Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Например, в плане могут быть такие дела, как заплатить за квартиру, если вас отправят по работе в банк, или подписать договор у шефа, когда он будет на месте. Подобное сложно привязать к конкретному времени, так как вы не знаете, когда именно попадете в банк или когда шеф придет на работу.

Для решения таких задач существуют удобный момент и подходящие обстоятельства – контексты. Вспомните свой рабочий день. Обычное жесткое планирование в ежедневнике не приспособлено к управлению делами, которые невозможно записать на четкое время, поэтому нужно использовать контексты. Самые распространенные из них – место (в офисе, в банке, на улице, по дороге), человек или группа людей (на совещании, при встрече с шефом, в разговоре с подругой), внутренние обстоятельства (когда появится настроение или вдохновение) и внешние обстоятельства (когда у подруги будет время, когда мужу дадут отпуск, когда у шефа появится настроение). Это только примеры контекстов, которыми можно руководствоваться. Вам важно выявить свои собственные и научиться использовать их с максимальным эффектом.

Систему контекстного планирования можно создать при помощи обычного ежедневника. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выявить подходящие для вас контексты (достаточно пяти-семи).

2. Создать в ежедневнике разделы, соответствующие этим контекстам.

3. При приближении контекстов (подходящих случаев, благоприятствующих обстоятельств) заглянуть в ежедневник и увидеть необходимую для решения задачу.

Удобнее делать это на компьютере при помощи программ Outlook или Excel. Тем, кто умеет ими пользоваться, нетрудно представить принцип работы. Для менее опытных ПК-пользователей посоветую Word как наиболее распространенный текстовый редактор. Этот вариант рассмотрим подробнее (табл. 4.1).

Таблнца 4.1.Пример контекстного планирования

Например, уезжая из офиса, заглянули в раздел "Места" – увидели задачу "Заехать в парикмахерскую", выходя из кабинета, заглянули в раздел "Офис" – там задача "Подписать договор у шефа", решили устроить на работе перерыв, заглянули в раздел "Внутренние обстоятельства" и вспомнили про "Позвонить маме".

Заглядывать в ежедневник в подходящий момент войдет в привычку, если делать это постоянно.

Можно не записывать задачи в ежедневник, а фиксировать их на стикерах (клеящихся бумажках) и приклеивать на страницы ежедневника, где вы предполагаете появление удобного случая. При этом способе задачу легко переместить на другой день, если в нужный возможность не представится. Таким образом психологически легче справляться с делами, поскольку из вашего ежедневника исчезнут вычеркнутые, но не выполненные по причине обстоятельств задачи.

День – неделя – год

Вы ознакомились с планированием дел без привязки к конкретному времени. Однако есть задачи, которые имеют не только назначенное время выполнения, но и определенные временные затраты на их решение. Их можно упорядочить при помощи жесткого планирования.

Например, распишите два дня: вчерашний и завтрашний, фиксируя абсолютно все дела и отмечая их длительность с точностью до минуты. Затем посчитайте количество дел, суммируйте время на их выполнение для каждого дня отдельно и сравните результаты. Уверена, получится такая картина: совокупное количество времени, которое вы отвели на будущее выполнение ежедневных дел, значительно превышает длительность дня, а количество задач на завтра гораздо больше, чем выполненных вчера. Не пугайтесь. Время, которое вы планируете затратить на выполнение определенных задач, можно сократить. Не случайно вы расписали не толь-

ко завтрашний, но и вчерашний день: вам может казаться, что мытье полов занимает 40 минут, но, засекая время, пуходящее на уборку, вы с удивлением обнаружите, что потратили только 10, и в следующий раз внесете в план реальную цифру. Точно зная, какое количество времени нужно на определенное дело, вы сможете эффективно работать, не отвлекаясь на подсчеты и сверки с графиками или мытье посуды во время чистки ковра для ускорения процесса. Вы также избежите посещения супермаркета, если вам требуется всего лишь купить хлеба в ближайшем гастрономе.

Следующее правило: неотложное лучше делать в начале дня. Однако учитывайте, привязаны ли такие дела к определенному времени. Например, вам нужно попасть на прием к врачу, который в тот день, когда вы к нему собрались, работает с 9 до 14 часов; или вам необходимо подать налоговую декларацию в районный отдел инспекции, который ведет прием граждан с 10 до 12 часов. Будьте готовы к такому повороту событий: другие планы, которые из-за привязанного к времени дела могут остаться неоконченными, придется переносить на завтра. Однако не обязательно выкраивать в сетке день, посвященный только неоконченным когда-то делам, – это бесполезно. Реально ли написать годовой отчет или диссертацию за один рабочий день? Конечно, нет, поэтому не бойтесь выполнять определенную работу по частям, отводя в ежедневном плане время на их выполнение. Определяйте время выполнения частей одной большой задачи и отводите на них ровно столько, сколько необходимо. Учитесь планировать блоками, разбивая крупные блоки на более мелкие. Это поможет лучше оценивать время, необходимое для завершения запланированного. Например, представьте строительство дома. Рытье котлована, закладка фундамента, возведение стен, разбивка на этажи, подведение коммуникаций, отделка, сдача дома – это мелкие блоки крупного блока-цели – строительства здания. Мелкие блоки задач, в свою очередь, делятся на еще более мелкие и периодические, повторяющиеся с определенной частотой, – наем

рабочих, возведение одной стены дома, другой стены, отделка одной комнаты квартиры, другой комнаты квартиры, этажа, повторение этого процесса на другом этаже и т. д. Такую же схему планирования можно применить к любому делу, будь то воспитание детей или покупка загородного дома, продвижение по карьерной лестнице или получение образования. Самое основное – это осознание цели, то есть того, ради чего вы совершаете те или иные действия, а чтобы держать под контролем глобальные задачи, имеющие более или менее жесткие сроки исполнения, необходимо всего три раздела в ежедневнике – "День", "Неделя", "Год":

день: задачи на сегодня, план дня в ежедневнике;

неделя: задачи среднесрочные, выполнение которых планируется на неделю – месяц;

год: долгосрочные задачи.

Когда человек задумывается о среднесрочном планировании, первое, что приходит на ум, – жесткое планирование дня, недели, года. Это напрасный труд. Поверьте, план на неделю рухнет в первый же день, план на год – в первую неделю. Секрет успеха – не в жестком планировании, а в правильном перемещении задач по разделам. Например, составляя вечером план завтрашнего дня, загляните в раздел "Неделя" и переместите оттуда в завтрашний график созревшие для выполнения задачи. Соответственно при планировании следующей недели загляните в раздел "Год" и все актуальное переместите в раздел "Неделя".