Владислав Брызгалин - Налоговые доходы и расходы предприятия : как минимизировать налоговые платежи

К представительским расходам относятся следующие расходы:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

2) на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) на буфетное обслуживание во время переговоров;

4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные расходы, например, оплата проезда ж/д или авиатранспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы, по нашему мнению не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, и, соответственно, данные расходы не должны учитываться при налогообложении прибыли.

Кроме того, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Порядок отнесения на расходы представительских расходов должен осуществляться с соблюдением указанных нормативов, а также с учетом общих принципов отнесения расходов на уменьшение налогооблагаемой прибыли, установленных главой 25 НК РФ.

Представительские расходы подлежат включению в состав прочих расходов только при их надлежащем документальном подтверждении. Документальное подтверждение расходов означает их подтверждение первичными документами.

Для правомерного отнесения представительских расходов на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, по нашему мнению, обязательно необходимо:

1) наличие приказа руководителя предприятия об осуществлении расходов на указанные цели;

2) сметы представительских расходов;

3) первичные документы (в случае приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, например, организаций общественного питания и пр.);

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем предприятия с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов:

1) общий, то есть закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок;

2) разовый, то есть принимаемый руководителем предприятия непосредственно для проведения представительских мероприятий.

Также целесообразно закрепить принципы и условия несения представительских расходов в учетной политике предприятия для целей налогообложения.

Сметы представительских расходов, которая составляется конкретно под какие-либо представительские мероприятия, должна содержать:

– цель представительских мероприятий;

– дату и место представительских мероприятий;

– программу мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Представляется, что отражение указанных пунктов в смете позволит подтвердить обоснованность данных расходов и, кроме того, будет также являться документом, подтверждающим фактическое осуществление указанных расходов (письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26). При этом, как указывалось выше, все расходы, указанные в смете, также должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (выполненных услуг) и т. д.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

В случае использования в представительских целях собственной продукции или товаров, приобретенных для осуществления производственной деятельности, например, торговой, передача на представительские цели указанного имущества должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых товаров с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требованием-накладной и пр.). При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели, например приготовление каких-либо блюд собственными силами (буфетом, столовой), расходы должны также подтверждаться соответствующей калькуляцией расходов на данные цели с отражением данной статьи расходов в составе сметы на представительские расходы.

В случае осуществления представительских расходов путем заключения договора с предприятием общественного питания, документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет являться договор с указанной организацией, акт выполнения работ (услуг), счет-заказ, счет-фактура (письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20–12/95338, постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. № КА-А40/8426-05).

В случае привлечения сторонних организаций или переводчиков, не состоящих в штате организации, данные расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

После осуществления представительских расходов также должен составляться акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем предприятия с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

По нашему мнению, оформление представительских расходов указанным выше образом позволит учесть их при налогообложении прибыли с соблюдением принципов обоснованности и документального подтверждения расходов для целей исчисления прибыли.

Необходимо учитывать, что возможность учета представительских расходов для целей налога на прибыль, не ставится законом в зависимость от положительного исхода переговоров, заключения по результатам деловых встреч договоров и пр. Из таких же подходов исходит и судебно-арбитражная практика (постановления ФАС Уральского округа от 23 декабря 2008 г. № Ф09-8529/08-С2, ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. № А48-2871/08-18, ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2005 г. № А44-1354/2005-15 и пр.).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.