Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Необходимости в создании разделов "Месяц" или "Квартал" нет: все задачи, которые могли бы в них расположиться, уже находятся в разделе "Год" и при его еженедельном просмотре будут при необходимости перемещены в раздел " Неделя".

Используя такой метод планирования, вы сможете, с одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана и не пытаться прописывать будущее детально, составляя планы на неделю – месяц. С другой стороны, этот способ позволит

гарантировать себе, что нужная задача всплывет в нужное время в результате регулярного просмотра разделов "Неделя " и "Год ".

В разделе "Неделя" могут находиться следующие задачи: список дел на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника;

список дел или приклеенные стикеры в специальном разделе ежедневника; при ежедневном просмотре раздела стикеры с актуальными задачами удобно переносить в другой раздел.

Раздел "Год" обычно более простой – закладка со списком ключевых задач на ближайшие полгода-год. Этот раздел может также содержать:

план ключевых задач на год (сдача квартальных и годовых отчетов, изучение иностранного языка, похудение на 20 килограммов);

• информацию по критическим срокам ключевых задач (дата начала написания книги, сроки подготовки отчета и т. д.);

• список менее глобальных задач с отдаленным сроком исполнения, если эти задачи не попали в разделы ежедневника "День" или "Неделя" (в конце года подать декларацию о доходах, в течение года поменять машину);

• график дней рождения и других памятных дат.

Решение рутинных задач

Вы наверняка замечали, что решению важных задач мешает рутина мелких дел: оплатить счета, расчистить рабочий стол или полить цветы. Изо дня в день вы переносите такие дела, переживаете, что до них не доходят руки, или вообще забываете об их существовании. Они очевидны, поэтому и забываются – вы не придаете им значения.

Когда рутинных дел много, они вносят хаос в работу, поэтому за их выполнением лучше следить. Речь идет не о жестком их планировании, а о том, чтобы такие задачи выполнялись хотя бы раз в неделю. Для этого можно создать следующую таблицу: в левой колонке поместить часто встречающиеся регулярные задачи. Далее слева направо – колонки по календарным неделям. Выполнение задачи отмечается знаком " + " в соответствующей колонке, невыполнение- знаком "-". Примерно это выглядит так (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Планирование рутинных дел

Еще раз обращаю ваше внимание: это не таблица жесткого планирования. Не принципиально, в какой именно день расчистить рабочий стол или проверить дневник сына. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.

Ничего страшного, если на текущей неделе задача оказалась невыполненной (например, вы так и не нашли времени навести порядок на рабочем столе). Просто ставьте прочерк. Однако когда прочерки начнут накапливаться, это будет сигналом, что задача не выполнялась давно, поэтому пора ей заняться.

Вот примеры задач такого типа.

Резервное копирование информации. Важные электронные документы нужно регулярно сохранять на флешку, дискету или диск, чтобы в случае технических неполадок они остались в целости и сохранности. Контактные данные с визитных карточек и листков бумаги желательно переносить в единую базу контактов (алфавитный указатель, компьютерный файл, мобильный телефон). Значимые бумажные документы стоит отксерокопировать и хранить копии отдельно на случай потери оригиналов.

Расчистка рабочего стола. Редким людям удается постоянно поддерживать идеальный порядок на рабочем столе, но расчищать его регулярно (раз в день – основную рабочую площадь, раз в неделю – выдвижные ящики и полки) необходимо. Точно так же в компьютере нужно регулярно чистить папки Рабочий стол и Мои документы.

Проверка дневника сына-школьника .Не обязательно требовать у ребенка ежедневный отчет об успехах в учебе, но и запускать это не стоит: дети быстро подмечают подобное и начинают лениться. Если же сын будет точно знать, что вечером в пятницу мама обязательно попросит его показать дневник, у ребенка будет дополнительный стимул получать хорошие оценки.

Сын моей подруги, ученик шестого класса, жаловался мне, что мама редко хвалит его за хорошие оценки. Я рассказала о проблеме мальчика подруге. Она, как человек системный, внесла в график ежедневных рутинных задач пункт "Похвалить сына за хорошие оценки" и каждый день отмечала выполнение знаком " + ". В результате сын стал учиться еще лучше и спустя несколько недель уже не ждал от мамы вопроса про его дела в школе, а сам рассказывал ей все, чем напоминал о поощрении вместо ежедневника.

Хранить график рутинных дел нужно в разделе "Неделя", тогда вы будете видеть его как минимум раз в день и ничего не забудете.

Сколько минут уходит на мытье пола

Высший пилотаж жесткого планирования – точное определение еженедельного бюджета времени на крупную задачу, чтобы уложиться в срок с ее выполнением.

Например, вам нужно написать книгу, диссертацию или полугодовой отчет. Нужно определить, сколько времени еженедельно или ежедневно необходимо выделять на выполнение частей задачи, чтобы не превратить ее из важной, но несрочной в авральную.

Вспомним студенческие годы и подготовку к экзаменам: до экзамена осталось 15 дней, нужно подготовить 45 билетов; на каждый билет нужно потратить минимум час, значит, подготовке к экзамену отводится три часа в день.

Используется следующий алгоритм: определить общий объем работы в любых единицах измерения (45 билетов); вычислить производительность труда (один билет в час); используя сроки и производительность, установить бюджет времени (три часа в день на подготовку к экзамену).

Точно так же можно поступить с любой крупной задачей.

Например, мне нужно дописать эту книгу за 20 дней. Оставшийся объем – 200 тысяч печатных знаков. Моя скорость – 4000 знаков в час. Вычисляю по формуле 200 000/ 20 / 4000 = = 2,5 часа в день. Играя показателями, можно вычислить более или менее точную дату завершения глобальной задачи. Например, если я пишу 4000 знаков в час, а на работу могу затратить 4 часа в день, то на выполнение объема в 200 000 знаков мне потребуется 200 000 / (4000 • 4) = 12,5 дня.

Таким образом, у вас появляются конкретные сроки. Это гораздо сильнее мотивирует и дает возможность отслеживать, укладываетесь ли вы в запланированное время, а также прогнозировать сроки выполнения задачи.

При использовании данного метода вы приобретаете, что немаловажно, репутацию пунктуального и надежного человека, который способен выполнять в жесткие сроки даже объемную творческую работу.