Дмитрий Мельников - Продажи услуг автосервиса. Пособие для мастеров приемщиков и руководителей СТО

И это абсолютно нормально. Плохо если таких проблем не возникает (значит у вас слишком мало клиентов). И плохо когда таких проблем слишком много (значит, система предварительной записи не работает или есть другие проблемы, например, много повторных ремонтов).

Но если этих проблем «в меру» – это абсолютно нормально.

Как быть с нормальной ситуацией (когда таких ситуаций «в меру»). На этот случай, в вашем автосервисе, должна быть разработанная соответствующая система.

То есть, на случай, когда в вашу идеальную систему предварительной записи вклинивается великий и ужасный – клиент со стороны (приехавший без записи).

Первый инструмент в этом деле – резервное время на продуктивных и не продуктивных постах или резервные продуктивные и не продуктивные посты.

Грубо говоря, в вашей компании должны быть временные запасы в каждом текущем часе у мастера приемщика и механиков, чтобы в эти промежутки можно было вставить клиентов «с улицы».

Либо. У вас должны быть постоянно свободные резервные продуктивные посты, и либо второй приемщик, либо сотрудник который может на себя полностью взять функционал приемщика в случае необходимости (например, ассистент сервиса или диспетчер).

Процесс этот сугубо интимный, деликатный и индивидуальный. Я не могу сейчас вам сказать, что к примеру, каждый час нужно каждому приемщику оставлять по 15 минут, или на 5 постоянно работающих постов держать один запасной.

Поскольку в каждой компании куча нюансов, которые зависят от миллиона причин.

Это элемент «тонкой настройки», которым должны заниматься ваши руководители сервиса. Ориентируясь, прежде всего на особенности вашего сервиса, вашей географии, вашей обычной ситуации с трафиком.

Поскольку еще раз повторюсь, у всех по разному (у кого-то например, узкоспециализированный автосервис, по ремонту ну скажем рулевых реек, и находиться этот сервис не на трассе, таким образом здесь случайных клиентов почти не бывает, и буферы нужны очень маленькие, а какая то станция занимается ТО и мелкосрочным ремонтом, и находиться на первой линии оживленной магистрали, у такой станции вообще может быть основным потребителем, именно случайный клиент, приехавший не по записи, соответственно у такой станции буферы должны быть максимальными).

Еще один совет. Я крайне негативно отношусь и всегда относился к раздуванию коллектива. Но есть один момент, на который не стоит жалеть деньги.

Даже если у вас относительно небольшой автосервис (ну скажем 5 и более постов) – настоятельно рекомендую разделить зону ответственности на приемке между двумя сотрудниками.

Либо это два мастера приемщика в смену

Либо это мастер приемщик с ассистентом или диспетчером в смене

Либо это мастер приемщик с администратором/ресепшн с расширенными функциями.

Зачем это нужно?

Ответ прост: мастер приемщик должен заниматься только одним единственным делом – принимать и выдавать автомобили.

Он должен целиком и полностью отдаваться этому непростому процессу. И не должен при этом отвлекаться на случайно приехавших других клиентов, на бесконечные телефонные звонки, на бытовые потребности клиентов и на многое многое другое. Всеми этими задачами, должен заниматься напарник – асситент/диспетчер/администратор.

Тогда в итоге вы получите максимальное КПД работы мастера приемщика (он будет все успевать, не будет забывать отрабатывать все СКРИПТы и процедуры и как следствие его продуктивность как продавца резко увеличиться).

У вас прямая приемка наконец то заработает, и ее перестанут проводить на бегу (для галочки).

У вас клиенты будут довольны, поскольку их перестанут шпынять ту да сюда, они почувствуют наконец внимание и человеческое отношение.

Ну и немаловажная деталь. Если вы разобьете таким образом вашу приемку на две составляющих (один сотрудник принимает машины, другой первично принимает звонки), у вас появиться возможность для более точного и детального анализа вашей воронки и конверсии всех процессов.

Причем этот анализ будет максимально достоверный (что невозможно, если все делает один человек). В модели, где два сотрудника и два этапа, вы можете наглядно видеть конверсию между этапами приемки, и точно понимать, где у вас проседают показатели (либо на этапе звонка идет недоработка либо на этапе визита).

Когда и то и другое делает один человек – четкой картины вы можете не увидеть (довольно часто, в таком случае картина специально искажается исполнителем, с целью прикрыть свои недоработки).

Этапы записи.

Как же должен выглядеть, идеальный процесс предварительной записи, на какие этапы его можно разбить:

Начинается все конечно с входящего обращения клиента (напоминаю, если с этим проблема – решаем вопросы с трафиком).

Следующий этап – фиксация трафика. Фиксация трафика – это обязанность, а не право сотрудника или случайность.

Это очень важно. Поскольку первичный трафик – это основа всего анализа и всей статистки, и если в вашей компании не организован этот процесс, тогда не может быть и речи о каком либо управлении продажами.

Вывод: в любом автосервисе, вне зависимости от размера, должна быть организованна фиксация первичного трафика.

А именно, должна быть бумажная процедура, в которой четко и однозначно должно быть прописано, кто, в какой момент и каким образом фиксирует первичный трафик.

Что фиксировать? Как минимум количество, причину обращения, контактную информацию и источник привлечения (откуда клиент узнал о нашей компании).

Самым логичным лицом фиксирующим трафик, является человек, который берет трубку. Например, администратор или ресепшн.

Важный момент! Система фиксации первичного трафика, должна быть организованна таким образом, чтобы ни у кого не было возможности изменить внесенные данные. Поверьте, желающие найдутся (особенно когда на 10 звонков, в запись реализован только один клиент).

Соответственно это либо программа без возможности редактирования исполнителями, либо прошитые и пронумерованные книги (если ведете учет на бумажном носителе).

Следующий этап предварительной записи, это создание или открытие первичного документа (предварительный заказ наряд или заявка).

Есть еще один этап (опросный лист), но о нем поговорим чуть позже.

Вернемся к заявке или предварительному заказ наряду.

Этот документ должен создавать либо мастер приемщик, либо ассистент сервиса.

Заявка или предварительный заказ ничуть не менее важный документ, чем сам заказ наряд.

Но при этом, к данному документу, часто относятся легкомысленно и часто заполняют его номинально. А зря.

В первичном документе, есть очень важное поле – «причинная обращения словами клиента».