Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Microsoft Outlook

Информационная система Microsoft Outlook — сердце нашей административной внутренней системы коммуникаций. Крайне важно, чтобы список задач, контактов и календарь максимально повышали эффективность. Держите программу открытой весь день и часто пользуйтесь ею. Используйте список задач, чтобы помнить как о своих задачах, так и о тех, которые вы делегировали. Программа мгновенного обмена сообщениями: если вы на работе, она должна быть включена. Убедитесь, что настроили ее автоматическое включение при входе в систему.

Электронная почта: внимательно читайте сообщения, которые получаете. Перечитывайте и перепроверяйте каждое письмо перед отправкой. Достаточно ли оно ясное, краткое и содержательное? Есть ли в нем грамматические ошибки? Понятно ли ваше сообщение, или вы думаете, что собеседник может читать мысли и любит разгадывать головоломки?

Доставка сообщения любым способом

Делайте ставку на количество, а не на качество. С точки зрения Centratel качество коммуникаций тесно связано с их количеством. Однако заметьте, что количественный аспект относится скорее к частоте коммуникаций, а не их объему. В общем, если коммуникаций достаточно, качество возрастет. Если есть сомнения, стоит ли общаться или нет, — стоит.

Длинные оповещения, которые содержат больше информации, чем необходимо, или сообщения, где повторяются одни и те же детали, — пустая трата времени двух людей. Голосовые сообщения — утомительный, неэффективный способ общения. Но иногда они превосходят по скорости и выразительности сообщения электронные. Порой 30-секундное голосовое сообщение даст столько же информации, сколько 15-минутное электронное письмо. Независимо от метода коммуникации помните: «Хорошее сообщение — короткое сообщение».

Немногие думают о качестве коммуникации. В Centratel, где наша цель — обеспечивать наилучшие услуги коммуникаций, мы должны в этом преуспевать. Мы «самая высококачественная телефонная служба в США», потому что постоянно отлаживаем и совершенствуем услуги связи, как и наши внутренние контакты. Мы думаем о коммуникации всегда. Это первичная система, которую мы постоянно исследуем и оптимизируем.

У нас много инструментов коммуникации. Можно ли считать используемый метод лучшим? Что нужно, чтобы сообщение было полным, ясным и кратким? Нет ли в нем недосказанности или лишней информации? Эффективный процесс обучения подразумевает запись и анализ разговоров с абонентами и клиентами. Большинство из нас может отметить несоответствие между тем, как мы сами воспринимаем свою речь, и тем, какова она на самом деле. Самоанализ помогает устранить слова-паразиты из речи, сделать голос глубже, повысить выразительность и обратить внимание на раздражающие дефекты, которые могли бы остаться незамеченными.

Kashmir Family Aid

Сразу же после землетрясения 8 октября 2005 года, нанесшего непоправимый ущерб значительной территории Азад Джамму и Кашмира и Северо-Западной пограничной провинции Пакистана, я отправился один в Музаффарабад, столицу региона, в эпицентр стихии. Местные жители приветливо встретили меня и предоставили жилье, поскольку целью моего визита было оказание помощи пострадавшим. Неограниченный в праве передвижения за пределы охраняемого лагеря, я был одним из немногих людей с Запада, кто мог свободно перемещаться по территории, независимо от неправительственных организаций или американских военных. Я писал статьи и делал фотографии, чтобы рассказать всем о бедственном положении миллионов пострадавших, оставшихся без крыши над головой, пытался хоть чем-то помочь им, раздавая имевшиеся у меня наличные средства.

Люди, чудом уцелевшие после землетрясения, бесцельно блуждали по палаточным лагерям и улицам, думая, что им делать дальше. Катастрофа унесла 80 тысяч жизней, причем бóльшую часть погибших составили дети, запертые в стенах школ в момент нашествия страшной стихии. Почти каждая семья, с которой мне довелось общаться, потеряла минимум одного из близких в тот трагический день. Вскоре после этого я создал некоммерческую организацию под названием Kashmir Family Aid, чтобы оказать помощь и поддержку в первую очередь детям школьного возраста. До землетрясения я был в Пакистане несколько раз по работе и с тех пор часто приезжаю сюда. Линда тоже путешествует со мной.

Бенд и Музаффарабад стали официальными городами-побратимами. Недавно мы даже добрались до части Кашмира, принадлежащей Индии. Приглашаю вас посетить сайт нашей организации (www.kashmirfamily.org) и просмотреть слайд-презентации и фотографии. Там вы найдете некоторые из моих газетных статей. Не оставайтесь равнодушными. Чтобы помочь школе с 200 учащимися и 8 учителями, нужно меньше 500 долларов. Важно любое пожертвование. Спасибо.

Сэм Карпентер

Благодарности

Спасибо моему партнеру и другу Сэму Киркальди за силу характера и невозмутимость, Энди Фримену за веру в меня и мои системы. Вы понимаете мою методику и всегда меня поддерживаете. Спасибо Холли Уилсон — за то, что она никогда не позволяла мне сдаваться, Пэтти Каснер — за то, что вместе с нами пережила тяжелые времена и написала песню для нашего отдела технического контроля. Нашей постоянной сотруднице Ленни Делл — за то, что с нами больше двадцати лет, Сандре Пакард с двадцатилетним стажем работы в нашей компании — за упорство в совершенствовании и противостояние всем трудностям вместе со мной.

Спасибо Линде Морган — за безотказность и выдержку, Карле Хекстре — за то, что всегда делала то, что нужно, Дениз Джоунс — за бесконечный позитив, Дэну Бломкисту, знатоку мира информационных технологий и несомненному чемпиону мира по количеству гаджетов, — за знания и тонкий юмор.

И как мне отблагодарить всех операторов компании Centratel за невероятную работу изо дня в день, из года в год? Я бесконечно признателен: именно благодаря вам компания добилась успеха. Много лет назад благодаря Линдси Стивенс я впервые задумался над тем, что бизнесом нужно управлять, а не увлекаться. Риз Шепард твердил, что нужен план. Роджер Шилдс, банкир на пенсии, учил меня уму-разуму в самые сложные моменты. Роберт Киллен, некогда работавший в Columbia River Bank, пошел на уступки, когда все остальные давали уклончивые ответы, а Роджер Кристенсен, экс-президент Columbia River Bank, отнесся ко мне снисходительно, когда мы оба были еще новичками.

Еще в 1970-е в Школе рейнджеров штата Нью-Йорк меня научили здраво мыслить и упорно трудиться. Ныне покойный Лейн Пауэлл, мой наставник в Central Electric Cooperative, оставил неизгладимый след в моей жизни. Многие мысли, приведенные в этой книге, родились благодаря ему. Особая благодарность команде издательства Greenleaf Book Group: редакторам Джею Ходжесу, Линде О’Дауда, Терезе Рединг и Джин Хансен, которые выпустили новое издание.