Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

Вы очень любите грибы и решили организовать поход за ними в лес. В рамках подготовки к мероприятию вы проводите аналитическую фазу проекта «За грибами в лес»: собираете информацию, растут ли сейчас грибы в лесу (если на дворе зима, то ничего кроме снега и шишек собрать не удастся), и если растут, то какие, есть ли компания для похода за ними (анализ заинтересованные сторон). Далее начинается фаза планирования. Распишем ее подробно, используя приведенные в таблице термины.

• определяются факторы риска (будет очень плохая погода, придется работать в выходные, нет компании);

• определяются показатели (по результатам выбираем корзинку для грибов – маленькая или большая);

• составляется график мероприятий (поедем в субботу или в воскресенье, в дальний лес или в ближний);

• составляется план расходов («скинемся на бензин» соседу или поедем на электричке, что взять с собой покушать).

Итак, при планировании проекта необходимо пройти аналитическую фазу и фазу планирования. Если вы пренебрежете аналитической фазой («Да я и так все знаю!», «Нет времени и возможностей!»), то можете столкнуться со следующими проблемами:

• «Неожиданное» сопротивление отдельный лиц, организаций, даже представителей целевой группы осуществлению планируемой деятельности.

• Плохое понимание поставленный задач и критериев оценки выполненной работы со стороны потенциальных доноров, что может привести к разнообразным проблемам, начиная от этапа финансирования и заканчивая контролем выполнения проекта.

• Плохое понимание поставленных задач со стороны исполнителей проекта, что повлечет за собой несоответствие работы, которая будет проводиться вами и вашими коллегами, той цели, которая поставлена изначально.

• Несоответствие реально проводимой деятельности целям и задачам проекта.

• Проведенная вами работа может оказаться бесполезной для целевой группы, на которую направлена ваша деятельность

• И еще много других неожиданностей, которые, скорее всего, будут подстерегать вас в самое неподходящее время.

Если говорить о проекте «Лечим боль в животе», то не надо объяснять, что пренебрежение любым этапом аналитической фазы может привести к возникновению опасности для жизни больного.

А какие подводные камни могут подстерегать вас при реализации проекта «За грибами в лес»? Пропустив этапы «анализ заинтересованных сторон» и «анализ проблем», но проведя все этапы планирования, вы, попав в лес, можете с удивлением обнаружить, что большая часть вашей компании ехала в лес не за грибами, а за ягодами или – в самом худшем случае их будет интересовать только «пассивный» отдых с шашлыками и спиртными напитками. Поскольку эта часть исполнителей проекта не хочет никуда идти и что-либо искать, вы вынуждены ограничить территорию поиска грибов, и, вернувшись домой, обнаружите, что величина запланированные показателей эффективности проекта не соответствуют действительным (у вас полкорзины грибов, а вторая половина – совсем ненужные вам ягод).

Почему мы уделяем так много внимания объяснению, казалось бы, очевидных вещей? Потому что эти вещи почему-то очень часто игнорируют не только начинающие, но даже достаточно опытные руководители проектов. Грамотному эксперту это видно при беглом ознакомлении с документом, полученным в результате такого «планирования», и в лучшем случае он будет отправлен на доработку, а в худшем – вы получите от предполагаемого грантодателя дипломатичный ответ примерно следующего содержания: «Предложенный Вами проект имеет огромное значение. Мы высоко ценим проделанную Вами работу по планированию. Вы понимаете, что у нас большой конкурс, и поэтому Ваш проект не получил финансирования. Будем рады видеть проектные предложения от Вашей организации в будущем».

Поэтому мы хотим убедить вас в огромном значении проведения аналитической фазы. Именно она, качество ее проведения, неравнодушие участников анализа повлияют на то, что выбранная стратегия решения проблемы окажется по-настоящему эффективной, что проблема действительно будет решена, что процесс ее решения не породит других проблем, что заинтересованные стороны и исполнители проекта не переругаются в процессе работы. Если в результате работы будет вскрыта ошибка в логике проекта, после проведения дополнительного анализа и внесения изменений, скорее всего, придется провести заново всю работу по прохождению этапов фазы планирования, и ранее предпринятые усилия окажутся бесполезными.

Каждая из описанных выше фаз делится на несколько этапов. В различных руководствах по ЛСП обычно приводится следующее разделение:

Таблица 1. Этапы аналитической фазы и фазы планирования

На самом деле прохождение трех этапов аналитической фазы не гарантирует «механического» планирования деятельности по проекту. Более того, в самой идее применения ЛСП заложено требование непрерывного анализа результатов, полученных после прохождения каждого этапа, контроля их связанности друг с другом и соответствия первоначальной задаче. В той или иной мере анализ будет присутствовать на всех этапах ЛСП. Кроме этого, разделение на этапы тоже является очень приблизительным – их границы и порядок прохождения в той или иной мере зависят от особенностей проекта, внешних условий, состава группы, проводящей анализ, и прочих факторов. Этапы 4, 5 и 6 проходятся практически одновременно, а результаты, полученные на одном из них, могут быть изменены при прохождении следующего этапа. Поэтому вас не должна смущать возникающая при определенных обстоятельствах необходимость внесения корректировок либо смены порядка этапов – главное, чтобы полученная в результате стратегия оказалась эффективной и привела к достижению цели проекта.

Итак, ЛСП состоит из аналитической фазы и фазы планирования. В аналитическую фазу входят три этапа: анализ заинтересованных сторон, анализ проблем и анализ целей. В фазу планирования – пять этапов: построение внутренней логики проекта, определение допущений и факторов риска, определение показателей, составление графика мероприятий, составление плана расходов. От качества проведения аналитической фазы зависит не только фаза планирования, но и логика построения проекта, а также его успешность.