Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Centratel — национальная телефонная справочная служба (ТСС). В качестве аутсорсера выступают операторы телефонной связи (ОТС), которые обрабатывают входящие звонки (от абонентов ) для различных компаний ( клиентов ). По сути, диспетчерский центр 911 — не что иное, как телефонная служба, принимающая сообщения абонентов, а затем передающая их непосредственно клиенту. К клиентам относятся лечебные и ветеринарные клиники, приюты для престарелых и медицинская помощь на дому, похоронные бюро, коммунальные службы, компании по управлению собственностью, службы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, высокотехнологичные компании и прочие. Они должны обеспечивать своим клиентам или пациентам круглосуточную связь без выходных и праздников. Но поскольку они сами не могут принимать звонки круглосуточно, то обращаются к телефонной службе, которая отслеживает и обрабатывает звонки в нерабочее время. Многие компании прибегают к услугам ТСС и в рабочее время, когда входящий трафик слишком велик, компания очень маленькая или не имеет собственного офиса.

В Centratel работают одновременно до двенадцати операторов (в зависимости от трафика), отвечая на звонки последовательно. Звонки поступают в произвольном порядке от одного из тысяч абонентов. Иногда, когда трафик очень интенсивный, нет времени передохнуть. Один звонок — от нервного мужчины, чья жена едет в больницу рожать, другой — от паникующего владельца заболевшей лошади, третий — от жильца, который случайно закрылся в квартире. В общем, вы поняли.

Наши операторы принимают сообщения, вносят их в базу данных, а затем передают клиенту самыми разными способами: на пейджер, по мобильному телефону, на голосовой ящик, по электронной почте или факсу. Это сложный процесс, в котором одновременно задействовано множество человеческих и механических систем. Взаимодействие между абонентом, клиентом и оператором непрерывно и практически всегда оперативно. Каждый из наших клиентов предоставляет уникальные четкие инструкции по обработке входящих вызовов и сообщений. В работе любой телефонной службы вероятность ошибки очень велика. Без четких системных инструкций и профессиональных сотрудников она превращается в рассадник хаоса. И это еще мягко сказано.

Отрасль телефонных справочных служб возникла одновременно с появлением первых телефонов. Как тогда, так и сейчас работа ТСС — безостановочный, безотказный процесс. Это порождает еще одну проблему: внеурочную работу, поскольку операторы отвечают на звонки в любое время дня и ночи. Это нелегкий способ заработать на жизнь, особенно для тех, кто обрабатывает звонки в нерабочее время или в выходные. Опытные операторы постепенно переходят на работу в дневную смену, а новичкам приходится завоевывать признание, трудясь в напряженном режиме до тех пор, пока они не смогут перейти на более удобный график: благодаря росту компании и отсеву персонала постоянно образуются более удобные «окна». В любом случае оплата и соцпакет в Centratel очень хорошие, практически вдвое больше средних по отрасли.

Это удивительная сфера деятельности, но сейчас она в состоянии упадка. В 1975 году общее число телефонных справочных служб в США составляло более 20 тысяч, большинство из них были небольшими семейными компаниями. На сегодняшний момент выжили только крупные — осталось не больше двух тысяч. Как и общее количество населения, число клиентов ТСС заметно снизилось. Потенциальные клиенты освоили смартфоны, голосовую почту, интернет. Тем не менее еще существуют компании, которым для обработки входящих вызовов нужен реальный человек. В ближайшем будущем целевой рынок не исчезнет.

Двадцать восемь лет назад я решил работать в отрасли телефонных служб по трем причинам (и они все еще дают хорошую пищу для размышлений тем, кто собирается заняться бизнесом).

Во-первых, меня привлекало то, что бизнес связан с людьми и коммуникацией между ними.

Во-вторых, я получал бы пассивный доход. При правильно организованном управлении мне не обязательно присутствовать на рабочем месте физически. Я не был знаком с этим бизнесом, но мне казалось, что зарабатывать деньги, не присутствуя в офисе лично, куда лучше работы врача, учителя, психолога, адвоката и ряда других специальностей, в которых центральным элементом становится конкретный человек.

В-третьих, доходы поступают непрерывно, потому что клиенты постоянно пользуются услугами и платят за них. При ежемесячной оплате не нужно будет каждый день думать о том, как бы заработать. Я считал, что, если мы будем предоставлять услуги высшего качества, а наши клиенты будут счастливы, деньги потекут рекой.

Так 1 декабря 1984 года, в возрасте тридцати пяти лет, я приобрел Girl Friday Telephone Answering Service, «умирающую» телефонную службу. Общая цена покупки составила 21 тыс. долларов, первый взнос был 5 тыс. долларов. В компании работали семь сотрудников, у нее было 140 клиентов и офис площадью чуть больше 37 м2. Став владельцем бизнеса, я сразу же изменил название, чтобы подчеркнуть, что настало время перемен. Я тогда кичливо и самоуверенно заявил, что однажды мы станем лучшей телефонной службой в США. Несмотря на такое показное хвастовство, я не имел ни малейшего представления, как достичь этой цели. (Мысленно возвращаясь в те времена и вспоминая, как я работал, могу назвать себя только нахальным и бестолковым.)

Но события разворачивались не так, как ожидалось. Мой новый бизнес оказался сплошным кошмаром. В этом хаосе мой собственный мир превратился в полную неразбериху. В течение года мы с женой развелись, но я продолжил работать по максимуму — мне нужно было обеспечивать двоих детей. Ситуацию осложнил экономический кризис, который больше затронул северо-запад США, не успевший оправиться от недавнего почти полного краха основной отрасли местной промышленности: заготовки леса. (К счастью для меня, ситуация в моем прекрасном родном Бенде вскоре изменилась: пробелы заполнил туризм.)

И хотя Centratel всегда работала на грани краха, она расширяла объемы. А вот прибыль никак не увеличивалась. Это было эпическое сражение, и спустя несколько лет мечта о «лучшей компании в США» скрылась в потоке постоянных проблем.

На протяжении пятнадцати лет я боролся с бесконечным хаосом, работая сутками (для меня уже нормой стала работа более 80 часов в неделю) и кое-как сводя концы с концами. Меня тошнило от такого напряжения, но я все равно продолжал в том же духе. Единственное, что могло меня остановить, — обморок от стресса и усталости. После пятнадцати лет бесконечного напряжения такой вариант развития событий становился более чем реальным.

А потом на меня неожиданно снизошло озарение. Все сдвинулось с мертвой точки. Новое в и дение оказало на меня огромное влияние, оно полностью изменило мое восприятие мира. Благодаря такому мини-прозрению я начал по-новому взаимодействовать с окружением, и тут же стало спокойнее. Компания Centratel усовершенствовалась, потому что я изучил ее тщательнее.