотечно-информационными организациями доставляют через полиграфические организации в день выхода в свет первой партии тиража печатных изданий в Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС):

• 16 обязательных экземпляров книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий на русском языке;

• 7 обязательных экземпляров изоизданий, нотных изданий, географических карт и атласов на русском языке;

• 9 обязательных экземпляров центральных газет и газет субъектов РФ на русском языке;

• 3 обязательных экземпляра многотиражных газет муниципальных образований и рекламных изданий на русском языке;

• 4 обязательных экземпляра книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий, изоизданий, географических карт и атласов на языках народов РФ (за исключением русского) и на иностранных языках;